Έχετε δώσει ποτέ σε μια πλατφόρμα πρόσβαση στα δεδομένα του εταιρείου: για να παραδώσετε ένα δοσιέ, για να αφήσετε έναν συνάδελφο να παρακολουθήσει, ή για να δουλέψει μια κοπλώνη μεταξύ δύο συστημάτων. Το ερώτημα που παραμένει στη συνέχεια: τι συμβαίνει εάν δεν το ανακαλέσετε ποτέ; Η σύντομη απάντηση είναι ότι δεν συμβαίνει τίποτα από μόνο του. Η πρόσβαση που έχετε χορηγήσει παραμένει ενεργή έως ότου να την ανακαλέσετε ή η πλατφόρμα να έχει δικό της λόγο για αυτό. Δεν υπάρχει αυτόματη ημερομηνία λήξης που να κανονίζει για εσάς ότι μια κοπλώνη σταματά όταν έχει χαθεί ο λόγος.
Αυτό δεν σημαίνει ότι κάτι θα πάει λάθος αμέσως. Μια πλατφόρμα που εξακολουθεί να έχει πρόσβαση, συνήθως τη χρησιμοποιεί ακριβώς για το σκοπό για τον οποίο του την έδωσε. Ο κίνδυνος κρύβεται στο χρόνο που περνάει χωρίς να της δίνετε προσοχή: δεδομένα που γίνονται ξεπερασμένα αλλά παραμένουν ορατά, ένας πρώην υπάλληλος που μπορεί ακόμα να συνδεθεί εξ ονόματος της εταιρείας σας, ή ένα επεξηγηματικό δεδομένο σχετικά με το ποιος τι έχει από εσάς που δεν συμφωνεί πλέον με την πραγματικότητα. Αυτές είναι πρακτικές συνέπειες, όχι νομικές δηλώσεις σχετικά με την κατάstate σας — για αυτό σας παραπέμπουμε στη ρυθμιστική αρχή ή σε έναν δικηγόρο που γνωρίζει την περίptωση σας.
Γιατί η πρόσβαση δεν εξαφανίζεται από μόνη της
Οι περισσότερες πλατφόρμες είναι κατασκευασμένες έτσι ώστε η πρόσβαση να παραμένει μέχρι κάποιος να την τερματίσει ενεργά. Αυτό δεν είναι αμέλεια εκείνων των πλατφορμών· είναι απλώς το πρότυπο στην κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ συστημάτων. Μια κοπλώνη που δημιουργείτε για μια μεμονωμένη παράδοση, παραμένει τεχνικά όσο καιρό υπάρχει μια κοπλώνη που προορίσατε για χρόνια, εκτός εάν κάνετε μόνοι σας τη διαφορά. Όποιος δεν το ξέρει, εύκολα υποθέτει ότι μια εργασία που έχει ολοκληρωθεί, φέρνει μαζί της και την αντίστοιχη πρόσβαση. Αυτή είναι μια παρανόηση που γίνεται ιδιαίτερα φανερή τη στιγμή που θέλετε να ελέγξετε ποιος ακριβώς έχει πρόσβαση σε ποια δεδομένα.
Τι μπορεί να σημαίνει αυτό στην πράξη
Υποθέστε ότι δώσατε ποτέ σε έναν σύμβουλο πρόσβαση στο δοσιέ της εταιρείας σας για ένα εφάπαξ πρόγραμμα. Χωρίς να το ανακαλέσετε, η πρόσβαση παραμένει αφού ολοκληρωθεί το πρόγραμμα. Το ίδιο ισχύει για μια κοπλώνη μεταξύ δύο εσωτερικών συστημάτων που δοκιμάσατε ποτέ και αφήσατε στη συνέχεια, ή για έναν υπάλληλο που αλλάξε θέση αλλά δεν ανήγγειλε πουθενά. Από μόνη της, αυτό δεν χρειάζεται να είναι πρόβλημα. Γίνεται δυσκολότερο τη στιγμή που πρέπει να αποδείξετε ποιος έχει πρόσβαση σε ποια δεδομένα της εταιρείας σας, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου ή κατά την προετοιμασία ενός νέου δοσιέ. Τότε δεν μετράει μόνο αυτό που θυμάστε, αλλά αυτό που παραμένει πραγματικά ανοικτό.
