Platí GDPR aj pre vašu spoločnosť?
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) platí pre prakticky každý podnik, ktorý spracúva osobné údaje, bez ohľadu na veľkosť podniku. Akonáhle si zaznamenáte, uchováte alebo použijete údaje zákazníkov, zamestnancov, uchádzačov alebo návštevníkov webových stránok, máte s GDPR do činenia. Neexistuje všeobecné oslobodenie pre malé podniky ani samostatne zárobkovo činné osoby.
Čo sa však líši, je koľko sa od vás vyžaduje. Internetový obchod, ktorý spracováva údaje zákazníkov, údaje o platbách a adresy do newsletteru, má iné povinnosti ako inštalačná spoločnosť, ktorá vedie iba personálnu agendu. Otázka je teda menej "platí to pre mňa" a skôr "ktorá časť z toho sa ma dotýka a ako vážne".
Keď s tým máte prakticky určite do činnosti
V takmer každom podniku sa vyskytujú situácie, ktoré sú zvyčajne regulované GDPR. Myslíme tým na databázu zákazníkov s menom a kontaktnými údajmi, personálny dossier s údajmi o mzdách a neprítomnosti, výberový proces, počas ktorého dostávate životopisy, kontaktný formulár alebo spravodajcu na vašej webovej stránke a monitorovanie pomocou kamier na pracovnej ploche alebo v obchode. V každom z týchto prípadov spracúvate osobné údaje, a presne o to ide v GDPR.
Aj keď zdieľate tieto údaje s iným podnikom, napríklad s účtovným, logistickým partnerom alebo marketingovou agentúrou, zostávate zodpovední za to, ako k tomu dôjde. To platí bez ohľadu na to, či údaje sami uchovávate alebo ich nechávate uchovávať u poskytovatelia služieb.
Keď je to menej jasné
Existujú aj situácie, v ktorých je to menej jednoznačné. Čisto obchodný vzťah medzi dvoma podnikmi, pri ktorom si vymieňate iba názvy podnikov, čísla KvK a všeobecné kontaktné údaje organizácie, podlieha GDPR inak než keď si zaznamenáte meno konkrétnej kontaktnej osoby. Hneď ako sú údaje identifikovateľné na jednotlivca, aj v obchodnom kontexte, je veľká pravdepodobnosť, že ide o osobný údaj. Kde presne je hranica vo vašej situácii, je niečo, čo môže posúdiť právnik alebo Úrad na ochranu osobných údajov; tento článok len naznačuje smer, nie je uzavretou odpoveďou pre váš konkrétny prípad.
Tento typ hraničných prípadov sa často vyskytuje spolu s inými povinnosťami. Internetový obchod, ktorý dodáva do viacerých krajín EÚ, sa môže súčasne stretávať s požiadavkami na bezpečnosť výrobkov, balenie a prístupnosť popri GDPR. zistiť, ktoré platformy existujú udáva prehľad oblastí, v ktorých to môže zohrať úlohu, aby ste nemuseli pre každú povinnosť znova zisťovať, kde presne stojíte.
Čo mení a čo nemení veľkosť vášho podniku
Veľkosť vašej spoločnosti nemení nič na otázke, či sa GDPR vzťahuje, ale mení určitý počet konkrétnych povinností. Napríklad otázka, či musíte menovať funkcionára na ochranu údajov, alebo aký rozsah musí mať register spracovateľov, sa spája s povahou a rozsahom spracovávania údajov. Podnik, ktorý spracováva údaje vo veľkom rozsahu, ako sú údaje o zdraví, dostáva iné požiadavky než podnik, ktorý zaznamenáva iba základné údaje zákazníkov na fakturáciu. Presné hranice a definície sú v oficiálnom texte GDPR a v pokynoch Úradu na ochranu osobných údajov; toto je miesto, na ktoré sa môžete vrátiť, keď si to chcete určiť pre váš vlastný podnik.
Ako si to vyjasnite pre svoj vlastný podnik
Praktickým spôsobom, ako začať, je vytvoriť si zoznam, kde vstupujú osobné údaje: webová stránka, personalistika, zákaznícka služba, prípadné kamery a externí partneri, s ktorými si údaje delíte. Pre každé z týchto miest si môžete určiť, ktoré údaje to presne sú a prečo ich uchovávate. Tento prehľad je tiež základom pre register spracúvania, a je to práca, ktorú nakoniec musíte urobiť sami alebo s právnikom; žiadna platforma nemôže urobiť túto obsahovú úvahu za vás.
To, čo reglia v tom robí, je vedenie vašich obchodných a produktových údajov na jednom mieste, aby ste ich nemuseli zadávať znova pri každej compliance-platforme, akonáhle zistíte, že sa na vás vzťahuje určitá povinnosť. Ako to presne funguje a čo sa s vašimi údajmi deje a nedeje, je vysvetlené na stránke o tom, ako funguje reglia. Otázky týkajúce sa každodennej praxe, napríklad čo sa stane pri zdieľaní údajov medzi platformami, sú zhrnuté na stránke s často kladanými otázkami.
Keď raz zistíte, aké povinnosti pre vašu spoločnosť platia, pravdepodobne budete chcieť vedieť aj to, ako sú vaše údaje pritom chránené. Toto je popísané na stránke o bezpečnosti a súkromí.
Ďalej čítajte
AVG je jednou z predpisov, s ktorými sa môže podnik stretnúť, vedľa napríklad bezpečnosti výrobkov, obalov alebo prístupnosti. Zaujíma vás, ktoré platformy existujú a akou časťou vašich povinností sa zaoberajú? Pozrite si, aké riešenia sú k dispozícii a ktoré sa hodí vašej situácii.