¿Se aplica el RGPD también a su empresa?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica a prácticamente todas las empresas que tratan datos personales, independientemente del tamaño de la empresa. En cuanto registra, conserva o utiliza datos de clientes, empleados, solicitantes o visitantes de su sitio web, tiene que cumplir el RGPD. No existe una exención general para pequeñas empresas o autónomos.
Lo que sí varía es cuánto se le exige. Una tienda online que trata datos de clientes, datos de pago y direcciones de boletín tiene obligaciones diferentes a las de una empresa de instalación que solo mantiene una administración de personal. Por lo tanto, la pregunta no es tanto "¿me afecta?" sino "¿qué parte me afecta y con qué intensidad?".
Cuándo casi con seguridad le afecta
Hay una serie de situaciones que ocurren en casi todas las empresas y que casi siempre están sujetas al RGPD. Piense en una base de datos de clientes con nombres y datos de contacto, un expediente de personal con datos de nómina y ausencias, un procedimiento de selección en el que recibe currículums, un formulario de contacto o boletín en su sitio web, y vigilancia por cámara en la zona de trabajo o en la tienda. En todos estos casos, está tratando datos personales, y eso es precisamente de lo que trata el RGPD.
Aunque comparta esos datos con otra empresa, por ejemplo un contable, un socio logístico o una agencia de marketing, usted sigue siendo responsable de cómo se haga. Esto es independiente de si conserva los datos usted mismo o los hace conservar por un prestador de servicios.
Cuándo es menos claro
También hay situaciones en las que no es tan evidente. Una relación puramente comercial entre dos empresas, en la que solo intercambia nombres comerciales, números de KvK y datos de contacto generales de una organización, está sujeta al RGPD de forma diferente a cuando registra el nombre de una persona de contacto específica. En cuanto un dato es identificable con un individuo, incluso en un contexto comercial, es probable que se trate de un dato personal. Un abogado o la Autoridad de Protección de Datos puede determinar dónde está exactamente el límite en su situación; este artículo solo da la dirección, no una respuesta concluyente para su caso específico.
Este tipo de caso límite suele presentarse junto con otras obligaciones. Una tienda online que entrega en varios países de la UE puede tener que cumplir simultáneamente con seguridad de productos, envasado y accesibilidad, además del RGPD. ver qué plataformas hay ofrece una visión general de los ámbitos en los que puede darse, para que no tenga que volver a investigar dónde se encuentra exactamente para cada obligación.
Qué cambia y qué no cambia según el tamaño de su empresa
El tamaño de su empresa no cambia nada respecto a si se aplica el RGPD, pero sí afecta a una serie de obligaciones concretas. Por ejemplo, la cuestión de si debe designar un delegado de protección de datos, o la extensión que debe tener un registro de tratamientos, depende de la naturaleza y escala del tratamiento de datos. Una empresa que trata datos sensibles a gran escala, como datos de salud, tiene requisitos diferentes a los de una empresa que solo registra datos básicos de clientes para facturación. Los límites y definiciones exactos están en el texto oficial del RGPD y en las directrices de la Autoridad de Protección de Datos; ese es el lugar al que acudir si quiere determinarlo para su propia empresa.
Cómo averiguar esto para su propia empresa
Una forma práctica de comenzar es hacer una lista de dónde entran los datos personales: el sitio web, la administración de personal, el servicio de atención al cliente, posibles cámaras y terceros externos con los que comparte datos. Para cada uno de esos lugares, puede determinar qué datos exactos son y por qué los mantiene. Este inventario también forma la base de un registro de tratamiento, y es un trabajo que en última instancia debe hacer usted mismo o con un abogado; ninguna plataforma puede hacer esa evaluación de contenido por usted.
Lo que reglia hace en esto es mantener sus datos empresariales y de productos en un solo lugar, para que no tenga que ingresarlos nuevamente en cada plataforma de cumplimiento una vez que determine que se le aplica una obligación. Cómo funciona exactamente esto y qué sucede y qué no sucede con sus datos se explica en la página sobre cómo funciona reglia. Las preguntas sobre la práctica diaria, como qué sucede cuando se comparten datos entre plataformas, se han recopilado en la página de preguntas frecuentes.
Una vez que haya determinado qué obligaciones se aplican a su empresa, probablemente también quiera saber cómo se protegen sus datos en esto. Eso se describe en la página sobre seguridad y privacidad.
Más información
El RGPD es una de las normativas con las que puede tener que lidiar una empresa, junto con, por ejemplo, seguridad de productos, empaques o accesibilidad. ¿Curioso sobre qué plataformas hay y qué parte de sus obligaciones cubren? Vea qué soluciones hay y cuál se adapta a su situación.