Ak musíte na bezpečnosť produktov, balenie, dostupnosť a ochranu osobných údajov prihlásiť sa do štyroch rôznych platforiem, často sa rozhodujete pre pohodlie: všade rovnaké heslo, možno s číslom na konci. To je najčastejšia chyba pri viacerých compliance portáloch. Problém nie je v tom, že je heslo slabé, problém je v tom, že je všade rovnaké: ak sa dostane von prostredníctvom jednej platformy, dvere sú okamžite otvorené na všetkých štyroch.
Toto riziko rastie, keď pribúdajú ďalšie účty. Inštalačná spoločnosť, ktorá začína s dossierom bezpečnosti produktov, sa často v priebehu roka rozšíri na balenie a ochranu osobných údajov. Každá platforma vyžaduje vlastný login a pri každom novom účte je pokušenie znova použiť známe heslo. Tak vzniká, bez toho aby sa o tom niekto vedome rozhodol, jedno slabé miesto pre celú administratívu.
Čo sa pokazí
Zriedka sa to pokazí tým, že by si niekto uhádol heslo. Pokazí sa to prostredníctvom úniku na jednej z platforiem samotných, prostredníctvom phishingu, ktorý zneužíva prihlasovacie údaje, alebo prostredníctvom starého účtu, ktorý už nikto nepoužíva, ale je stále aktívny. Vo všetkých troch prípadoch nie sila hesla určuje riziko, ale jeho opätovné použitie. Jedno uniknuté heslo, ktoré funguje aj na iných miestach, okamžite otvorí druhé dvere.
Navyše sa pridáva ešte niečo, čo sa v menších spoločnostiach často prehliaduje: kto sa vlastne prihlasuje. Účet, ktorý je na meno jedného zamestnanca, ale heslo sa zdieľa s kolegami, pretože je to jednoduchšie, už nedokáže ukázať, kto vykoná ktorú zmenu. Keď tento zamestnanec opustí spoločnosť, často sa nič nezmení a zostane účet, o ktorom už nikto presne nevie, kto má na neho prístup.
Prečo sa to deje častejšie, ako by sa mohlo zdať
Nie je to nedbanlivosť podnikateľa, je to logický dôsledok toho, ako je compliance teraz organizovaná. Štyri portály znamenajú zapamätať si štyri krát heslo, štyri krát nastaviť dvojfaktorové overovanie, štyri krát spravovať účet, keď niekto opustí spoločnosť. Pri tejto akumulácii si takmer všetci v určitom okamihu volia opakovanie, jednoducho preto, že sa to zdá handier. Nie je to teda tak veľmi jednotková chyba ako skôr štrukturálny dôsledok príliš mnohých nezávislých prihlasení.
Čo je lepší vzor
Jadro nie je zložité: každý účet má svoje vlastné heslo, najlepšie so správcom hesiel, ktorý to za vás zapamätá, a kde je to možné, je zapnuté dvojfaktorové overovanie. Okrem toho pomáha pravidelne skontrolovať, ktoré účty sú stále aktívne a na koho meno sú, najmä po zmene personálu. Ide o žiadnu právnu povinnosť, ktorá by vyplývala z konkrétnej regulácie, je to len dobré správa účtov, rovnako ako pri ktoromkoľvek inom obchodnom systéme.
Čo veľmi pomôže, je počet samotných účtov. Menej nezávislých prihlasení znamená menej miest, kde sa to môže pokaziť. S reglia to riešite jedným obchodným účtom, pripojeným na vaše číslo KvK a číslo DPH namiesto na jednu osobnú e-mailovú adresu, z ktorej dosiahnete pripojené platformy. Ako nastaviť a spravovať tento účet, si prečítajte v vytvorenie obchodného účtu.
Čo reglia v tom rieši a čo nie
Menej prihlasení nie je to isté ako menej zodpovednosti. Reglia nenahrádzuje bezpečnosť pripojených platforiem a nehovori nič o tom, ako tieto platformy samotné zaobchádzajú s heslami alebo prístupom. Čo reglia robí a kde sa zastavuje, je popísané v tom, čo reglia s vašimi údajmi robí a čo nie. Pre tých, ktorí chcú presne vedieť, ako reglia zaobchádza s vašimi údajmi a bezpečnosťou, je tu stránka o ako reglia zaobchádza s vašimi údajmi.
Chyba pri hesle zvyčajne nie je incident, ale zvyk, ktorý sa nevšimnutne vytvorí. Znížením počtu účtov a pridelením vlastného, jedinečného hesla každému účtu sa tento zvyk dá ľahko prerušiť. Zvedavý, ktoré platformy sa spájajú v rámci jedného obchodného účtu? Pozrite si ktoré platformy existujú a čo robia.