Wie voor productveiligheid, verpakkingen, toegankelijkheid en persoonsgegevens bij vier verschillende platformen moet inloggen, kiest algauw voor gemak: overal hetzelfde wachtwoord, misschien met een cijfertje erachter. Dat is de meestgemaakte fout bij meerdere compliance-portalen. Het probleem is niet dat het wachtwoord zwak is, het probleem is dat het overal hetzelfde is: komt het via één platform naar buiten, dan staat de deur bij alle vier open.
Dat risico wordt groter naarmate er meer accounts bijkomen. Een installatiebedrijf dat begint met een productveiligheidsdossier, breidt vaak binnen een jaar uit naar verpakkingen en persoonsgegevens. Elk platform vraagt een eigen inlog, en bij elk nieuw account ligt de verleiding om het vertrouwde wachtwoord te hergebruiken. Zo ontstaat, zonder dat iemand dat bewust beslist, één zwakke schakel voor de hele administratie.
Wat er misgaat
Het gaat zelden mis doordat iemand het wachtwoord raadt. Het gaat mis via een lek bij één van de platformen zelf, via phishing die inloggegevens buit maakt, of via een oud account dat niemand meer gebruikt maar dat nog steeds actief is. In alle drie de gevallen bepaalt niet de sterkte van het wachtwoord het risico, maar het hergebruik ervan. Eén gelekt wachtwoord dat ook ergens anders werkt, opent meteen een tweede deur.
Er komt nog iets bij dat in kleinere bedrijven vaak over het hoofd wordt gezien: wie logt eigenlijk in. Een account dat op naam van één medewerker staat, maar waarvan het wachtwoord met collega's wordt gedeeld omdat het makkelijker is, maakt niet meer zichtbaar wie welke wijziging heeft gemaakt. Bij vertrek van die medewerker verandert er dan vaak niets, en blijft een account bestaan waarvan niemand meer precies weet wie er nog toegang toe heeft.
Waarom dit vaker voorkomt dan gedacht
Het is geen onzorgvuldigheid van de ondernemer, het is een logisch gevolg van hoe compliance nu georganiseerd is. Vier platformen betekent vier keer een wachtwoord onthouden, vier keer een tweestapsverificatie instellen, vier keer een account beheren als iemand het bedrijf verlaat. Bij die stapeling kiest bijna iedereen op een gegeven moment voor herhaling, gewoon omdat het handiger voelt. Het is dus niet zozeer een individuele fout als wel een structureel gevolg van te veel losse inloggen.
Wat een sterker patroon is
De kern is niet ingewikkeld: elk account krijgt een eigen wachtwoord, bij voorkeur met een wachtwoordmanager die dat voor u onthoudt, en waar mogelijk staat tweestapsverificatie aan. Daarnaast helpt het om regelmatig te controleren welke accounts nog actief zijn en op wiens naam ze staan, zeker na personeelswisselingen. Dat is geen juridische verplichting die uit een specifieke regeling volgt, het is gewoon goed accountbeheer, net als bij elk ander zakelijk systeem.
Wat wel scheelt, is het aantal accounts zelf. Minder losse inlogs betekent minder plekken waar het misgaat. Bij reglia regelt u dat met één zakelijk account, gekoppeld aan uw KvK- en btw-nummer in plaats van aan één persoonlijk e-mailadres, van waaruit u de aangesloten platformen bereikt. Hoe u dat account instelt en beheert, leest u bij een zakelijk account aanmaken.
Wat reglia daarin wel en niet oplost
Minder inlogs is niet hetzelfde als minder verantwoordelijkheid. Reglia vervangt de beveiliging van de aangesloten platformen niet, en zegt niets over hoe die platformen zelf met wachtwoorden of toegang omgaan. Wat reglia wel doet, en waar het bij stopt, staat beschreven op wat reglia wel en niet met uw gegevens doet. Voor wie precies wil weten hoe reglia zelf omgaat met inloggegevens en beveiliging, is er de pagina over hoe reglia met uw gegevens omgaat.
Een wachtwoordfout is meestal geen incident maar een gewoonte die ongemerkt ontstaat. Door het aantal accounts terug te brengen en elk account een eigen, uniek wachtwoord te geven, is die gewoonte eenvoudig te doorbreken. Benieuwd welke platformen achter één zakelijk account samenkomen? Bekijk welke platformen er zijn en wat ze doen.