Kdor mora za varnost proizvodov, embalažo, dostopnost in osebne podatke dostopati do štirih različnih platform, se hitro odloči za udobje: povsod isto geslo, morda z dodatno števko. To je najpogostejša napaka pri več compliance-portalih. Problem ni v tem, da je geslo šibko, problem je, da je povsod isto: če se iz ene platforme dostavi ven, se vrata pri vseh štirih takoj odpirajo.
To tveganje se povečuje, ko se nakupljajo dodatni računi. Instalacijsko podjetje, ki začne s priravljenim datoteko za varnost proizvodov, se pogosto v roku leta razširi na embalažo in osebne podatke. Vsaka platforma zahteva lastno prijavo, in pri vsakem novem računu je skušnjava, da bi znova uporabili znano geslo. Tako se brez zavestne odločitve kdorkoli ustvari ena šibka točka za celotno administracijo.
Kaj gre narobe
Redko se dogodi, da bi nekdo uganil geslo. Pogosteje se zgodi prek puščanja pri sami platformi, prek lova na osebne podatke, ki izkorišča prijave, ali prek starega računa, ki ga nihče več ne uporablja, toda še vedno je aktiven. V vseh treh primerih ne določa tveganja moč gesla, temveč ponovno kot ga uporabljamo. Eno presneto geslo, ki deluje tudi drugje, takoj odpre druga vrata.
Dodan je še en vidik, ki ga v manjših podjetjih pogosto spregledajo: kdo se pravzaprav prijavi. Račun, ki je registriran na ime enega delavca, vendar se geslo deli s sodelavci, ker je lažje, ne pokaže več, kdo je naredil kakšno spremembo. Ko ta delavec zapusti podjetje, se pogosto nič ne spremeni, in račun ostane, pri katerem nihče več ne ve, kdo ima dostop.
Zakaj se to dogaja pogosteje, kot se misli
Ni to nepazljivost podjetnika, to je logična posledica tega, kako je urejena skladnost. Štiri platforme pomenijo štirikrat geslo, ki ga je treba zapomniti, štirikrat nastaviti dvostopenjsko preverjanje, štirikrat upravljati račun, ko nekdo zapusti podjetje. Pri tej akumulaciji se skoraj vsi na neki točki odločijo za ponavljanje, preprosto zato, ker se zdi lažje. Torej ni toliko individualna napaka kot strukturna posledica premalo ločenih prijav.
Kaj je bolj trdnejši vzorec
Jedro ni zapleteno: vsak račun dobi svoje geslo, najbolje s upraviteljem gesel, ki to zanj zapomniti, in tam, kjer je mogoče, je vključeno dvostopenjsko preverjanje. Poleg tega pomaga, da redno preverite, kateri računi so še aktivni in na čije ime so registrirani, zlasti po spremembah osebja. To ni pravna obveznost, ki izhaja iz posebne uredbe, je preprosto dobro upravljanje računov, kot pri vsakem drugem poslovnem sistemu.
Kar res pomaga, je število samih računov. Manj ločenih prijav pomeni manj mest, kjer lahko kaj gre narobe. Pri reglia to uredite z enim poslovnim računom, povezanim s svojo kodi KvK in davčno številko namesto z enim osebnim e-poštnim naslovom, od koder dostopate do povezanih platform. Kako ta račun nastavite in upravljate, preberite pri ustvaritvi poslovnega računa.
Kaj reglia pri tem rešuje in kaj ne
Manj prijav ni enako kot manj odgovornosti. Reglia ne nadomešča varnosti povezanih platform in nič ne govori o tem, kako te platforme same ravnajo z gesli ali dostopom. Kar reglia res naredi, in kje se ustavi, je opisano na kaj reglia počne in kaj ne počne z vašimi podatki. Za tiste, ki želijo točno vedeti, kako reglia sama ravna z vašimi podatki in varnostjo, je tam stran o kako reglia ravna z vašimi podatki.
Napaka pri geslu običajno ni incident, temveč navada, ki se neopazno razvije. Z zmanjšanjem števila računov in dodeljevanjem lastnega, edinstvenega gesla vsakemu računu lahko to navado preprosto prekinete. Ste radovedni, katere platforme se zbližajo pod enim poslovnim računom? Oglejte si katere platforme obstajajo in kaj delajo.