Chi deve effettuare l'accesso a quattro piattaforme diverse per la sicurezza dei prodotti, gli imballaggi, l'accessibilità e la protezione dei dati personali, spesso sceglie la comodità: la stessa password ovunque, magari con un numero in fondo. Questo è l'errore più comune con più portali di conformità. Il problema non è che la password sia debole, il problema è che è la stessa ovunque: se emerge da una piattaforma, tutte quattro rimangono aperte.
Questo rischio aumenta man mano che arrivano più account. Un'impresa di installazione che inizia con un fascicolo sulla sicurezza dei prodotti spesso si espande entro un anno a imballaggi e protezione dei dati. Ogni piattaforma richiede un accesso proprio, e con ogni nuovo account aumenta la tentazione di riutilizzare la password conosciuta. Così nasce, senza che nessuno lo decida consapevolmente, un anello debole per tutta l'amministrazione.
Cosa va storto
Raramente va storto perché qualcuno indovina la password. Va storto tramite una violazione presso una delle piattaforme stesse, tramite phishing che ruba le credenziali di accesso, oppure tramite un account vecchio che nessuno usa più ma che è ancora attivo. In tutti e tre i casi non è la forza della password a determinare il rischio, ma il riutilizzo di essa. Una password compromessa che funziona anche altrove, apre subito una seconda porta.
C'è ancora un'altra cosa che nelle aziende più piccole spesso viene trascurata: chi effettua l'accesso. Un account intestato a un dipendente, ma di cui la password viene condivisa con i colleghi perché è più facile, non rende più visibile chi ha fatto quale modifica. Quando quel dipendente se ne va, spesso non succede nulla, e l'account rimane attivo senza che nessuno sappia esattamente chi vi ha ancora accesso.
Perché questo accade più spesso del previsto
Non è negligenza dell'imprenditore, è una conseguenza logica di come è organizzata la conformità ora. Quattro piattaforme significano quattro password da ricordare, quattro volte configurare l'autenticazione a due fattori, quattro volte gestire un account quando qualcuno lascia l'azienda. Con questa moltiplicazione, quasi tutti prima o poi scelgono la ripetizione, semplicemente perché sembra più pratico. Quindi non è tanto un errore individuale quanto piuttosto una conseguenza strutturale di troppi accessi separati.
Quale sia un modello più solido
Il nocciolo non è complicato: ogni account riceve una propria password, preferibilmente con un gestore di password che la ricordi per voi, e dove possibile l'autenticazione a due fattori è attiva. Inoltre aiuta controllare regolarmente quali account sono ancora attivi e a nome di chi, specialmente dopo i cambiamenti di personale. Non è un obbligo legale che deriva da una regola specifica, è semplicemente una buona gestione degli account, proprio come in qualsiasi altro sistema aziendale.
Quello che davvero aiuta, è il numero degli account stesso. Meno accessi separati significano meno posti dove può andare storto. Con reglia gestite tutto con un account aziendale, collegato al vostro numero di KvK e partita IVA invece che a un singolo indirizzo e-mail personale, dal quale raggiungete le piattaforme collegate. Come configurate e gestite quell'account, lo leggete in creare un account aziendale.
Cosa reglia risolve e cosa no
Meno accessi non è la stessa cosa di meno responsabilità. Reglia non sostituisce la sicurezza delle piattaforme collegate, e non dice nulla su come quelle piattaforme stesse gestiscono le password o l'accesso. Quello che reglia fa, e dove si ferma, è descritto su cosa reglia fa e non fa con i vostri dati. Per chi vuol sapere esattamente come reglia stessa gestisce i vostri dati di accesso e la sicurezza, c'è la pagina su come reglia gestisce i vostri dati.
Un errore di password di solito non è un incidente ma un'abitudine che si forma inosservata. Riducendo il numero di account e assegnando a ciascun account una password propria e univoca, questa abitudine è facile da spezzare. Curioso di sapere quali piattaforme si riuniscono dietro un unico account aziendale? Scopri quali piattaforme esistono e cosa fanno.