Le RGPD s'applique-t-il à votre entreprise ?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique à pratiquement toute entreprise qui traite des données personnelles, quelle que soit la taille de l'entreprise. Dès lors que vous enregistrez, conservez ou utilisez des données relatives à des clients, des salariés, des candidats ou des visiteurs du site Web, vous êtes soumis au RGPD. Il n'existe pas d'exemption générale pour les petites entreprises ou les travailleurs indépendants.
Ce qui varie, en revanche, c'est le volume des exigences qui vous sont imposées. Un e-commerce qui traite des données clients, des données de paiement et des adresses d'infolettre a des obligations différentes d'une entreprise d'installation qui ne gère qu'une administration du personnel. La question n'est donc pas tant « s'applique-t-il à moi » que « quels en sont les éléments qui me concernent et quelle en est l'importance ».
Situations dans lesquelles vous êtes pratiquement certain d'être soumis au RGPD
Il y a quelques situations qui se présentent dans presque toute entreprise et qui relèvent pratiquement toujours du RGPD. Pensez à un fichier client contenant des noms et des coordonnées, un dossier du personnel contenant des données de salaire et d'absence, une procédure de recrutement au cours de laquelle vous recevez des CV, un formulaire de contact ou une infolettre sur votre site Web, ainsi que la surveillance par caméra sur le lieu de travail ou en magasin. Dans tous ces cas, vous traitez des données personnelles, et c'est précisément ce dont parle le RGPD.
Même si vous partagez ces données avec une autre entreprise, par exemple un comptable, un partenaire logistique ou une agence de marketing, vous restez responsable de la manière dont cela se fait. Cela s'applique indépendamment de la question de savoir si vous conservez vous-même les données ou les faites conserver par un prestataire de services.
Situations où c'est moins clair
Il existe également des situations où c'est moins univoque. Une relation purement commerciale entre deux entreprises, dans laquelle vous n'échangez que des noms d'entreprises, des numéros KvK et des coordonnées générales d'une organisation, relève du RGPD différemment de lorsque vous enregistrez le nom d'une personne de contact spécifique. Dès qu'une donnée est identifiable pour un individu, même dans un contexte commercial, il est probable qu'il s'agisse d'une donnée personnelle. La question de savoir précisément où se situe la limite dans votre situation est quelque chose qu'un juriste ou l'Autorité de protection des données peut évaluer ; cet article ne donne que l'orientation générale, pas une réponse définitive pour votre cas spécifique.
Ce type de cas limite s'accompagne souvent d'autres obligations. Un e-commerce qui livre vers plusieurs pays de l'UE peut être soumis à la fois à la sécurité des produits, à l'emballage et à l'accessibilité en plus du RGPD. voir quelles plateformes existent fournit un aperçu des domaines où cela peut s'appliquer, de sorte que vous n'ayez pas à chercher à chaque fois où vous en êtes exactement.
Ce que la taille de votre entreprise change et ne change pas
La taille de votre entreprise ne change rien au fait que le RGPD s'applique, mais elle affecte un certain nombre d'obligations concrètes. Ainsi, la question de savoir si vous devez désigner un responsable de la protection des données, ou à quel point un registre des traitements doit être détaillé, dépend de la nature et de l'ampleur du traitement des données. Une entreprise qui traite à grande échelle des données sensibles, comme des données de santé, a des obligations différentes d'une entreprise qui n'enregistre que des données client de base aux fins de facturation. Les limites et définitions précises se trouvent dans le texte officiel du RGPD et dans les lignes directrices de l'Autorité de protection des données ; c'est l'endroit où se tourner si vous souhaitez déterminer cela pour votre propre entreprise.
Comment vous le déterminez pour votre propre entreprise
Un moyen pratique de commencer est de dresser une liste des points par lesquels les données personnelles entrent dans votre organisation : le site web, la gestion du personnel, le service client, les éventuelles caméras et les tiers externes avec lesquels vous partagez des données. Pour chacun de ces points, vous pouvez déterminer quelles données précises il s'agit et pourquoi vous les conservez. Cet inventaire constitue également la base d'un registre des traitements, et c'est un travail que vous devez finalement effectuer vous-même ou avec l'aide d'un juriste ; aucune plateforme ne peut faire cet arbitrage substantiel à votre place.
Ce que reglia fait en revanche, c'est maintenir vos données commerciales et produits en un seul endroit, de sorte que vous n'ayez pas à les saisir à nouveau sur chaque plateforme de conformité dès que vous constatez qu'une obligation vous concerne. Le fonctionnement exact et ce qui advient ou non de vos données est expliqué sur la page sur le fonctionnement de regliaLes questions concernant la pratique quotidienne, comme ce qui se passe lorsque les données sont partagées entre les plateformes, sont rassemblées sur la page des questions fréquemment posées.
Une fois que vous avez déterminé quelles obligations s'appliquent à votre entreprise, vous voudrez probablement aussi savoir comment vos données sont protégées à cet égard. Ceci est décrit sur la page sur la sécurité et la confidentialité.
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Le RGPD est l'une des réglementations auxquelles une entreprise peut être confrontée, aux côtés par exemple de la sécurité des produits, de l'emballage ou de l'accessibilité. Curieux de connaître les platforms disponibles et la partie de vos obligations qu'elles couvrent? Découvrez quelles solutions existent et laquelle correspond à votre situation.