Du har någon gång gett en plattform åtkomst till företagsdata: för att leverera ett dossier, låta en kollega titta på det, eller få en koppling mellan två system att fungera. Frågan som sedan ligger kvar är: vad händer om du aldrig återkallar det? Det korta svaret är att ingenting händer av sig själv. Åtkomst som du har tilldelat förblir aktiv tills du själv återkallar den eller om plattformen har en anledning att göra det. Det finns ingen automatisk utgångsdatum som gör att en koppling stoppas för dig när föranlagan är borta.
Det betyder inte att något omedelbar går fel. En plattform som fortfarande har åtkomst använder den vanligtvis precis för det ändamål du gav den för. Risken ligger i den tid som går utan att du längre bryr dig om det: data som blir föråldrad men fortfarande är synlig, en tidigare medarbetare som fortfarande kan logga in på uppdrag av ditt företag, eller en översikt över vem som har vad från dig som inte längre stämmer med verkligheten. Det här är praktiska följder, inte ett juridiskt utlåtande om din situation — för det hänvisar vi dig till tillsynsmyndigheten eller en jurist som känner till ditt fall.
Varför åtkomst inte försvinner av sig själv
De flesta plattformar är utformade så att åtkomst finns kvar tills någon aktivt avslutar den. Det är inte någon försummelse från dessa plattformars sida; det är helt enkelt standarden vid datadelning mellan system. En koppling som du upprättar för en engångsöverföring förblir tekniskt sett lika länge som en koppling som du avsåg för flera år, om inte du själv gör skillnaden. Den som inte vet detta tar lätt för givet att en uppgift som är slutförd även tar med sig tillhörande åtkomst. Det är en missuppfattning som blir särskilt synlig när du vill kontrollera vem som exakt har vilka data.
Vad det här kan betyda i praktiken
Anta att du någon gång gav en rådgivare åtkomst till ditt företagsdossier för ett engångsprojekt. Utan att du återkallar det förblir den åtkomsten efter att projektet är avslutat. Samma sak gäller för en koppling mellan två interna system som du någon gång testade och sedan lämnade, eller för en medarbetare som bytte position men aldrig loggades ut någonstans. I sig behöver det här inte vara något problem. Det blir mer komplicerat när du måste kunna visa vem som har vilka data från ditt företag, till exempel vid en granskning eller när du upprättar ett nytt dossier. Då räknas inte bara det du kommer ihåg, utan vad som faktiskt fortfarande är öppet.
Skillnaden mellan att stänga ett konto och att återkalla åtkomst
Att säga upp ett konto hos en plattform är inte detsamma som att återkalla åtkomsten som plattformen någon gång fick till data på annat håll. Tvärtom gäller också: du kan återkalla en koppling utan att säga upp något konto någonstans. De här två förväxlas ofta, med resultatet att människor tror att de är klara medan det fortfarande finns en glömd åtkomst öppen, eller att de onödigt stänger ett konto medan problemet faktiskt satt i en bortglömd koppling. Om du vill veta exakt vad reglia gör och inte gör för dig här läser du det på sidan om hur reglia hanterar dina uppgifter.
Hur du behåller överblick över vem som har vad från dig
Den praktiska lösningen är inte komplicerad, men kräver en vana: att regelbundet kontrollera vilka plattformar och personer som har åtkomst till era företagsdata, och aktivt rensa upp det som inte längre behövs. För företag som arbetar med flera compliance-plattformar blir den överblicken snart många lösa listor som ingen strukturellt underhåller. En central överblick över vem som använder vilka data från ert företag gör att integrering blir en fråga om några minuter istället för utredningsarbete. Den insikten bör medvetet vara på den kostnadsfria sidan: ni bör alltid kunna se vad som händer med era data, utan att behöva betala för det. Mer om hur det är ordnat läser ni på sidan om säkerhet och era data.
Var reglia hjälper till och inte
Reglia förklarar inte vilken regel som gäller för ert företag och bedömer inte heller om en viss åtkomst har stått öppen för länge. Det återstår åt plattformarna själva, er jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten. Det reglia gör är att upprätthålla ett centralt företagsdossier som plattformar läser från, och erbjuda en överblick över vem som hör till det — så att ni själva kan se vad som är öppet och kan integrera det så snart det är nödvändigt. Varje plattform fortsätter att fungera separat, även utan reglia; reglia lägger bara till den överblick som annars inte finns.
Vill ni se vilka plattformar som för närvarande kan kombineras med varandra via reglia och vad var och en av dem själva ordnar, titta då på översikten över anslutna plattformar. Finns er fråga inte där, hittar ni ytterligare förklaringar på sidan med vanliga frågor.