Koppauksen peruuttaminen reglissa itsessään on välitöntä: poistat käyttöoikeuden käytöstä ja siitä hetkestä eteenpäin alusta ei voi enää lukea uusia tietoja yritys- ja tuotetiedostostasi. Mikä voi kestää kauemmin ja mihin reglilla ei ole vaikutusta, on mitä alusta sen jälkeen tekee tiedoilla, jotka se on jo aiemmin vastaanottanut tai tallentanut. Nämä ovat kaksi eri asiaa, ja sekaannuksesta juuri näistä asioista johtuu, että monet käyttäjät usein kaatuvat.
Ei siis ole kiinteää "läpimenoaikaa" jaetulle käyttöoikeuden peruuttamiselle siinä mielessä, että olisi odotusaikaa tai käsittelyaikaa: koppauksen poistaminen käytöstä on toiminto, jonka suoritat itse ja joka astuu voimaan välittömästi. Jäljelle jää kysymys, joka vaihtelee alustasta riippuen: miten alusta käsittelee tietoja, jotka olivat jo sisällä ennen kuin peruit käyttöoikeuden. Tämä kysymys kuuluu alustalle itselleen, ei regliin.
Mitä tarkalleen ottaen peruutetaan
Koppausta reglin ja alustan välillä ohjaa se, saaako alusta lukea yritys- ja tuotetiedostostasi. Niin kauan kuin koppauskäytössä on aktiivinen, voi alusta käyttää siinä olevia tietoja siihen, mitä se tarvitsee: osoitteen lähetysetiketille, KvK-numeron ilmoittautumiseen, tuotetietoja tiedostoon. Jos peruit koppauksen, tuon käyttöoikeuden lopettaminen uusille lukemisille. Mitä alusta on aiemmin hakinut ja omassa järjestelmässään varannut, ei kuulu siihen automaattisesti. miten reglia käsittelee jaettuja tietoja selittää, mitä reglia tietojen jakamisessa tekee ja mitä ei, ja missä regliaan roolissa asetetaan raja.
Tämä ero ei ole tarkoitettu tekemään asiaa monimutkaisemmaksi kuin on tarpeen; se vain seuraa siitä, kuinka järjestelmät toimivat. Tiedosto, joka on jo toimitettu valvontaviranomaiselle tai hakemus, joka on jo käsiteltävänä, ei muutu heti kun peruit koppauksen. Tietojen poistamiseksi, jotka alusta on jo itse tallentanut, oikea osapuoli on se alusta, jonka kanssa sinun on työskenneltävä, mahdollisesti valvontaviranomaisen kanssa taustalla, jos kyse on henkilötiedoista.
Missä se käytännössä kaatuu
Yleisin oletus on, että käyttöoikeuden peruuttaminen vastaa tietojen häviämistä alustalla. Nämä ovat kaksi eri toimintoa, ja vain ensimmäinen kuuluu regliin. Toinen asia, missä se usein kaatuu: käyttäjät peruuttavat käyttöoikeuden käynnissä olevan prosessin aikana, esimerkiksi samalla kun tiedostoa täydennetään, ja ovat sitten yllättyneitä siitä, että alusta ei ole ottanut vastaan viimeistä muutosta. Peruuta koppausta mieluummin silloin, kun alustalla ei ole avoimia toimintoja, tai tarkista ensin vastaukset kysymyksiin käyttöoikeudesta ja peruuttamisesta jos olet epävarma.
Kolmas tilanne, joka usein jää huomaamatta: useat työntekijät omalla kirjautumisella samalla liiketoiminnallisella tilillä. Jos peruit koppauksen yrityksen puolesta, se koskee kaikkia, jotka työskentelevät tuon tilin alla, ei vain itseäsi. Useamman käyttäjän yrityksissä on siis järkevää koordinoida etukäteen, kuka on riippuvainen mistä, ennen kuin käyttöoikeus poistuu.
Mitä voit välittömästi hallita
Mikä on välittömästi näkyvissä, on mitkä alustat ovat nyt kytketyt ja minkä osan tiedostostasi he saavat lukea. Tämä yleiskatsaus ei ole maksumuurin takana: näkyvyys siihen, kuka mitä tietoja omistaa, ja mahdollisuus muuttaa sitä, kuuluvat regliaan ilmaisen osan piiriin. Miten se on teknisesti ja organisatorisesti toteutettu, on kuvattu tietojen turvallisuuden sivulla.
Kysymykseen siitä, onko alusta velvollinen poistamaan tietoja pyydettäessä ja missä aikarajoissa, oikea reitti on alustan itse kautta tai henkilötietojen osalta epävarmuuden tapauksessa asiaankuuluvalle valvontaviranomaiselle. Reglia ei anna siihen sisällöllistä kannanottoa: se kuuluu alustan tai juristi-asiantuntijan osaamisalueeseen, ei liittymän liitäntöjä hallinnoimaan kuoreen.
Halutessaan nähdä, mitkä platformit tällä hetkellä kuuluvat regliaan ja miten liitännät toimivat siellä, tutustu mitkä platformit ovat olemassa ja mitä kukin alusta itse tekee jaetuilla tiedoilla.