Ako trebate prijaviti se na četiri različite platforme za sigurnost proizvoda, pakiranja, pristupačnost i osobne podatke, brzo biste odabrali jednostavnost: ista lozinka svugdje, možda s brojem na kraju. To je česta greška pri višestruko dostupnim compliance-portalima. Problem nije što je lozinka slaba, problem je što je svugdje ista: ako dođe do curenja preko jedne platforme, vrata su otvorena na sve četiri.
Taj rizik raste kako dolaze novi računi. Instalaterna poduzeća koja počnu s dosjeom sigurnosti proizvoda često se proširuju na pakiranja i osobne podatke tijekom godine. Svaka platforma zahtijeva vlastitu prijavu, a pri svakom novom računu javljaju se iskušenja da se ponovna iskoristi poznata lozinka. Tako, bez svjesne odluke, nastaje jedno slabo mjesto za cijelu administraciju.
Što ide po zlu
Rijetko ide po zlu zato što netko pogodi lozinku. Ide po zlu kroz curenje na samoj platformi, kroz phishing koji zlorabljava prijave, ili kroz stari račun koji nitko više ne koristi, ali je i dalje aktivan. U sva tri slučaja rizik ne određuje čvrstina lozinke, već njezino ponovno korištenje. Jedna curena lozinka koja je važeća i drugdje odmah otvara druga vrata.
Dolazi tu još nešto što se često zanemaruje u manjim poduzećima: tko se zapravo prijavljuje. Račun na ime jednog zaposlenika, ali čija lozinka se dijeli s kolegama jer je praktičnije, više ne čini vidljivim tko je napravio koju izmjenu. Kad taj zaposlenik ode, često se ništa ne promijeni, i račun ostaje na kojem nitko više precizno ne zna tko ima pristup.
Zašto se to događa češće nego što se mislilo
Nije zanemarivost poduzetnika, to je logična posljedica kako je compliance sada organiziran. Četiri platforme znači četiri puta zapamtiti lozinku, četiri puta postaviti dvofaktorsku provjeru, četiri puta upravljati računom kada netko napusti poduzeće. Pri toj nakupljanju gotovo svatko u jednom trenutku odabere ponavljanje, jer se čini jednostavnije. Nije toliko individualna greška koliko strukturna posljedica previše odvojenih prijava.
Što je jači obrazac
Jezgra nije komplicirana: svaki račun dobiva vlastitu lozinku, po mogućnosti s upraviteljem lozinki koji će to za vas zapamtiti, i gdje je moguće, dvofaktorska provjera je uključena. Osim toga, pomaže redovito provjeravati koji su računi još aktivni i na čije ime stoje, pogotovo nakon promjena kadra. To nije pravna obveza koja proizlazi iz specifične uredbe, to je jednostavno dobar upravljanje računima, kao i kod svakog drugog poslovnog sustava.
Ono što stvarno pomaže je sam broj računa. Manje odvojenih prijava znači manje mjesta gdje može biti problema. S reglia to uređujete s jednim poslovnim računom, povezanim s vašim KvK- i PDV-brojem umjesto s jednom osobnom e-mail adresom, iz kojeg pristupate povezanim platformama. Kako postaviti i upravljati tim računom, čitajte na stvaranju poslovnog računa.
Što reglia u tome rješava, a što ne
Manje prijava nije isto što i manja odgovornost. Reglia ne zamjenjuje sigurnost povezanih platformi i ne govori ništa o tome kako te platforme same upravljaju lozinkama ili pristupom. Ono što reglia čini, i gdje staje, opisano je na što reglia čini i ne čini sa vašim podacima. Za one koji točno žele znati kako reglia upravlja vašim podatcima i sigurnosti, postoji stranica o kako reglia upravlja vašim podatcima.
Greška u lozinci obično nije incident već navika koja nastaje neopaženo. Smanjenjem broja računa i dodijeljenjem svakom računu vlastitite, jedinstvene lozinke, ta je navika jednostavna za prekidanje. Želite li znati koji su platformi spojeni u jedan poslovni račun? Pogledajte koje platforme postoje i što rade.