Koskeeko GDPR:n säännökset yritystäsi?
Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) koskee lähes jokaista yritystä, joka käsittelee henkilötietoja, yrityksen koosta riippumatta. Heti kun tallennat, säilytät tai käytät asiakkaiden, henkilökunnan, hakijoiden tai verkkosivuston kävijöiden tietoja, joudut noudattamaan GDPR-asetusta. Pienille yrityksille tai yksityisyrittäjille ei ole yleistä vapautusta.
Se, mikä vaihtelee, on se, kuinka paljon sinulta vaaditaan. Verkkokaupalla, joka käsittelee asiakastietoja, maksutietoja ja uutiskirjeen osoitteita, on erilaiset velvoitteet kuin asennusyrityksellä, joka johtaa vain henkilöstöhallintoa. Kysymys ei siis ole "koskeeko se minua", vaan "mikä osa siitä vaikuttaa minuun ja kuinka paljon".
Milloin olet lähes varmasti velvoitettu noudattamaan GDPR-asetusta
Joitakin tilanteita esiintyy lähes jokaisessa yrityksessä ja ne kuuluvat lähes aina GDPR-asetuksen soveltamisalaan. Ajattele asiakaslistan nimen ja yhteystietojen hallintaa, henkilöstötiedostoa palkka- ja poissaolotiedoilla, rekrytointimenettelyä, jossa vastaanotat ansioluetteloita, yhteydenottolomaketta tai uutiskirjettä verkkosivustollasi sekä kameravalvontaa työtilassa tai kaupassa. Kaikissa näissä tapauksissa käsittelet henkilötietoja, ja se on juuri se, mistä GDPR-asetus käsittelee.
Vaikka jaat nämä tiedot toisen yrityksen kanssa, esimerkiksi kirjanpitäjän, logistiikkakumppanin tai mainostoimiston kanssa, vastaat siitä, kuinka se tapahtuu. Tämä pätee riippumatta siitä, säilytätkö tiedot itse vai annatko palveluntarjoajan säilyttää ne.
Milloin tilanne on epäselvempi
On myös tilanteita, joissa se on vähemmän yksiselitteistä. Puhtaasti liiketoiminnallinen suhde kahden yrityksen välillä, jossa vaihdatte vain yrityksen nimiä, kaupparekisterinumeroita ja organisaation yleisiä yhteystietoja, kuuluu GDPR-asetuksen soveltamisalaan eri tavalla kuin silloin, kun tallennat tietyn yhteyshenkilön nimen. Heti kun tieto on jäljitettävissä yksilöön, myös liikeasiayhteyden yhteydessä, on suuri todennäköisyys, että se on henkilötieto. Tarkan rajan paikan päättäminen omassa tilanteessasi on jotain, jonka oikeudelliset neuvonantajat tai Tietosuojaviranomainen voi arvioida; tämä artikkeli antaa vain suunnan, ei lopullista vastausta omassa tilanteessasi.
Tämän kaltaiset rajatapaukset usein liittyvät muihin velvoitteisiin. Verkkokaupalla, joka toimittaa useisiin EU-maihin, voi olla samanaikaisesti tuotteiden turvallisuus, pakkaukset ja saavutettavuus sekä GDPR-asetus huomioon ottaen. nähdä mitkä alustat ovat saatavilla antaa yleiskatsauksen alueista, joilla se voi vaikuttaa, jotta sinun ei tarvitse selvittää jokaisen velvoitteen kohdalla uudelleen, missä tarkalleen seisot.
Kuinka yrityksen koko vaikuttaa ja ei vaikuta
Yrityksesi koko ei muuta sitä, koskeeko GDPR-asetus sinua, mutta se muuttaa joitakin konkreetteja velvoitteita. Esimerkiksi kysymys siitä, onko sinun nimitettävä tietosuojavastaava tai kuinka kattava käsittelyrekisteri on oltava, riippuu tietojen käsittelyn luonteesta ja laajuudesta. Yritys, joka käsittelee laajassa mitassa arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja, kohtaa erilaisia vaatimuksia kuin yritys, joka tallentaa vain perustavanlaatuisia asiakastietoja laskutusta varten. Tarkat rajat ja määritelmät löytyvät GDPR-asetuksen virallisesta tekstistä ja Tietosuojaviranomaisen ohjeista; nämä ovat paikka, johon voit palata, kun haluat vahvistaa sen omassa yrityksessäsi.
Kuinka selvitätte tämän omaan liiketoimintaanne
Käytännöllinen tapa aloittaa on luettelon tekeminen siitä, mistä henkilötiedot saapuvat: verkkosivustosta, henkilöstöhallinnosta, asiakaspalvelusta, mahdollisista kameroista ja ulkopuolisilta osapuolilta, joiden kanssa jaatte tietoja. Jokaiselle näistä paikoista voitte määrittää, mitkä tiedot ne tarkalleen ottaen ovat ja miksi säilytätte niitä. Tämä inventointi on myös perusta käsittelyrekisterille, ja se on työ, joka joudutaan lopulta tekemään itse tai lakimiehen avulla; mikään platform ei voi tehdä tätä sisällöllistä harkintaa puolestanne.
Mitä reglia tässä tekee, on pitää kirjaa yrityksenne ja tuotteidenne tiedoista yhdessä paikassa, jotta ette joudu syöttämään niitä uudelleen jokaiseen compliance-platformiin heti kun toitte, että velvollisuus koskee teitä. Kuinka se tarkalleen ottaen toimii ja mitä yrityksenne tiedoille tapahtuu tai ei tapahdu, on selostettu osoitteessa sivulla siitä, kuinka reglia toimii. Kysymykset päivittäisestä käytännöstä, kuten mitä tapahtuu kun tietoja jaetaan platformien välillä, on kerätty osoitteeseen usein kysyttyjen kysymysten sivulla.
Kun olette kerran määrittäneet, mitkä velvollisuudet koskevat yritystänne, haluatte ilmeisesti myös tietää, kuinka tietojanne suojataan. Se on kuvattu osoitteessa sivulla tietosuojasta ja turvallisuudesta.
Lue lisää
AVG on yksi sääntelystä, joiden kanssa yritys voi joutua tekemisiin, esimerkiksi tuoteturvallisuuden, pakkausten tai saavutettavuuden ohella. Haluatko tietää, mitkä platformit ovat saatavilla ja miten ne kattavat osa velvollisuuksistanne? Tutustu ratkaisuihin ja löydä se, joka sopii tilanteesiinne.