Cik ilgi ilgst datu kopīgošana starp atbilstības platformām?
Tehniski tas tiek noregulēts ātri: tiklīdz jūs platformā dodat atļauju izmantot datus no jūsu uzņēmuma dossiera, šī saistība parasti kļūst aktīva dažu minūšu laikā. Aizkavēšanās gandrīz nekad nav tehnikā, bet tajā, kas tai paredz: zināt, kurus datus jūs vēlaties koplietot, kurš jūsu organizācijā to var apstiprināt, un vai dati, kas tur jau atrodas, joprojām ir pareizi.
Starp compliance platformām datu koplietošanai nepastāv juridisks vai fiksēts termiņš — tas nav juridisks solis, bet organizatorisks. Apstrādes laiks ir atkarīgs no jūsu paša procesa: cik ātri kāds jūsu uzņēmumā pieņem lēmumu par to, ko var koplietot, un cik aktuāli jūsu uzņēmuma dati tajā laikā ir.
Kur praksē pazūd laiks
Lielākajā daļā MKB uzņēmumu tas nepaliek iestrēdzis tehniskā problēmā, bet neskaidrībā. Kurš var izlemt, ka platforma B var lasīt, kas atrodas platformā A? Viena cilvēka uzņēmumā tas parasti ir skaidrs, bet tiklīdz ar HR vadītāju, biroja vadītāju un direktoru compliance ir jārisina, bieži vien paiet daudz dienu, līdz kāds patiešām noklikšķina uz piekrišanas — ne tāpēc, ka tas ir sarežģīti, bet tāpēc, ka neviens nejūtas atbildīgs par šo lēmumu.
Otra aizkavēšanās rodas, kad dati paši nav pareizi. Adreses maiņa, kas ir ieviesta vienā sistēmā, bet ne otrā, KvK numurs, kas ir novecojis, vai produkta kategorija, kas vairs nav aktuāla: šādu neatbilstību bieži vien var atklāt tikai tad, kad vēlaties koplietot datus starp platformām, un tas jāiztaisnos, pirms saistība ir jēgpilna.
Kas darbojas ātrāk, ja bāze ir kārtībā
Ja jūsu uzņēmuma un produkta dossiers jau ir pilnīgs un aktuāls, praksē paliek tikai pati apstiprināšana. Tas daudz ietaupa: ne datu pārsūtīšana, bet atkārtota pārbaude, vai tie joprojām ir pareizi. Tas ir arī tieši iemesls, kāpēc centrālais dossiers, ko katra platforma nolasa, dod ko citu nekā četras reizes atsevišķi aizpildīt — ne tāpēc, ka pati koplietošana darbotos ātrāk, bet tāpēc, ka pārbaudei, kas tai paredz, nav jānotiek.
to, ko reglia dara un nedara ar jūsu datiem skaidro, kā tas darbojas: reglia pati neprecizē normatīvos aktus un nelemj par jums, ko jums jākoplietō, tā tikai nodrošina, ka platformas var piekļūt tam pašam, aktualajam dossierim, ko jūs vienu reizi esat aizpildījuši.
Kurš jūsu organizācijā jālemj
Tā kā accounts pie reglia ir saistīts ar juridisko personu, nevis vienā e-pasta adresi, ir labi iepriekš noregulēt, kurš jūsu uzņēmuma vārdā var sniegt vai atsaukt piekļuves atļauju. Tas nav juridisks jautājums, bet iekšēja vienošanās, un to labāk ir dokumentēt, pirms sākat koplietot — nevis vēlāk, kad kāds jau ir pametis darbu vai mainīja amatu.
Kas jums jāpārbaudā iepriekš
Pirms datu koplietošanas starp platformām, ir jēgpilni pārbaudīt divas lietas: vai viss jūsu uzņēmuma dossierā joprojām ir aktuāls, un vai ir skaidrs, kurš jūsu organizācijā var sniegt atļauju. Abi nav juridiskas obligācijas, bet praktiski priekšnoteikumi, kas lielākoties nosaka apstrādes laiku. Tas, ko platforma precīzi dara ar koplietotiem datiem un cik ilgi tie tiek uzglabāti, jūs varat nolasīt. drošības un privātuma lapā.
Jautājumiem par konkrētu situāciju — piemēram, vai noteikta datu koplietošana saskaņā ar GDPR pieprasa atsevišķu likumīgu pamatu — pareizais ceļš ir konsultēties ar juristu vai Valsts datu inspektoru; reglia par to pati nesniedz viedokli.
Rezumējumā
Datu koplietošanas tehnika starp platformām aizņem gandrīz nekādu laiku. Praktiski pieredzētais laika patēriņš ir saistīts ar pašu datu kārtošanu un lēmuma pieņemšanu par to, kurš par to ir atbildīgs jūsu uzņēmumā. Tas, kurš to iepriekš nolabos, šo darbību vairs nebūs spiests veikt atkārtoti.
Vēlaties redzēt, kā tas izskatās praksē? Skatieties kādas platformas pastāv un kā reglia tur darbojas kā čaula, vai izveidojiet bezmaksas biznesa kontu lai pats redzētu, kas jau atrodas jūsu uzņēmuma dosijē.