Ako dlho trvá zdieľanie údajov medzi compliance-platformami?
Technicky je to rýchle vyriešené: akonáhle v platform udielite povolenie na používanie údajov z vášho firemného dossiera, je táto koppeling väčšinou aktívna v priebehu niekoľko minút. Oneskorenie prakticky nikdy nie je v technike, ale v tom, čo jej predchádza: vedieť, ktoré údaje chcete zdieľať, kto v rámci vašej organizácie to môže schváliť, a či údaje, ktoré tam už sú, stále platia.
Neexistuje žiadna zákonná ani pevná lehota na zdieľanie údajov medzi compliance-platformami — totiž nejde o právny krok, ale o organizačný. Doba spracovania závisí od vášho vlastného procesu: ako rýchlo niekto v rámci vašej spoločnosti rozhodne o tom, čo sa môže zdieľať, a ako aktuálne sú v tom čase vaše firemné údaje.
Kde v praxi čas odchádza
V väčšine MKB-firiem sa nepokúša o technický problém, ale o nejasnosť. Kto môže rozhodovať, že platform B môže čítať, čo je v platform A? V prípade samostatného podnikateľa je to zvyčajne jasné, ale akonáhle sa HR-manažér, manažér kancelárskych operácií a riaditeľ zaoberajú compliance, zvyčajne trvá dni, kým niekto skutočne klikne na súhlas — nie preto, že by to bolo zložité, ale preto, že sa nikto necítí vlastníkom toho rozhodnutia.
Druhé oneskorenie nastáva, keď samotné údaje nie sú správne. Zmena adresy, ktorá je vypracovaná v jednom systéme, ale nie v druhom, číslo KvK, ktoré je zastarané, alebo kategória produktu, ktorá už nie je aktuálna: takéto rozdiely sa často objavujú až vtedy, keď chcete zdieľať údaje medzi platformami, a musia byť najskôr opravené, aby bola koppeling zmysluplná.
Čo ide rýchlejšie, keď je základ v poriadku
Ak je vaš firemný a produktový dosier už úplný a aktuálny, v praxi zostáva len samotné schválenie. To čaká najviac: nie prenesenie údajov, ale to, aby ste museli posúdiť, či stále platia. To je presne dôvod, prečo centrálny dosier, ktorý čítajú jednotlivé platformy, prináša niečo iné ako štyrikrát oddelene vyplniť — nie preto, že by samotné zdieľanie bolo rýchlejšie, ale preto, že kontrola, ktorá mu predchádza, odpadá.
tom, čo reglia s vašimi údajmi robí a čo nie vysvetľuje, ako to funguje: reglia sama neinterpretuje žiadne predpisy a nerozhoduje za vás, čo máte zdieľať, len zabezpečí, aby platformy mohli používať ten istý, aktuálny dosier, ktorý ste raz vyplnili.
Kto v rámci vašej organizácie musí rozhodovať
Keďže konto u reglia je viazané na právnu osobu a nie na jednu e-mailovú adresu, je dobré vopred upraviť, kto v mene vašej spoločnosti môže schvaľovať alebo intiakovať prístup. To nie je právna otázka, ale interná dohoda, ktorú je najlepšie určiť vopred, kým začnete so zdieľaním — nie neskôr, keď už niekto odišiel alebo zmenil funkciu.
Čo si môžete vopred skontrolovať
Kým budete zdieľať údaje medzi platformami, je vhodné skontrolovať dve veci: všetko je v vašom firemnom dossieri stále aktuálne, a je jasné, kto v rámci vašej organizácie môže súhlasiť. Obe to nie sú zákonné povinnosti, ale praktické podmienky, ktoré z väčšej časti určujú dobu spracovania. Čo presne platform robí s zdieľanými údajmi a ako dlho ich uchovávajú, čítate na stránke o bezpečnosti a súkromí.
V prípade otázok o konkrétnej situácii — napríklad či určité zdieľanie údajov vyžaduje podľa GDPR samostatný právny základ — je správna cesta konzultovať právnika alebo Úrad na ochranu osobných údajov; reglia sama robí v tejto veci žiadne vyhlásenia.
Zhrnuté
Technika zdieľania údajov medzi platformami stojí takmer žiadny čas. Doba spracovávania, ktorú v praxi zažívate, je v usporiadaní samotných údajov a v rozhodnutí, kto je za to vo vašej spoločnosti zodpovedný. Kto si to vopred zariadil, nemusí ten krok opakovať zakaždým.
Zvedavý, ako to vyzerá v praxi? Pozrite si ktoré platformy sú dostupné a ako reglia funguje ako schránka nad ňou, alebo vytvorte si bezplatný obchodný účet aby ste sami videli, čo už je vo vašom firemnom dossieri.