Η διαφορά μεταξύ κλεισίματος ενός λογαριασμού και ανάκλησης πρόσβασης
Η ακύρωση ενός λογαριασμού σε μια πλατφόρμα δεν είναι το ίδιο με την ανάκληση της πρόσβασης που μια πλατφόρμα πήρε ποτέ σε δεδομένα αλλού. Και αντίστροφα: μπορείτε να ανακαλέσετε μια κοπλώνη χωρίς να ακυρώσετε έναν λογαριασμό κάπου. Αυτές οι δύο συχνά συγχέονται, με αποτέλεσμα οι άνθρωποι να νομίζουν ότι έχουν τελειώσει ενώ υπάρχει ακόμα μια χαλαρή πρόσβαση ανοιχτή, ή και μόνο να κλείσουν ένα λογαριασμό ενώ το πρόβλημα ήταν σε μια ξεχασμένη κοπλώνη. Εάν θέλετε να γνωρίζετε ακριβώς τι κάνει και τι δεν κάνει η reglia γι' αυτό, θα το διαβάσετε στο τη σελίδα σχετικά με τον τρόπο που το reglia χειρίζεται τα δεδομένα σας.
Πώς να διατηρήσετε τη διαφάνεια σχετικά με το ποιος τι έχει από εσάς
Η πρακτική λύση δεν είναι περίπλοκη, αλλά απαιτεί μια συνήθεια: περιοδική έλεγχος ποιες πλατφόρμες και άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα της εταιρείας σας, και ενεργή απαλλαγή από ό,τι δεν είναι πλέον απαραίτητο. Για εταιρείες που εργάζονται με πολλές πλατφόρμες compliance, αυτό το οικονομικό περιβάλλον καταλήγει σύντομα σε πολλές χαλαρές λίστες που κανείς δεν διατηρεί δομικά. Μια κεντρική επισκόπηση του ποιος χρησιμοποιεί ποια δεδομένα της εταιρείας σας καθιστά την ανάκληση ένα θέμα λίγων λεπτών αντί για ερευνητική δουλειά. Αυτή η γνώση θα πρέπει να είναι ενυπόγραφα δωρεάν: θα πρέπει να μπορείτε πάντα να δείτε τι συμβαίνει με τα δεδομένα σας, χωρίς να χρειάζεται να πληρώσετε. Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης αυτού, διαβάστε στη σελίδα σχετικά με την ασφάλεια και τα δεδομένα σας.
Όπου η reglia βοηθά και όπου όχι
Η reglia δεν εξηγεί ποιο νόμο ισχύει για την εταιρεία σας και δεν αξιολογεί επίσης εάν μια συγκεκριμένη πρόσβαση έχει παραμείνει ανοιχτή πολύ καιρό. Αυτό παραμένει στις ίδιες τις πλατφόρμες, στο δικηγόρο σας ή στην αρμόδια αρχή εποπτείας. Αυτό που κάνει η reglia είναι να διατηρεί ένα κεντρικό επιχειρηματικό αρχείο που διαβάζουν οι πλατφόρμες, και να παρέχει μια επισκόπηση του ποιος συμμετέχει — ώστε να μπορείτε να δείτε τι είναι ανοιχτό και να το ανακαλέσετε όταν χρειαστεί. Κάθε πλατφόρμα συνεχίζει να λειτουργεί ανεξάρτητα, ακόμη και χωρίς reglia· η reglia προσθέτει μόνο την επισκόπηση που διαφορετικά δεν υπάρχει.
Θέλετε να δείτε ποιες πλατφόρμες μπορούν αυτήν τη στιγμή να συνδυαστούν μεταξύ τους μέσω reglia και τι ρυθμίζει καθεμία, δείτε την επισκόπηση των συνδεδεμένων πλατφορμών. Εάν η ερώτησή σας δεν περιλαμβάνεται εκεί, θα βρείτε επιπλέον εξηγήσεις στη τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις.