Verkoopt u producten onder uw eigen merk, dan vraagt een compliance-platform meestal om een vaste kern van stukken: een technisch dossier met specificaties en testresultaten, een risicobeoordeling, een conformiteitsverklaring, gebruiksaanwijzingen en etiketten in de juiste talen, en gegevens over waar en door wie het product is gemaakt. Welke stukken exact verplicht zijn, verschilt per productcategorie en per land waar u levert, en dat wordt bepaald door de regelgeving zelf, niet door reglia of door het platform waarop u het dossier bijhoudt.
Het detail dat bij dit onderwerp het meest speelt, zit niet in de lijst zelf maar in de vraag die eraan voorafgaat: wie treedt hier op als fabrikant? Zet u uw eigen merk op een product dat een ander voor u maakt, dan kunt u in de rol van fabrikant vallen in plaats van in de rol van wederverkoper, en dat verandert welke documentatie op uw naam moet staan. Of dat voor uw product en uw situatie zo is, en wat daaruit volgt, bepaalt de regelgeving voor uw productcategorie. Raadpleeg daarvoor de officiële tekst of een jurist; dit artikel beschrijft alleen waar die vraag thuishoort.
Wat er meestal in het dossier zit
Een productveiligheidsdossier bestaat doorgaans uit een aantal vaste onderdelen. Er is technische documentatie: specificaties, materiaallijsten en tekeningen die laten zien waaruit het product bestaat. Er zijn testrapporten van een laboratorium of certificeringsinstantie, die aantonen dat het product aan de relevante normen voldoet. Er is een risicobeoordeling die de mogelijke gevaren van het product in kaart brengt. Er is een conformiteitsverklaring, waarin wordt vastgelegd dat het product aan de toepasselijke eisen voldoet. En er zijn gebruiksaanwijzingen en etiketten, vaak in meerdere talen, afhankelijk van de landen waar u levert. Daarnaast wordt vaak gevraagd naar de gegevens van de fabrikant of importeur, inclusief een adres binnen de Europese Unie waar iemand aanspreekbaar is.
Waarom de vraag 'wie is de fabrikant' het dossier bepaalt
Bij producten die u ongewijzigd doorverkoopt, ligt de verantwoordelijkheid voor het dossier meestal bij de partij die het product heeft gemaakt. Bij eigen-merkproducten ligt dat anders: door uw naam op het product of de verpakking te zetten, kunt u zelf in de rol komen die normaal bij de fabrikant hoort. Dat kan betekenen dat u zelf over de technische documentatie moet beschikken, ook als een ander de fabricage doet. Dit is precies het punt waarop bedrijven vastlopen: ze denken dat ze wederverkoper zijn, terwijl de regelgeving hen als fabrikant behandelt. Welke situatie op u van toepassing is, hangt af van uw productcategorie en de manier waarop u het product op de markt brengt; dat is een vraag voor de toezichthouder of een jurist, niet voor een platform.
Waarom u dezelfde stukken telkens opnieuw aanlevert
Een technisch dossier, een conformiteitsverklaring en de gegevens van uw onderneming komen niet alleen bij productveiligheid terug. Ook bij verpakkingen, toegankelijkheid en gegevensbescherming wordt vaak naar dezelfde bedrijfsgegevens gevraagd, en soms naar hetzelfde soort onderliggende documentatie. Elk platform behandelt die vraag nu apart, met een eigen formulier en een eigen upload. Reglia zet dat naast elkaar: één bedrijfs- en productdossier dat u eenmaal invult en dat de aangesloten platformen uitlezen, zodat u niet bij elk platform opnieuw hetzelfde bestand hoeft te zoeken. Hoe dat precies werkt en wat reglia daarbij wel en niet met uw gegevens doet, leest u op de pagina waar dat stap voor stap staat wat reglia met uw gegevens doet.
Waar u de precieze eisen vindt
De lijst hierboven is een algemeen beeld, geen checklist die voor elk product hetzelfde is. Welke documenten verplicht zijn voor uw specifieke productcategorie, staat in de regelgeving die op die categorie van toepassing is, en de uitleg daarover hoort thuis bij het platform dat productveiligheid behandelt of bij de bevoegde toezichthouder. Twijfelt u over uw situatie, kijk dan bij veelgestelde vragen of neem contact op met een jurist antwoorden op praktische vragen. Reglia zelf doet geen inhoudelijke uitspraak over welke documenten voor uw product gelden; het zorgt er alleen voor dat de gegevens die u al heeft ingevuld, niet bij elk platform opnieuw hoeven.
Wilt u zien welk platform productveiligheid voor eigen-merkproducten behandelt, en welke andere onderwerpen zoals verpakkingen of gegevensbescherming daarnaast spelen? Bekijk dan het overzicht van aangesloten platformen zien welke platforms er zijn.