Kui kaua võtab aega andmete jagamine compliance-platvormide vahel?
Tehniliselt on see kiiresti lahendatud: niipea kui te platvormis loa andate oma ettevõtte dossierist andmete kasutamiseks, on see ühendus sageli mõne minuti jooksul aktiivne. Viivitus ei ole peaaegu kunagi tehnikas, vaid selles, mis sellele eelneb: teada, millised andmed te jagada soovite, kes teie organisatsioonis seda heaks saab kiita, ja kas andmed, mis seal juba asuvad, on veel õiged.
Andmete jagamisel vastavusplatvormi vahel ei ole seaduslik ega kindel tähtaeg — see pole nimelt õiguslik samm vaid organisatsiooniline. Läbilõikamise aeg sõltub teie omast protsessist: kui kiiresti keegi teie ettevõttes otsustab, millised andmed jagada võib, ja kui käesolevad on teie äriandmed sel hetkel.
Kuhu praktikas aeg läheb
Enamikus väikeettevõtetes pole asi kinni tehnikaprobleem, vaid selguse puudus. Kes tohib otsustada, et platvorm B võib lugeda, mis platvormis A on? Üksikettevõttaja puhul on see tavaliselt selge, kuid niipea kui HR-juhataja, kontorjuht ja direktor tegelevad kõik vastavusega, võtab tavaliselt päevi aega, kuni keegi tegelikult nõusnõusse klõpsab — mitte sellepärast, et see on keeruline, vaid sellepärast, et keegi ei tunne end selle otsuse omanikuna.
Teine viivitus tekib siis, kui andmed ise ei ole õiged. Aadressi muutus, mis ühes süsteemis on edasi viidud, kuid teises mitte, KvK-number, mis on aegunud, või tootekategooria, mis ei ole enam aktuaalne: seda tüüpi erinevused ilmnevad sageli alles siis, kui soovite andmeid platvormi vahel jagada, ja tuleb enne ühenduse tegemist parandada.
Mis kiiremini käib, kui alus on korras
Kui teie ettevõtte ja tootenimistik on juba täielik ja ajakohane, jääb praktikas ainult heakskiit ise alles. See on kõige enam kokkuhoid: mitte andmete edastamine, vaid nende pidev kontroll, kas need on õiged. See on ka täpselt see, miks tsentraliseeritud dossier, mille iga platvorm välja loeb, annab teistsuguse tulemuse kui neli korda eraldi täitmine — mitte sellepärast, et jagamine ise kiiremini käib, vaid sellepärast, et sellele eelnenud kontroll jääb ära.
milleks reglia teie andmetega teeb ja ei tee selgitab, kuidas see toimib: reglia ise ei tõlgendu seadusandlust ega otsusta teie eest, mida te jagada peate, see hoolt ainult selle eest, et platvormid saaksid samast, ajakohasest dossierist, mille te üks kord olete täitnud.
Kes teie organisatsioonis peab otsustama
Kuna reglia konto on seotud juriidilise isikuga, mitte ühe e-posti aadressiga, on hea regeerida eelnevalt, kes teie ettevõtte nimel pääsu heaks saab kiita või tagasi võtta. See ei ole õiguslik küsimus vaid sisemine kokkuleppemine, ja selle fikseerite paremini enne, kui jagamist alustate — mitte hiljem, kui keegi on juba lahkunud või ametikohalt vahetanud.
Mida saate eelnevalt kontrollida
Enne andmete jagamist platvormi vahel on mõistlik kahte asja kontrollida: kas kõik teie ettevõtte dossiers on veel ajakohane, ja kas selge, kes teie organisatsioonis luba anda tohib. Mõlemad ei ole seadusandlikud kohustused vaid praktilised eeltingimused, mis määravad läbilõikamise aja suuresti. Mida platvorm täpselt jagatud andmetega teeb ja kui kaua neid säilitab, leiate turvalisuse ja privaatsuse leht.
Konkreetse olukorra kohta esitatud küsimuste puhul — näiteks kas teatud andmete jagamine GDPR-i järgi nõuab eraldi õiguslikku alust — on õige tee konsulteerida juristiga või Andmekaitse Inspektsiooniga; reglia ei tee selles osas ise avaldust.
Kokkuvõttes
Andmete jagamise tehnika platvormide vahel võtab peaaegu aega. Praktika põhjal kogetav läbilöömisaeg tuleneb andmete endi korrastamisest ja otsusest, kes teie ettevõttes selle eest vastutab. Kes selle ette ära reguleerib, ei pea seda sammu iga kord uuesti läbima.
Uudishimulik, kuidas see praktikas välja näeb? Vaadake millised platvormid on olemas ja kuidas reglia seal kestana yli töötab, või looge tasuta ärikonto et näha, mis teie ettevõtte dossieris juba sisalduv on.