Czy RODO ma zastosowanie do Twojej firmy?
Rozporządzenie o ochronie danych ogólnie (RODO) ma zastosowanie do prawie każdego przedsiębiorstwa przetwarzającego dane osobowe, niezależnie od wielkości firmy. Gdy tylko rejestrujesz, przechowujesz lub używasz danych klientów, pracowników, kandydatów lub odwiedzających witrynę, masz do czynienia z RODO. Nie istnieje ogólne zwolnienie dla małych przedsiębiorstw ani działalności jednoosobowych.
To, co się różni, to wielkość wymaganych od Ciebie zobowiązań. Sklep internetowy przetwarzający dane klientów, dane płatnicze i adresy do biuletynu ma inne obowiązki niż zakład instalacyjny, który prowadzi wyłącznie dokumentację personelu. Pytanie brzmi zatem mniej "czy to dotyczy mnie" a bardziej "jaka jego część mnie dotyczy i jak wiele".
Gdy prawie na pewno masz z tym do czynienia
Istnieje kilka sytuacji, które pojawiają się w prawie każdym przedsiębiorstwie i które prawie zawsze podlegają RODO. Pomyśl o bazie klientów z nazwiskami i danymi kontaktowymi, dossier personelu z danymi wynagrodzeń i nieobecności, procedurze rekrutacyjnej, w której otrzymujesz CV, formularzu kontaktowym lub biuletynie na Twojej witrynie oraz nadzorze kamer w hali produkcyjnej lub w sklepie. We wszystkich tych przypadkach przetwarzasz dane osobowe, a to jest dokładnie tym, czego dotyczy RODO.
Nawet jeśli te dane udostępnia Pani/Pan innemu przedsiębiorstwu, na przykład księgowemu, partnerowi przesyłkowemu lub agencji marketingowej, pozostaje Pani/Pan odpowiedzialni za sposób, w jaki to się odbywa. Dotyczy to niezależnie od tego, czy dane przechowuje Pani/Pan osobiście, czy przez dostawcę usług.
Gdy sytuacja jest mniej jasna
Istnieją również sytuacje, w których sprawa jest mniej jednoznaczna. Czysto biznesowa relacja między dwoma przedsiębiorstwami, w której wymienia się Pani/Pan tylko nazwy firm, numery KvK i ogólne dane kontaktowe organizacji, podlega RODO inaczej niż w przypadku, gdy zapisuje Pani/Pan nazwę konkretnej osoby kontaktowej. Gdy tylko dana jest możliwa do przyporządkowania jednostce, również w kontekście biznesowym, istnieje duże prawdopodobieństwo, że chodzi o dane osobowe. Dokładnie gdzie przebiega granica w Pani/Pana sytuacji, to kwestia, którą może ocenić prawnik lub Urząd Ochrony Danych Osobowych; artykuł ten jedynie wskazuje kierunek, nie stanowi ostatecznej odpowiedzi dla Pani/Pana konkretnego przypadku.
Ten rodzaj przypadków granicznych często wiąże się z innymi obowiązkami. Sklep internetowy dostarczający do wielu krajów UE może mieć jednocześnie do czynienia z bezpieczeństwem produktów, opakowaniami i dostępnością, oprócz RODO. zobaczyć, które platformy są dostępne zawiera przegląd obszarów, w których to może mieć miejsce, aby Pani/Pan nie musiała/musiał za każdym razem ponownie ustalać, gdzie dokładnie się znajduje.
Co zmienia, a czego nie zmienia wielkość Pani/Pana przedsiębiorstwa
Wielkość Pani/Pana przedsiębiorstwa nie zmienia kwestii, czy ma zastosowanie RODO, ale zmienia wiele konkretnych obowiązków. Na przykład obowiązek powołania inspektora ochrony danych, czy jak szczegółowe powinno być rejestr przetwarzania, zależy od rodzaju i zakresu przetwarzania danych. Przedsiębiorstwo przetwarzające na dużą skalę wrażliwe dane, takie jak dane zdrowotne, podlega innym wymogom niż przedsiębiorstwo, które zapisuje tylko podstawowe dane klientów dla celów fakturowania. Dokładne granice i definicje znajdują się w oficjalnym tekście RODO i w wytycznych Urzędu Ochrony Danych Osobowych; to właściwe miejsce, do którego można się odwołać, chcąc to ustalić dla swojego przedsiębiorstwa.
Jak to ustalić dla swojego przedsiębiorstwa
Praktycznym sposobem rozpoczęcia jest sporządzenie listy, gdzie dane osobowe trafiają do Waszej organizacji: na stronie internetowej, w administracji kadr, w obsłudze klientów, ewentualnie w kamerach i u podmiotów zewnętrznych, z którymi dzielicie dane. Dla każdego z tych miejsc możecie ustalić, które dokładnie są to dane i dlaczego je przechowujecie. Ten spis to także podstawa do rejestru przetwarzania, i to praca, którą ostatecznie musicie wykonać sami lub z prawnikiem; żaden platform nie może dokonać tej merytorycznej oceny za was.
Co reglia robi w tym względzie, to prowadzenie danych biznesowych i produktowych w jednym miejscu, tak aby nie trzeba było ich wprowadzać ponownie w każdym platform compliance'owym, gdy tylko ustalicie, że obowiązek dotyczy waszego przypadku. Jak to dokładnie działa i co dzieje się z waszymi danymi, a czego nie, jest wyjaśnione na stronie o tym, jak działa reglia, Pytania dotyczące codziennej praktyki, takie jak co się dzieje, gdy dane są udostępniane między platformami, są zebrane na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami.
Gdy już ustalicie, jakie obowiązki dotyczą waszego przedsiębiorstwa, zapewne chcecie również wiedzieć, jak wasze dane są w tym kontekście chronione. To jest opisane na stronie o bezpieczeństwie i prywatności.
Dalsze materiały
RODO to jeden z przepisów, z którymi przedsiębiorstwo może mieć do czynienia, obok na przykład bezpieczeństwa produktów, opakowań czy dostępności. Ciekawi was, które platformy istnieją i jaką część waszych obowiązków pokrywają? Sprawdzcie, jakie dostępne są rozwiązania i które pasują do waszej sytuacji.