Gilt die DSGVO auch für Ihr Unternehmen?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für praktisch jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Sobald Sie Daten von Kunden, Mitarbeitern, Bewerbern oder Website-Besuchern erfassen, speichern oder nutzen, haben Sie es mit der DSGVO zu tun. Es gibt keine allgemeine Ausnahme für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer.
Was sich unterscheidet, ist, wie viel von Ihnen verlangt wird. Ein Online-Shop, der Kundendaten, Zahlungsdaten und Newsletter-Adressen verarbeitet, hat andere Anforderungen als ein Installationsbetrieb, der nur eine Personalverwaltung führt. Die Frage ist also eher "betrifft mich das" und mehr "welcher Teil davon betrifft mich, und wie sehr".
Wann Sie damit fast sicher zu tun haben
Es gibt ein paar Situationen, die in fast jedem Unternehmen vorkommen und die fast immer unter die DSGVO fallen. Denken Sie an ein Kundenverzeichnis mit Namen und Kontaktdaten, eine Personalakte mit Lohn- und Fehlzeitendaten, ein Bewerbungsverfahren, bei dem Sie Lebensläufe erhalten, ein Kontaktformular oder Newsletter auf Ihrer Website sowie Kameraüberwachung auf dem Betriebsgelände oder im Geschäft. In all diesen Fällen verarbeiten Sie personenbezogene Daten, und genau darum geht es bei der DSGVO.
Auch wenn Sie diese Daten an ein anderes Unternehmen weitergeben, etwa an einen Buchhalter, einen Versandpartner oder eine Marketingagentur, bleiben Sie dafür verantwortlich, wie das geschieht. Das gilt unabhängig davon, ob Sie die Daten selbst speichern oder von einem Dienstleister speichern lassen.
Wann es weniger klar ist
Es gibt auch Situationen, in denen es weniger eindeutig ist. Eine rein geschäftliche Beziehung zwischen zwei Unternehmen, bei der Sie nur Unternehmensnamen, Handelsregisternummern und allgemeine Kontaktdaten einer Organisation austauschen, fällt anders unter die DSGVO als wenn Sie den Namen einer bestimmten Kontaktperson speichern. Sobald eine Information auf eine natürliche Person zurückzuführen ist, auch im geschäftlichen Kontext, ist es wahrscheinlich, dass es sich um personenbezogene Daten handelt. Wo genau die Grenze in Ihrer Situation liegt, ist etwas, das ein Rechtsanwalt oder die Datenschutzbehörde beurteilen kann; dieser Artikel gibt nur die Richtung an, keine endgültige Antwort für Ihren spezifischen Fall.
Diese Art von Grenzfällen tritt oft zusammen mit anderen Anforderungen auf. Ein Online-Shop, der in mehrere EU-Länder liefert, kann gleichzeitig mit Produktsicherheit, Verpackung und Zugänglichkeit neben der DSGVO zu tun haben. sehen, welche Plattformen es gibt gibt einen Überblick über die Bereiche, in denen dies eine Rolle spielen kann, damit Sie nicht bei jeder Anforderung neu überlegen müssen, wo Sie genau stehen.
Was die Größe Ihres Unternehmens ändert und was nicht
Die Größe Ihres Unternehmens ändert nichts daran, ob die DSGVO gilt, aber sie ändert eine Reihe konkreter Anforderungen. So hängt die Frage, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten ernennen müssen, oder wie umfangreich ein Verarbeitungsverzeichnis sein muss, von der Art und dem Umfang der Datenverarbeitung ab. Ein Unternehmen, das in großem Maßstab sensible Daten verarbeitet, etwa Gesundheitsdaten, unterliegt anderen Anforderungen als ein Unternehmen, das nur grundlegende Kundendaten für die Abrechnung speichert. Die genauen Grenzen und Definitionen finden Sie im offiziellen Text der DSGVO und in den Richtlinien der Datenschutzbehörde; das ist der Ort, auf den Sie zurückgreifen sollten, wenn Sie dies für Ihr eigenes Unternehmen festlegen möchten.
So finden Sie das für Ihr eigenes Unternehmen heraus
Eine praktische Möglichkeit zum Anfang ist es, eine Liste der Stellen zu erstellen, an denen personenbezogene Daten eingehen: die Website, die Personalverwaltung, der Kundenservice, eventuell Kameras und externe Parteien, mit denen Sie Daten teilen. Für jede dieser Stellen können Sie feststellen, welche Daten es genau sind und warum Sie sie speichern. Diese Bestandsaufnahme bildet auch die Grundlage für ein Verarbeitungsverzeichnis, und es ist Arbeit, die Sie letztendlich selbst oder mit einem Rechtsanwalt durchführen müssen; kein System kann diese inhaltliche Abwägung für Sie treffen.
Was reglia dabei tatsächlich tut, ist die Verwaltung Ihrer unternehmens- und produktbezogenen Daten an einem zentralen Ort, sodass Sie diese nicht bei jeder Compliance-Plattform erneut eingeben müssen, sobald Sie feststellen, dass eine Verpflichtung auf Ihr Unternehmen zutrifft. Wie das genau funktioniert und was mit Ihren Daten geschieht und was nicht, wird erläutert auf der Seite darüber, wie reglia funktioniert. Fragen zur täglichen Praxis, wie beispielsweise was passiert, wenn Daten zwischen Plattformen ausgetauscht werden, sind zusammengestellt auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Sobald Sie festgestellt haben, welche Verpflichtungen für Ihr Unternehmen gelten, möchten Sie vermutlich auch wissen, wie Ihre Daten dabei geschützt werden. Dies ist beschrieben auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
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Die DSGVO ist eine von mehreren Regelungen, mit denen ein Unternehmen konfrontiert werden kann, neben beispielsweise Produktsicherheit, Verpackungen oder Barrierefreiheit. Neugierig, welche Plattformen es gibt und welcher Teil Ihrer Verpflichtungen sie abdecken? Sehen Sie sich die verfügbaren Lösungen an und finden Sie heraus, welche zu Ihrer Situation passt.