Het intrekken van een koppeling in reglia zelf is direct: u schakelt de toegang uit en vanaf dat moment kan het platform geen nieuwe gegevens meer uitlezen uit uw bedrijfs- en productdossier. Wat langer kan duren, en waar reglia geen invloed op heeft, is wat het platform daarna doet met de gegevens die het al eerder heeft ontvangen of opgeslagen. Dat zijn twee verschillende dingen, en de verwarring daarover is precies waar veel gebruikers op stuklopen.
Er is dus geen vaste 'doorlooptijd' voor het intrekken van gedeelde toegang in de zin van een wachttijd of verwerkingstermijn: het uitschakelen van de koppeling is een handeling die u zelf uitvoert en die meteen ingaat. De vraag die overblijft, en die per platform verschilt, is hoe dat platform omgaat met gegevens die al binnen waren voordat u de toegang introk. Voor die vraag is het platform zelf de juiste plek om te kijken, niet reglia.
Wat er precies wordt ingetrokken
Een koppeling tussen reglia en een platform bepaalt of dat platform uw bedrijfs- en productdossier mag uitlezen. Zolang de koppeling actief staat, kan het platform de gegevens die daarin staan gebruiken voor wat het nodig heeft: een adres voor een verzendetiket, een KvK-nummer voor een aanmelding, productgegevens voor een dossier. Trekt u de koppeling in, dan stopt die toegang voor nieuwe uitlezingen. Wat het platform al eerder heeft opgehaald en op zijn eigen systeem heeft staan, valt daar niet automatisch onder. hoe reglia met gedeelde gegevens omgaat legt uit wat reglia bij het delen wel en niet doet, en waar de grens van de rol van reglia ligt.
Dat onderscheid is niet bedoeld om het ingewikkelder te maken dan nodig; het volgt gewoon uit hoe systemen werken. Een dossier dat al is ingediend bij een toezichthoudend loket, of een aanvraag die al in behandeling is, verandert niet mee zodra u de koppeling intrekt. Voor het verwijderen van gegevens die een platform al zelf heeft opgeslagen, is dat platform de partij waarmee u moet schakelen, eventueel met de toezichthouder op de achtergrond als het gaat om persoonsgegevens.
Waar het in de praktijk op stukloopt
De meest gemaakte aanname is dat intrekken van toegang gelijk staat aan het laten verdwijnen van gegevens bij het platform. Dat zijn twee verschillende handelingen, en alleen de eerste ligt bij reglia. Een tweede punt waar het vaak op stuk loopt: mensen trekken de toegang in tijdens een lopend proces, bijvoorbeeld terwijl een dossier nog wordt aangevuld, en zijn dan verbaasd dat het platform de laatste wijziging niet meer heeft binnengehaald. Trek de koppeling dus liever in op een moment dat er geen openstaande actie bij dat platform loopt, of controleer eerst de antwoorden op vragen over toegang en intrekken als u twijfelt.
Een derde situatie die vaak over het hoofd wordt gezien: meerdere medewerkers met een eigen inlog op hetzelfde zakelijke account. Trekt u de koppeling in namens het bedrijf, dan geldt dat voor iedereen die onder dat account werkt, niet alleen voor uzelf. Bij bedrijven met meerdere gebruikers is het dus verstandig om vooraf even af te stemmen wie waarvan afhankelijk is, voordat de toegang verdwijnt.
Wat u wel direct kunt controleren
Wat wel meteen inzichtelijk is, is welke platformen op dit moment gekoppeld staan en welk deel van uw dossier zij mogen uitlezen. Dat overzicht staat niet achter een betaalmuur: inzage in wie welke gegevens heeft, en de mogelijkheid om dat aan te passen, horen bij het gratis deel van reglia. Hoe dat technisch en organisatorisch is opgezet, staat beschreven op de pagina over beveiliging van uw gegevens.
Voor de vraag of een platform verplicht is om gegevens op uw verzoek te verwijderen, en binnen welke termijn, is de juiste weg via het platform zelf of, bij twijfel over persoonsgegevens, de bevoegde toezichthouder. Reglia doet daar geen inhoudelijke uitspraak over: dat hoort bij het vakgebied van het platform of van een jurist, niet bij de schil die de koppelingen beheert.
Wilt u zien welke platformen op dit moment onder reglia vallen en hoe koppelingen daar werken, bekijk dan welke platforms er zijn en wat elk platform zelf met gedeelde gegevens doet.