Pokud musíte kvůli bezpečnosti produktů, obalům, přístupnosti a osobním údajům přihlašovat se ke čtyřem různým platformám, snadno se rozhodnete pro pohodlí: všude stejné heslo, možná s číslicí na konci. To je nejčastější chyba u více compliance portálů. Problém není v tom, že heslo je slabé, problém je v tom, že je stejné všude: pokud se dostane ven skrze jednu platformu, dvere se otevrou u všech čtyř najednou.
Toto riziko se zvětšuje, když přibývá více účtů. Instalační podnik, který začíná s dossierem bezpečnosti produktu, se často během roku rozšíří na obaly a osobní údaje. Každá platforma vyžaduje vlastní přihlášení a u každého nového účtu vyvstane pokušení znovu použít známé heslo. Tak vzniká, bez vědomého rozhodnutí kohokoliv, jeden slabý článek pro celou správu.
Co se pokazí
Zřídka se pokazí tím, že by si někdo heslo uhodl. Pokazí se to únikem u jedné z platforem samotných, phishingem, který zneužívá přihlašovací údaje, nebo starým účtem, který už nikdo nepoužívá, ale je stále aktivní. Ve všech třech případech určuje riziko ne síla hesla, ale jeho opakovaná použití. Jedno uniknuté heslo, které funguje i jinde, otevře hned druhé dveře.
K tomu se přidává něco, co se v menších podnicích často přehlíží: kdo se vlastně přihlašuje. Účet, který je na jméno jednoho zaměstnance, ale heslo se sdílí s kolegy, protože je to jednodušší, už neumožňuje vidět, kdo jakou změnu provedl. Když ten zaměstnanec odejde, často se nic nezmění a účet zůstane existovat, přičemž nikdo pořádně neví, kdo k němu má přístup.
Proč se to děje větší, než se očekává
Není to nedbalostí podnikatele, je to logickým důsledkem toho, jak je compliance nyní organizována. Čtyři portály znamenají čtyřikrát si zapamatovat heslo, čtyřikrát nastavit dvoustupňové ověření, čtyřikrát spravovat účet, když někdo podnik opustí. Při takové akumulaci si téměř každý v určitém okamžiku vybere opakování, prostě proto, že se to zdá pohodlnější. Jde tedy spíše o strukturální důsledek příliš mnoha rozptýlených přihlášení než o jednotlivou chybu.
Jaký je silnější vzorec
Jádro není komplikované: každý účet dostane své vlastní heslo, nejlépe s managerem hesel, který vám to zapamatuje, a kde je to možné, je zapnuto dvoustupňové ověření. Kromě toho pomáhá pravidelně kontrolovat, které účty jsou stále aktivní a na čí jméno jsou, zvláště po změnách v personálu. Jde o právní povinnost, která by vyplývala ze specifického právního předpisu, je to prostě dobré řízení účtů, jako u každého jiného obchodního systému.
Co opravdu pomáhá, je samotný počet účtů. Méně rozptýlených přihlášení znamená méně míst, kde může dojít k chybě. V reglia to zařídíte jedním obchodním účtem, připojeným k vaší KvK a DIČ místo jedné osobní e-mailové adresy, z něhož se dostanete k připojeným platformám. Jak ten účet nastavit a spravovat, najdete v návodu vytvoření obchodního účtu.
Co reglia v tom řeší a co ne
Méně přihlášení není totéž co méně odpovědnosti. Reglia nenahrazuje zabezpečení připojených platforem a neříká nic o tom, jak ty platformy samy zachází s hesly nebo přístupem. Co reglia dělá a kde končí, je popsáno na co reglia dělá a nedělá s vašimi údaji. Pro ty, kteří chtějí přesně vědět, jak reglia sama zachází s vašimi údaji a bezpečností, existuje stránka o jak reglia se vašimi údaji zachází.
Chyba hesla obvykle není incident, ale zvykem, který se nenápadně vyvíjí. Snížením počtu účtů a přidělením vlastního, jedinečného hesla každému účtu se tento zvyk snadno přeruší. Chcete vědět, které platformy se sdružují za jedním podnikovým účtem? Podívejte se které platformy existují a co dělají.