Quanto tempo ci vuole per condividere i dati tra le piattaforme di compliance?
Tecnicamente è presto regolato: non appena date il vostro consenso in una piattaforma per utilizzare i dati dal vostro dossier aziendale, quella connessione è spesso attiva entro pochi minuti. Il ritardo quasi mai risiede nella tecnologia, ma in quello che la precede: sapere quali dati volete condividere, chi all'interno della vostra organizzazione può approvarli, e se i dati che sono già lì sono ancora corretti.
Non esiste un termine legale o fisso per la condivisione di dati tra piattaforme di compliance — perché non è un passaggio giuridico ma organizzativo. I tempi dipendono dal vostro processo: quanto rapidamente qualcuno all'interno della vostra azienda prende una decisione su quello che può essere condiviso, e quanto sono attuali i dati della vostra azienda in quel momento.
Dove va il tempo nella pratica
Nella maggior parte delle PMI il problema non è tecnologico, ma mancanza di chiarezza. Chi può decidere che la piattaforma B può leggere quello che c'è nella piattaforma A? In una ditta individuale è di solito chiaro, ma non appena un responsabile HR, un responsabile amministrativo e un direttore hanno tutti a che fare con la compliance, spesso passano giorni prima che qualcuno effettivamente clicchi su conferma — non perché sia complicato, ma perché nessuno si sente proprietario di quella decisione.
Un secondo ritardo nasce quando i dati stessi non sono corretti. Un cambio di indirizzo che è stato registrato in un sistema ma non nell'altro, un numero di iscrizione al registro delle imprese che è obsoleto, o una categoria di prodotto che non è più attuale: questo genere di discrepanze spesso emergono solo quando volete condividere dati tra piattaforme, e devono essere corretti prima che la connessione abbia senso.
Cosa va più veloce quando le basi sono in ordine
Se il vostro dossier aziendale e dei prodotti è già completo e attuale, nella pratica rimane solo l'approvazione stessa. Questo fa la differenza maggiore: non è il trasferimento dei dati, ma doverli controllare ripetutamente ogni volta se sono ancora corretti. È anche precisamente per questo che un dossier centrale che ogni piattaforma legge produce qualcosa di diverso rispetto a compilare quattro volte separatamente — non perché la condivisione stessa sia più veloce, ma perché il controllo che la precede non è più necessario.
cosa reglia fa e non fa con i vostri dati spiega come funziona: reglia stesso non interpreta la normativa e non decide per voi cosa dovete condividere, garantisce solo che le piattaforme possano accedere allo stesso dossier attuale che voi una volta avete compilato.
Chi all'interno della vostra organizzazione deve decidere
Poiché un account presso reglia è legato alla persona giuridica e non a un singolo indirizzo di posta elettronica, è bene regolare in anticipo chi per conto della vostra azienda può autorizzare o ritirare l'accesso. Non è una questione legale ma un accordo interno, ed è meglio metterlo per iscritto prima di iniziare a condividere — non dopo, quando qualcuno ha già finito o ha cambiato ruolo.
Cosa potete controllare in anticipo
Prima di condividere dati tra piattaforme, è utile controllare due cose: tutto nel vostro dossier aziendale è ancora attuale, ed è chiaro chi all'interno della vostra organizzazione può dare l'autorizzazione. Nessuno dei due è un obbligo legale ma una condizione pratica che determina in gran parte i tempi. Quello che una piattaforma fa esattamente con i dati condivisi e quanto a lungo li conserva, lo potete leggere su la pagina su sicurezza e privacy.
Per domande su una situazione specifica — ad esempio se una determinata condivisione di dati secondo il RGPD richiede una base legale separata — la strada corretta è consultare un avvocato o l'Autorità per la protezione dei dati; reglia stesso non si pronuncia su questo.
In sintesi
La tecnica di condivisione dei dati tra piattaforme richiede poco tempo. Il tempo di elaborazione che sperimenta nella pratica dipende dall'organizzazione dei dati stessi e dalla decisione su chi all'interno della sua azienda sia responsabile di ciò. Chi regola questo in anticipo non deve ripetere questo passaggio ogni volta.
Curioso di vedere come funziona nella pratica? Guardi quali piattaforme esistono e come reglia funziona come strato sovrastante, oppure crei un account aziendale gratuito per vedere lei stesso quali dati sono già presenti nel suo dossier aziendale.