Ali velja GDPR tudi za vaše podjetje?
Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) velja za praktično vsako podjetje, ki obdeluje osebne podatke, ne glede na velikost podjetja. Takoj ko zberete, hranite ali uporabljate podatke strank, zaposlenih, kandidatov ali obiskovalcev spletnega mesta, imate opravka z GDPR. Za majhna podjetja ali samostojne delavce ne obstaja splošna izjema.
Kar se razlikuje, je obseg zahtev zoper vas. Spletna trgovina, ki obdeluje podatke strank, podatke o plačilih in naslove za novičnik, ima druge obveznosti kot instalacijsko podjetje, ki vodi samo evidenco zaposlenih. Torej vprašanje ni toliko »ali to velja za mene« ampak »kateri del tega me zadeva in kako resno«.
Kdaj boste zagotovo imeli opravka s tem
Obstaja nekaj situacij, ki se pojavljajo v skoraj vsakem podjetju in ki so skoraj vedno v skladu z GDPR. Pomislite na baze strank z imeni in kontaktnimi podatki, kadrovski dosier z podatki o plačilih in bolniški odsotnosti, postopek prijave, pri katerem prejmate življenjepise, kontaktni obrazec ali novičnik na vaši spletni strani ter video nadzor na proizvodnem mestu ali v trgovini. V vseh teh primerih obdelujete osebne podatke, in to je natanko tisto, o čemer govori GDPR.
Tudi če te podatke delite z drugim podjetjem, na primer s računovodjo, partnerjem za pošiljanje ali agencijo za trženje, ste odgovorni za način, kako se to zgodi. To velja ne glede na to, ali sami hranite podatke ali jih hrani ponudnik storitev.
Kdaj je manj jasno
Obstajajo tudi situacije, v katerih je manj nedvoumno. Čisto poslovna razmerja med dvema podjetjema, pri kateri si izmenjujeta samo poslovne imena, številke KvK in splošne kontaktne podatke organizacije, druga drugače spadajo pod GDPR kot takrat, ko zabeležite ime določene kontaktne osebe. Takoj ko je podatek mogoče povezati z osebo, tudi v poslovnem kontekstu, je verjetno, da gre za osebni podatek. Točna lokacija meje v vaši situaciji je nekaj, kar lahko oceni pravnik ali Urad za varstvo podatkov; ta članek daje samo smer, ne dokončnega odgovora za vaš specifičen primer.
Ta vrsta mejnih primerov pogosto sovpada z drugimi obveznostmi. Spletna trgovina, ki pošilja v več držav EU, se lahko hkrati sooči z varnostjo izdelkov, pakiranjem in dostopnostjo, poleg GDPR. videti, katere platforme obstajajo daje pregled področij, na katerih se to lahko dogaja, zato vam ni treba vsakič znova ugotavljati, kje točno stojite.
Kaj se s velikostjo vašega podjetja spremeni in kaj ne
Velikost vašega podjetja ne spremeni vprašanja, ali velja GDPR, vendar pa spremeni nekaj konkretnih obveznosti. Na primer, vprašanje, ali morate postaviti predstavnika za varstvo podatkov ali kako obsežen mora biti register obdelave, je povezano z naravo in obsegom obdelave podatkov. Podjetje, ki v velikem obsegu obdeluje občutljive podatke, na primer zdravstvene podatke, ima druge zahteve kot podjetje, ki zabeleži samo osnovne podatke strank za obračun. Natančne meje in definicije so navedene v uradnem besedilu GDPR in v smernicah Urada za varstvo podatkov; to so mesta, na katera se je vredno obrniti, če to želite ugotoviti za svoje podjetje.
Kako to ugotovite za svoje podjetje
Praktičen način za začetek je narediti seznam, kam vstopajo osebni podatki: spletno mesto, kadrovska administracija, storitve za stranke, morebitne kamere in zunanje strani, s katerimi delite podatke. Za vsako od teh mest lahko ugotovite, kateri podatki so to točno in zakaj jih hranite. Ta inventarizacija je tudi osnova za register obdelave, in to je delo, ki ga boste sčasoma morali narediti sami ali z odvetnika; nobena platforma ne more narediti te vsebinske ocene za vas.
Kar reglia v tem dejansko počne, je vodenje vaših poslovnih in proizvodnih podatkov na enem mestu, tako da jih ne boste morali ponovno vpisati v vsako usklajevalno platformo, ko ugotovite, da se vam nanašajo kakšne obveznosti. Kako točno to deluje in kaj se zgodi z vašimi podatki in kaj ne, je pojasnjeno na strani o tem, kako reglia deluje. Vprašanja o dnevni praksi, na primer kaj se zgodi, ko se podatki delijo med platformami, so zbrana na strani s pogosto postavljenimi vprašanji.
Ko enkrat ugotovite, katere obveznosti veljajo za vaš podjetje, boste verjetno tudi želeli vedeti, kako so vaši podatki pri tem zaščiteni. To je opisano na strani o varnosti in zasebnosti.
Preberi naprej
Uredba (EU) 2016/679 je ena od uredb, s katero se lahko sooča podjetje, poleg npr. varnosti proizvodov, embalaže ali dostopnosti. Vas zanima, kateri platform-i obstajajo in kateri del vaših obveznosti pokrivajo? Oglejte si, katere rešitve obstajajo in katera se ujema z vašo situacijo.