De meestgemaakte fout bij het bijhouden van compliance-termijnen: alles in de mailbox laten staan
De meestgemaakte fout is dat een compliance-termijn alleen bestaat als bericht in een mailbox: een melding van een platform, een herinnering van een leverancier, een eigen agenda-item. Zolang degene die de e-mail ontving in dienst is en zijn inbox bijhoudt, gaat dat meestal goed. Zodra die persoon met vakantie is, van functie wisselt of het bedrijf verlaat, verdwijnt de termijn mee met het account.
De oplossing is niet strenger e-mailen, maar het loskoppelen van een verplichting van de persoon die hem toevallig ontving. Een termijn hoort ergens te staan waar meer dan één iemand hem kan zien, los van wie de oorspronkelijke melding kreeg. Dat kan een gedeeld overzicht zijn, een vast werkblad, of een systeem dat openstaande zaken uit meerdere bronnen naast elkaar toont.
Waarom een mailbox geen overzicht is
Een mailbox is gemaakt om berichten te bewaren, niet om een status bij te houden. Een melding over een verpakkingsdossier, een herinnering over een verwerkingsregister en een bevestiging van een productveiligheidscontrole komen op verschillende momenten binnen, van verschillende afzenders, in dezelfde inbox als facturen en nieuwsbrieven. Er is geen enkel moment waarop iemand ziet: dit staat nog open, dit is afgerond, en dit loopt over drie weken af.
Daar komt bij dat elk platform waarmee u werkt zijn eigen manier van melden heeft. Het ene stuurt een e-mail, het andere toont een melding alleen ná inloggen, een derde stuurt helemaal niets en verwacht dat u zelf terugkomt. Wie dat per platform apart probeert bij te houden, is voortdurend aan het schakelen tussen inloggen, zoeken en onthouden wat waar staat. hoe die platforms onderling verschillen laat zien waarom dat schakelen bij meerdere platformen al snel oploopt.
Wat er misgaat wanneer iemand vertrekt of van functie wisselt
De praktische schade zit meestal niet in de eerste maanden, maar op het moment dat de situatie verandert. De HR-manager die het verwerkingsregister bijhield, gaat weg. De kantoormanager die de verpakkingsmeldingen deed, krijgt een andere rol. Niemand heeft expliciet afgesproken wie de openstaande termijnen overneemt, omdat er nooit een lijst was om over te dragen — alleen een inbox die met het account meeverhuisde of werd opgeschoond.
Op dat moment wordt zichtbaar dat er nooit een echt overzicht was, alleen de indruk van een overzicht. Voor de eigen situatie en de vraag welke verplichtingen precies gelden, blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aanspreekpunt; dat verandert niet met een beter systeem. Wat wél verandert, is of iemand die de zaak overneemt in vijf minuten kan zien wat er speelt, of dat hij van nul moet beginnen met uitzoeken.
Hoe u het wel bijhoudt
Drie dingen maken het verschil, onafhankelijk van welk systeem u gebruikt. Ten eerste: één plek per verplichting, niet één e-mail per melding. Ten tweede: een status die verder gaat dan gelezen of ongelezen — open, in behandeling, afgerond. Ten derde: een naam bij elke openstaande zaak, zodat overdracht geen zoekwerk is maar een kwestie van een lijst doorgeven.
Dat is precies waar reglia bij helpt zonder dat het zelf iets over de regelgeving zegt: het haalt samen wat er bij de aangesloten platformen openstaat en welke termijnen daar lopen, in één overzicht dat niet aan één inbox of één medewerker hangt. De platformen zelf blijven verantwoordelijk voor de inhoud van elke melding; reglia zorgt dat u niet vier keer moet inloggen om te weten wat er speelt. Op hoe reglia met uw gegevens omgaat staat precies wat dat overzicht wel en niet doet.
Een account bij reglia is gratis en blijft dat, en hangt aan uw bedrijf in plaats van aan één e-mailadres — waardoor het overzicht blijft bestaan ook als iemand van functie wisselt. Wat u bij een aangesloten platform zelf koopt, betaalt u daar; reglia zelf rekent niets voor het inzicht in wat er openstaat. Twijfelt u of dit voor uw situatie werkt, dan vindt u antwoorden op de pagina met veelgestelde vragen.
Wilt u zien hoe dat eruitziet voordat u iets aanpast in uw eigen werkwijze, bekijk dan welke platforms er zijn en wat ze bijhouden.