Vrijedi li GDPR za vaše poduzeće?
Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) vrijedi za gotovo svako poduzeće koje obrađuje osobne podatke, bez obzira na veličinu poduzeća. Čim bilježite, čuvate ili koristite podatke kupaca, zaposlenika, kandidata ili posjetitelja web-mjesta, bavite se GDPR-om. Ne postoji opća izuzeća za mala poduzeća ili samozaposlene osobe.
Ono što se razlikuje je koliko se od vas traži. Web-trgovina koja obrađuje podatke kupaca, podatke o plaćanju i adrese za novosti ima druge obveze od instalacijskog poduzeća koje vodi samo administraciju zaposlenika. Pitanje je dakle manje "vrijedi li to za mene" i više "koji dio toga mene dotakne, i koliko teško".
Kada ste gotovo sigurni da trebate s tim raditi
Postoji nekoliko situacija koje se javljaju u gotovo svakom poduzeću i koje gotovo uvijek podliježu GDPR-u. Zamislite bazu podataka kupaca s imenima i kontaktnim podacima, kadrovsku mapu s podatcima o plaćama i bolestima, postupak prijave u kojem primite životopise, obrazac za kontakt ili novosti na web-mjestu te nadzor kamerama na radnom mjestu ili u dućanu. U svim ovim slučajevima obrađujete osobne podatke, i to je upravo ono o čemu se GDPR radi.
Čak i ako te podatke dijelite s drugim poduzećem, na primjer s računovodstvenim službenim licem, partnerom za dostavu ili marketinškim agencijom, ostajete odgovorni za kako se to dogodilo. To se primjenjuje neovisno o tome čuvate li podatke sami ili ih puštate da čuva pružatelj usluga.
Kada je manje jasno
Postoje i situacije u kojima je manje jasno. Čista poslovna veza između dva poduzeća, u kojoj se razmjenjuju samo imena tvrtki, KvK brojevi i opće kontaktne podatke organizacije, drugačije podliježe GDPR-u nego kada zabilježite ime određene osobe za kontakt. Čim je podatak moguće povezati s pojedincem, čak i u poslovnom kontekstu, vjerojatno se radi o osobnom podatku. Gdje se točno granica nalazi u vašoj situaciji, nešto je što pravnik ili Autoritet za zaštitu podataka može procijeniti; ovaj članak samo pokazuje smjer, a ne konačan odgovor za vašu specifičnu situaciju.
Ova vrsta graničnih slučajeva često dolazi zajedno s drugim obvezama. Web-trgovina koja isporučuje u više zemalja EU-a može simultano imati posla s sigurnosti proizvoda, pakiranja i dostupnosti pokraj GDPR-a. vidjeti koje platforme postoje daje pregled područja na kojima se to može javiti, kako ne biste trebali ponovno za svaku obvezu odgoniti gdje se točno nalazite.
Što veličina vašeg poduzeća mijenja i što ne
Veličina vašeg poduzeća ne mijenja ništa na pitanju vrijedi li GDPR, ali dobro mijenja brojne konkretne obveze. Tako pitanje trebate li postaviti službenika za zaštitu podataka, ili kako detaljno mora biti register obrade, vezano je uz prirodu i opseg obrade podataka. Poduzeće koje obrađuje osjetljive podatke u velikom opsegu, kao što su zdravstveni podaci, ima drugačije zahtjeve od poduzeća koje bilježi samo osnovne podatke kupaca za naplatu. Točne granice i definicije nalaze se u službenom tekstu GDPR-a i u smjernicama Autoriteta za zaštitu podataka; ta je mjesta gdje se osloniti ako to želite utvrditi za svoje poduzeće.
Kako to za svoje poduzeće razjasniti
Praktičan način za početak je da napravite popis mjesta na kojima ulaze osobni podaci: web-stranica, administracija osoblja, korisničke usluge, eventualne kamere i eksterne strane s kojima dijelite podatke. Za svako od tih mjesta možete utvrditi koji su to točno podaci i zašto ih čuvate. Ta inventarizacija je ujedno temelj za registar obrade, a to je posao koji ćete na kraju morati obaviti sami ili s odvjetnikom; nijedan platform ne može učiniti tu sadržajnu procjenu umjesto vas.
Ono što reglia pritom čini je da prati vaše poslovne i proizvodne podatke na jednom mjestu, tako da ih ne trebate ponovno unosi u svaki compliance-platform čim utvrdite da se određena obveza primjenjuje na vas. Kako to točno funkcionira i što se događa s vašim podacima, a što se ne događa, objašnjeno je na stranici o tome kako reglia funkcionira. Pitanja o dnevnoj praksi, kao što je što se događa kada se podaci dijele između platformi, prikupljena su na stranicu često postavljenih pitanja.
Kad ste jednom utvrdili koje obveze vrijede za vašu tvrtku, vjerojatno ćete htjeti znati i kako se vaši podaci pri tome štite. To je opisano na stranici o sigurnosti i privatnosti.
Dalje čitaj
Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) je jedno od propisa s kojima se poduzeće može susresti, uz primjerice sigurnost proizvoda, pakiranje ili pristupačnost. Zanima vas koja su dostupna rješenja na platformama i koji dio vaših obveza pokrivaju? Pogledajte koja rješenja postoje i koja odgovara vašoj situaciji.