Wer für Produktsicherheit, Verpackungen, Barrierefreiheit und Personendaten bei vier verschiedenen Plattformen einloggen muss, wählt schnell den Weg des geringsten Widerstands: überall dasselbe Passwort, vielleicht mit einer Ziffer dahinter. Das ist der häufigste Fehler bei mehreren Compliance-Portalen. Das Problem ist nicht, dass das Passwort schwach ist, das Problem ist, dass es überall gleich ist: Wird es über eine Plattform bekannt, steht die Tür bei allen vier offen.
Dieses Risiko wird größer, je mehr Accounts hinzukommen. Ein Installationsbetrieb, der mit einem Produktsicherheitsdossier beginnt, erweitert seine Tätigkeiten oft innerhalb eines Jahres um Verpackungen und Personendaten. Jede Plattform verlangt einen eigenen Login, und bei jedem neuen Account liegt die Versuchung nahe, das vertraute Passwort wiederzuverwenden. So entsteht, ohne dass jemand dies bewusst entscheidet, ein schwaches Glied in der ganzen Verwaltung.
Was schiefgehen kann
Es geht selten schief, weil jemand das Passwort errät. Es geht schief durch ein Datenleck bei einer der Plattformen selbst, durch Phishing, das Anmeldedaten ausbeutet, oder durch ein altes Konto, das niemand mehr nutzt, aber immer noch aktiv ist. In allen drei Fällen bestimmt nicht die Stärke des Passworts das Risiko, sondern die Wiederverwendung. Ein einziges geleaktes Passwort, das auch anderswo funktioniert, öffnet sofort eine zweite Tür.
Es kommt noch etwas hinzu, das in kleineren Betrieben oft übersehen wird: Wer meldet sich eigentlich an. Ein Konto auf den Namen eines Mitarbeiters, dessen Passwort aber mit Kollegen geteilt wird, weil es einfacher ist, macht nicht mehr sichtbar, wer welche Änderung vorgenommen hat. Wenn dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ändert sich oft nichts, und ein Konto bleibt bestehen, von dem niemand genau weiß, wer noch Zugriff darauf hat.
Warum dies häufiger vorkommt als gedacht
Es ist keine Nachlässigkeit des Unternehmers, es ist eine logische Folge davon, wie Compliance derzeit organisiert ist. Vier Plattformen bedeuten vier Passwörter zum Merken, vier Mal Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten, vier Mal ein Konto verwalten, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Bei dieser Anhäufung wählt fast jeder irgendwann die Wiederholung, einfach weil es praktischer erscheint. Es ist also weniger ein individueller Fehler als vielmehr eine strukturelle Folge von zu vielen einzelnen Logins.
Was ein stärkeres Muster ist
Der Kern ist nicht kompliziert: Jedes Konto bekommt ein eigenes Passwort, am besten mit einem Passwort-Manager, der das für Sie verwaltet, und wo möglich ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert. Darüber hinaus hilft es, regelmäßig zu überprüfen, welche Konten noch aktiv sind und auf wessen Namen sie registriert sind, besonders nach Personalwechseln. Das ist keine rechtliche Verpflichtung, die sich aus einer bestimmten Regelung ergibt, es ist einfach gutes Kontomanagement, wie bei jedem anderen Geschäftssystem.
Was tatsächlich hilft, ist die Anzahl der Konten selbst. Weniger einzelne Logins bedeuten weniger Stellen, wo etwas schiefgehen kann. Bei reglia regeln Sie das mit einem geschäftlichen Konto, verknüpft mit Ihrer Handelsregisternummer und USt-IdNr. statt mit einer persönlichen E-Mail-Adresse, von dem aus Sie die angeschlossenen Plattformen erreichen. Wie Sie dieses Konto einrichten und verwalten, lesen Sie unter ein geschäftliches Konto erstellen.
Was reglia dabei löst und nicht löst
Weniger Logins ist nicht dasselbe wie weniger Verantwortung. reglia ersetzt die Sicherheit der angeschlossenen Plattformen nicht und sagt nichts darüber aus, wie diese Plattformen selbst mit Passwörtern oder Zugriff umgehen. Was reglia tut und wo es aufhört, ist beschrieben auf was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht. Für alle, die genau wissen wollen, wie reglia selbst mit Ihren Anmeldedaten und der Sicherheit umgeht, gibt es die Seite wie reglia mit Ihren Daten umgeht.
Ein Passwortfehler ist meist kein Vorfall, sondern eine Gewohnheit, die unbemerkt entsteht. Durch die Reduzierung der Anzahl der Konten und die Vergabe eines eigenen, eindeutigen Passworts für jedes Konto lässt sich diese Gewohnheit leicht durchbrechen. Neugierig, welche Plattformen hinter einem Geschäftskonto zusammenkommen? Schauen Sie sich an welche Plattformen es gibt und was sie tun.