Jos sinun on kirjauduttava neljälle eri alustalle tuotteen turvallisuuden, pakkausten, saavutettavuuden ja henkilötietojen osalta, valitset helposti mukavuuden: sama salasana kaikkialla, ehkä pienellä numerolla perässä. Tämä on yleisin virhe useilla compliance-portaaleilla. Ongelma ei ole siinä, että salasana on heikko, ongelma on siinä, että se on sama kaikkialla: jos se vuotaa yhden alustan kautta, ovi on avoinna kaikilla neljällä.
Riski kasvaa sitä mukaa, kun lisää tilejä tulee. Asennusyritys, joka aloittaa tuotteen turvallisuuden kanssa, laajenee usein vuoden sisällä pakkauksiin ja henkilötietoihin. Jokainen alusta vaatii oman kirjautumisen, ja jokaisella uudella tilillä on houkutus käyttää tuttua salasanaa uudelleen. Näin syntyy, ilman että kukaan tietoisesti sitä päättää, yksi heikko lenkki koko hallinnon ketjussa.
Mitä menee pieleen
Se menee harvoin pieleen siksi, että joku arvaisi salasanan. Se menee pieleen yhden alustan tietoturvaloukkauksen kautta, phishing-hyökkäysten kautta, jotka varastavat kirjautumistiedot, tai vanhan tilin kautta, jota kukaan ei enää käytä mutta joka on silti aktiivinen. Kaikissa kolmessa tapauksessa salasanan vahvuus ei määrää riskiä vaan sen uudelleenkäyttö. Yksi vuotanut salasana, joka toimii muualla, avaa välittömästi toisen oven.
Siihen lisätään vielä jotain, mitä pienemmissä yrityksissä usein unohtuu: kuka oikeastaan kirjautuu sisään. Tili, joka on yhden työntekijän nimissä, mutta jonka salasana jaetaan työtovereiden kanssa, koska se on helpompaa, ei enää näytä, kuka on tehnyt mitäkin muutosta. Kun tämä työntekijä lähtee, usein mikään ei muutu, ja tili jää olemaan, jonka käyttöoikeus on epäselvä.
Miksi tämä on yleisempää kuin ajateltaisiin
Se ei ole yrityksen huolimattomuutta, se on looginen seuraus siitä, miten compliance on nyt organisoitu. Neljä alustaa tarkoittaa neljää salasanaa, jotka on muistettava, neljä kertaa kaksivaiheisen vahvistuksen asettaminen, neljä kertaa tilin hallinta, kun joku lähtee yrityksestä. Tällä kasautumisella lähes jokainen valitsee jossain vaiheessa toistoa, yksinkertaisesti koska se tuntuu käytännöllisemmältä. Se ei siis ole niinkään yksittäinen virhe kuin rakenteellinen seuraus liian monista erillisistä kirjautumisista.
Mikä on vahvempi malli
Ydin ei ole monimutkainen: jokainen tili saa oman salasanan, mieluiten salasananhallintaohjelmalla, joka muistaa sen puolestasi, ja kaksivaiheinen vahvistus on päällä mahdollisuuksien mukaan. Lisäksi on hyödyllistä säännöllisesti tarkistaa, mitkä tilit ovat vielä aktiivisia ja kenen nimissä ne ovat, varsinkin henkilöstövaihdoksien jälkeen. Tämä ei ole oikeudellinen velvoite, joka johtuisi tietystä sääntelystä, se on vain hyvää tilinhallintoa, kuten minkä tahansa muun liiketoiminnan järjestelmän kanssa.
Se, mikä todella auttaa, on tilien itse lukumäärä. Vähemmän erillisiä kirjautumisia tarkoittaa vähemmän paikkoja, joissa voi mennä pieleen. Regliassa hallitset sen yhdellä liiketoiminnan tilillä, joka on kytketty KvK- ja ALV-numeroosi henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan, josta pääset liitettyihin alustoihin. Miten tämän tilin asetat ja hallitset, luet kohdasta liiketoiminnan tilin luominen.
Mitä reglia ratkaisee ja mitä ei
Vähemmän kirjautumisia ei ole sama kuin vähemmän vastuuta. Reglia ei korvaa liitettyjen alustojen turvajärjestelyä eikä kerro mitään siitä, miten nuo alustat itse käsittelevät salasanoja tai pääsyä. Se, mitä reglia tekee ja missä se pysähtyy, on kuvattu osoitteessa mitä reglia tekee ja ei tee teidän tiedoillanneNiille, jotka haluavat tarkalleen tietää, miten reglia käsittelee kirjautumistietoja ja turvaa, on erillinen sivu osoitteessa kuinka reglia käsittelee tietojasi.
Salasanavirhe ei yleensä ole poikkeama vaan tapa, joka syntyy huomaamattomasti. Pienentämällä tilien määrää ja antamalla jokaiselle tilille oman, ainutlaatuisen salasanan, voi tämän tavan helposti katkaista. Kiinnostaako, mitkä platformit yhdistyvät yhteen liiketilin alle? Tutustu mitkä platformit ovat olemassa ja mitä ne tekevät.