Platí GDPR také pro vaši firmu?
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) platí pro prakticky každý podnik, který zpracovává osobní údaje, bez ohledu na velikost podniku. Jakmile zaznamenáváte, uchovávate nebo používáte údaje zákazníků, zaměstnanců, uchazečů nebo návštěvníků webových stránek, musíte se s GDPR vypořádat. Neexistuje žádné obecné osvobození pro malé podniky nebo samostatné podnikatele.
To, co se liší, je rozsah požadavků na vás. Internetový obchod, který zpracovává údaje zákazníků, údaje o platbách a adresy pro newsletter, má jiné povinnosti než instalační firma, která vede pouze evidenci zaměstnanců. Otázka není tedy spíše "platí to pro mne" ale spíše "které části se mne týkají a jak závažné jsou".
Kdy se s tím téměř jistě setkáte
Existuje několik situací, které se vyskytují u téměř každého podniku a které téměř vždy podléhají GDPR. Myslíme tím databázi zákazníků s jmény a kontaktními údaji, personální složku s údaji o mzdách a absencích, výběrový řízení, při kterém obdržíte CV, kontaktní formulář nebo newsletter na vašich webových stránkách a kamerový monitoring na pracovišti nebo v obchodě. Ve všech těchto případech zpracovávate osobní údaje, a to je přesně to, o čem GDPR jedná.
Pokud tyto údaje sdílíte s jiným podnikem, například s účetním, logistickým partnerem nebo marketingovou agenturou, zůstáváte odpovědní za to, jak se tak děje. To platí bez ohledu na to, zda údaje uchovávate sami nebo je necháváte uchovávat u poskytovatele služeb.
Kdy je to méně jasné
Existují také situace, kdy je to méně jednoznačné. Čistě obchodní vztah mezi dvěma podniky, při kterém si vyměňujete pouze obchodní jména, čísla v rejstříku obchodních společností a obecné kontaktní údaje organizace, se podle GDPR liší od situace, kdy zaznamenáte jméno konkrétní kontaktní osoby. Jakmile je údaj identifikovatelný do osoby, i v obchodním kontextu, je velkou pravděpodobností, že jde o osobní údaj. Přesné umístění hranice ve vaší situaci je věc, kterou může posoudit právník nebo Úřad pro ochranu osobních údajů; tento článek vám dává pouze směr, nikoli závěrečnou odpověď pro váš konkrétní případ.
Tento druh hraničních případů se často vyskytuje spolu s dalšími povinnostmi. Internetový obchod, který dodává do více zemí EU, se může potýkat se bezpečností produktů, obalů a přístupností vedle GDPR. vidět, které platformy existují poskytuje přehled oblastí, kde se to může uplatnit, aby jste nemuseli u jednotlivé povinnosti znovu zjišťovat, kde přesně se nacházíte.
Co velikost vašeho podniku změní a co ne
Velikost vaší společnosti nezmění nic na otázce, zda GDPR platí, ale změní řadu konkrétních povinností. Například otázka, zda musíte jmenovat pracovníka pro ochranu údajů, nebo jak podrobný musí být rejstřík zpracování, souvisí s povahou a rozsahem zpracování údajů. Podnik, který v rozsáhlém měřítku zpracovává citlivé údaje, jako jsou zdravotnické údaje, je podroben jiným požadavkům než podnik, který zaznamenává pouze základní údaje zákazníků pro fakturaci. Přesné hranice a definice jsou uvedeny v oficiálním textu GDPR a v pokynech Úřadu pro ochranu osobních údajů; ty jsou místem, na které se máte vrátit, pokud chcete zjistit váš vlastní podnik.
Jak si to pro svou vlastní společnost ujasníte
Praktický způsob, jak začít, je vytvořit seznam míst, kde přicházejí osobní údaje: web, personalistiku, zákaznický servis, případné kamery a externí subjekty, s nimiž si údaje vyměňujete. Pro každé z těchto míst si můžete ujasnil, jaké údaje to přesně jsou a proč je uchovávate. Tento soupis je také základem pro registr zpracování a je to práce, kterou nakonec musíte udělat sami nebo se právníkem; žádná platforma za vás nemůže učinit toto obsahové posouzení.
Reglia v tom dělá to, že uchovává vaše obchodní a produktové údaje na jednom místě, takže je nemusíte znovu zadávat do každé compliance-platformy, jakmile zjistíte, že se vás nějaká povinnost týká. Jak to přesně funguje a co se s vašimi údaji děje a neděje, je vysvětleno na stránce o tom, jak reglia fungujeOtázky týkající se každodenní praxe, jako například co se stane, když se údaje sdílí mezi platformami, jsou shromážděny na stránce s často kladenými otázkami.
Jakmile si ujasníte, jaké povinnosti se na vaši firmu vztahují, budete si pravděpodobně chtít ověřit, jak jsou vaše údaje přitom chráněny. To je popsáno na stránce o bezpečnosti a ochraně osobních údajů.
Další čtení
GDPR je jedna z předpisů, s nimiž se může podnik setkat, vedle například bezpečnosti produktů, obalů nebo přístupnosti. Chcete vědět, které platformy existují a která část vašich povinností pokrývají? Podívejte se, jaká řešení existují a která se hodí k vaší situaci.