Wie lange dauert es, Daten zwischen Compliance-Plattformen auszutauschen?
Technisch ist es schnell erledigt: Sobald Sie auf einer Plattform die Genehmigung geben, Daten aus Ihrem Unternehmens-Dossier zu nutzen, ist die Koppelung oft innerhalb weniger Minuten aktiv. Die Verzögerung liegt fast nie in der Technik, sondern in dem, was ihr vorausgeht: wissen, WELCHE Daten Sie teilen möchten, wer innerhalb Ihrer Organisation das genehmigen darf, und ob die Daten, die bereits vorhanden sind, noch stimmen.
Es gibt keine gesetzliche oder festgelegte Frist für den Austausch von Daten zwischen Compliance-Plattformen — das ist nämlich kein rechtlicher Schritt, sondern ein organisatorischer. Die Durchlaufzeit hängt von Ihrem eigenen Prozess ab: wie schnell jemand innerhalb Ihres Unternehmens entscheidet, was geteilt werden darf, und wie aktuell Ihre Unternehmensdaten zu diesem Zeitpunkt sind.
Wo die Zeit in der Praxis vergeht
Bei den meisten KMU-Unternehmen liegt das Problem nicht bei einem technischen Fehler, sondern bei fehlender Klarheit. Wer darf entscheiden, dass Plattform B lesen darf, was in Plattform A steht? Bei einem Einzelunternehmen ist das meist klar, aber sobald ein HR-Manager, ein Büroleiter und ein Geschäftsführer alle mit Compliance zu tun haben, dauert es oft Tage, bis jemand tatsächlich zustimmt — nicht weil es kompliziert ist, sondern weil sich niemand als Verantwortlicher für diese Entscheidung fühlt.
Eine zweite Verzögerung entsteht, wenn die Daten selbst nicht stimmen. Eine Adressänderung, die in einem System durchgeführt wurde, aber nicht in dem anderen, eine Handelsregisternummer, die veraltet ist, oder eine Produktkategorie, die nicht mehr aktuell ist: solche Unterschiede kommen oft erst ans Licht, wenn Sie Daten zwischen Plattformen teilen möchten, und müssen erst korrigiert werden, bevor die Koppelung sinnvoll ist.
Was schneller geht, wenn die Grundlagen in Ordnung sind
Wenn Ihr Unternehmens- und Produktdossier bereits vollständig und aktuell ist, bleibt in der Praxis nur noch die Genehmigung selbst übrig. Das spart am meisten: nicht das Übertragen von Daten, sondern das ständige Überprüfen müssen, ob sie noch stimmen. Das ist auch genau der Grund, warum ein zentrales Dossier, das jede Plattform ausliest, etwas anderes liefert als viermal separat ausfüllen — nicht weil der Austausch selbst schneller geht, sondern weil die Kontrolle, die ihm vorausgeht, entfällt.
was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht erklärt, wie das funktioniert: reglia selbst interpretiert keine Regelgeving und entscheidet nicht für Sie, was Sie teilen müssen, es stellt nur sicher, dass Plattformen auf dasselbe, aktuelle Dossier zugreifen können, das Sie einmal ausgefüllt haben.
Wer innerhalb Ihrer Organisation entscheiden muss
Weil ein Konto bei reglia an die juristische Person gebunden ist und nicht an eine einzelne E-Mail-Adresse, lässt sich vorher gut regeln, wer im Namen Ihres Unternehmens den Zugriff genehmigen oder entziehen darf. Das ist keine rechtliche Frage, sondern eine interne Absprache, und diese legen Sie am besten fest, bevor Sie mit dem Teilen beginnen — nicht hinterher, wenn jemand bereits das Unternehmen verlassen hat oder seine Funktion gewechselt hat.
Was Sie vorher überprüfen können
Bevor Sie Daten zwischen Plattformen teilen, ist es sinnvoll, zwei Dinge zu überprüfen: Ist alles in Ihrem Unternehmens-Dossier noch aktuell, und ist klar, wer innerhalb Ihrer Organisation die Genehmigung geben darf. Beides sind keine gesetzlichen Verpflichtungen, sondern praktische Voraussetzungen, die die Durchlaufzeit weitgehend bestimmen. Was eine Plattform genau mit geteilten Daten tut und wie lange diese gespeichert bleiben, lesen Sie auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
Bei Fragen zu einer konkreten Situation — beispielsweise ob ein bestimmter Datenaustausch gemäß DSGVO eine separate Rechtsgrundlage erfordert — ist der richtige Weg, einen Rechtsanwalt oder die Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu konsultieren; reglia gibt selbst dazu keine Stellungnahme ab.
Zusammenfassung
Die Technik des Datenaustauschs zwischen Plattformen kostet kaum Zeit. Die Durchlaufzeit, die Sie in der Praxis erleben, steckt darin, die Daten selbst in Ordnung zu bringen und zu entscheiden, wer dafür in Ihrem Unternehmen verantwortlich ist. Wer das vorher regelt, muss diesen Schritt nicht jedes Mal erneut durchlaufen.
Neugierig, wie das in der Praxis aussieht? Schauen Sie sich an welche Plattformen es gibt, an und wie reglia dort als Schicht darüber funktioniert, oder erstellen Sie ein kostenloses geschäftliches Konto um selbst zu sehen, was bereits in Ihrer Unternehmensakte steht.