Πόσο καιρό χρειάζεται για να διαμοιραστούν δεδομένα μεταξύ των πλατφορμών συμμόρφωσης;
Τεχνικά είναι γρήγορα: μόλις δώσετε άδεια σε μια πλατφόρμα να χρησιμοποιήσει δεδομένα από το επιχειρηματικό σας δοσιέ, η κάθε κoppeling συχνά ενεργοποιείται εντός λεπτών. Η καθυστέρηση σχεδόν ποτέ δεν είναι στην τεχνική, αλλά στο τι προηγείται: το να ξέρετε ποια δεδομένα θέλετε να μοιράσετε, ποιος στο εσωτερικό της οργάνωσής σας μπορεί να το εγκρίνει, και αν τα δεδομένα που είναι ήδη εκεί είναι ακόμη ακριβή.
Δεν υπάρχει νομική ή σταθερή προθεσμία για τη μοίρασμα δεδομένων μεταξύ πλατφορμών συμμόρφωσης — αυτό δεν είναι νομικό βήμα αλλά οργανωτικό. Η διάρκεια εξαρτάται από την δική σας διαδικασία: πόσο γρήγορα παίρνει κάποιος στο εσωτερικό της εταιρείας σας απόφαση για το τι μπορεί να μοιραστεί, και πόσο επικαίρια είναι τα επιχειρηματικά δεδομένα σας εκείνη την στιγμή.
Πού πηγαίνει η ώρα στην πράξη
Στα περισσότερα ΜΜΕ δεν κολλάει σε ένα τεχνικό πρόβλημα, αλλά στην ασάφεια. Ποιος έχει άδεια να αποφασίσει ότι η πλατφόρμα B μπορεί να διαβάσει τι υπάρχει στην πλατφόρμα A; Σε ένα ατομικό επάγγελμα αυτό είναι συνήθως σαφές, αλλά μόλις ένας διευθυντής HR, ένας υπεύθυνος γραφείου και ένας διευθυντής ασχολούνται όλοι με τη συμμόρφωση, συχνά περνούν ημέρες μέχρι να κάνει κάποιος πραγματικά κλικ για συμφωνία — όχι γιατί είναι περίπλοκο, αλλά γιατί κανείς δεν αισθάνεται ιδιοκτήτης αυτής της απόφασης.
Μια δεύτερη καθυστέρηση προκύπτει όταν τα ίδια τα δεδομένα δεν είναι σωστά. Μια αλλαγή διεύθυνσης που έχει εισαχθεί σε ένα σύστημα αλλά όχι σε ένα άλλο, ένας KvK-αριθμός που είναι ξεπερασμένος, ή μια κατηγορία προϊόντος που δεν είναι πλέον επικαιρία: αυτό το είδος διαφορών συχνά αποκαλύπτεται μόνο όταν θέλετε να μοιράσετε δεδομένα μεταξύ πλατφορμών, και πρέπει πρώτα να διορθωθούν πριν η κάθε κoppeling είναι χρήσιμη.
Τι πηγαίνει πιο γρήγορα αν τα θεμέλια είναι σε τάξη
Εάν το επιχειρηματικό σας και το δοσιέ προϊόντος είναι ήδη πλήρη και επικαίρια, στην πράξη μένει μόνο η ίδια η έγκριση. Αυτό κάνει τη μεγαλύτερη διαφορά: όχι η μεταφορά δεδομένων, αλλά το να πρέπει να ελέγχετε κάθε φορά αν είναι ακόμη ακριβή. Αυτό είναι ακριβώς το λόγο που ένα κεντρικό δοσιέ που κάθε πλατφόρμα διαβάζει παράγει κάτι διαφορετικό από το να συμπληρώνετε τέσσερις φορές ξεχωριστά — όχι γιατί το ίδιο το μοίρασμα πηγαίνει πιο γρήγορα, αλλά γιατί ο έλεγχος που προηγείται αποφεύγεται.
ό,τι κάνει και δεν κάνει το reglia με τα δεδομένα σας εξηγεί πώς λειτουργεί: το ίδιο το reglia δεν ερμηνεύει κανονιστικές απαιτήσεις και δεν αποφασίζει για σας τι πρέπει να μοιράσετε, απλώς διασφαλίζει ότι οι πλατφόρμες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ίδιο, επικαίρια δοσιέ που συμπληρώσατε μία φορά.
Ποιος στο εσωτερικό της οργάνωσής σας πρέπει να αποφασίσει
Επειδή ένας λογαριασμός στο reglia συνδέεται με το νομικό πρόσωπο και όχι με ένα μόνο e-mail, είναι καλό να ρυθμίσετε εκ των προτέρων ποιος εξουσιοδοτείται εκ μέρους της εταιρείας σας να εγκρίνει ή να εσύρει την πρόσβαση. Αυτό δεν είναι νομική ερώτηση αλλά εσωτερική συμφωνία, και είναι καλύτερο να την καθορίσετε πριν ξεκινήσετε το μοίρασμα — όχι αργότερα, όταν κάποιος έχει ήδη τελειώσει ή έχει αλλάξει θέση.
Τι μπορείτε να ελέγξετε εκ των προτέρων
Πριν μοιράσετε δεδομένα μεταξύ πλατφορμών, είναι χρήσιμο να ελέγξετε δύο πράγματα: είναι ακόμη επικαίρια τα πάντα στο επιχειρηματικό σας δοσιέ, και είναι σαφές ποιος στο εσωτερικό της οργάνωσής σας μπορεί να δώσει συγκατάθεση. Κανένα από αυτά δεν είναι νομική υποχρέωση αλλά πρακτικές προϋποθέσεις που καθορίζουν ως επί το πλείστον τη διάρκεια. Τι κάνει ακριβώς μια πλατφόρμα με τα κοινοποιημένα δεδομένα και πόσο καιρό τα διατηρεί, διαβάζετε στο τη σελίδα για την ασφάλεια και την ιδιωτικότητα.
Για ερωτήσεις σχετικά με μια συγκεκριμένη κατάσταση — για παράδειγμα αν ένα συγκεκριμένο μοίρασμα δεδομένων σύμφωνα με το GDPR απαιτεί ξεχωριστή νομική βάση — η σωστή πορεία είναι να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ή την Αρχή Προστασίας Δεδομένων. το ίδιο το reglia δεν δίνει δική του γνώμη για το ζήτημα αυτό.
Συνοπτικά
Η τεχνική της ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ πλατφορμών δεν απαιτεί σχεδόν καθόλου χρόνο. Ο χρόνος διεκπεραίωσης που εμπειρία σας στην πράξη είναι αποτέλεσμα της διευθέτησης των ίδιων των δεδομένων και της απόφασης σχετικά με το ποιος θα είναι υπεύθυνος γι' αυτό εντός της εταιρείας σας. Όποιος ρυθμίσει αυτό εκ των προτέρων, δεν θα χρειαστεί να επαναλάβει αυτό το βήμα κάθε φορά.
Ενδιαφέρεστε να δείτε πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη; Δείτε ποια platforms υπάρχουν και πώς το reglia λειτουργεί ως schil πάνω από αυτό, ή δημιουργήστε ένα δωρεάν επιχειρηματικό λογαριασμό για να δείτε μόνοι σας τι περιέχεται ήδη στο επιχειρηματικό σας dossier.