Valaha megadott egy platformnak hozzáférést az üzleti adataihoz: egy dossier szállítására, egy kolléga rálátásának engedélyezésére, vagy két rendszer közötti kapcsolat működtetésére. Az ezt követő kérdés, amely továbbra is nyitva marad: mi történik, ha ezt soha nem vonja vissza? A rövid válasz az, hogy semmi nem történik automatikusan. Az a hozzáférés, amelyet megadott, addig marad aktív, amíg azt maga nem vonja vissza, vagy a platform maga nem találja rá okot. Nincs automatikus lejárati dátum, amely szabályozná, hogy egy kapcsolat leálljon, amint az indok eltűnik.
Ez nem jelenti azt, hogy azonnal valami baj történik. Egy platform, amelyik még hozzáféréssel rendelkezik, azt általában pontosan arra használja, amire megadta. A kockázat az az idő, amely eltelik anélkül, hogy erre még ráfigyelnék: olyan adatok, amelyek elavultak lesznek, de továbbra is láthatóak maradnak, egy volt alkalmazott, aki még be tud jelentkezni az Ön cégének nevében, vagy egy olyan felsorolás arról, hogy kinek van mit az Ön adataiból, amely már nem felel meg a valóságnak. Ezek gyakorlati következmények, nem jogi nyilatkozatok az Ön helyzetéről – ebben az ügyben a felügyeleti hatósághoz vagy az Ön esetét ismerő jogászhoz fordulunk.
Miért nem tűnik el a hozzáférés automatikusan
A legtöbb platform úgy van kialakítva, hogy a hozzáférés mindaddig megmarad, amíg valaki azt aktívan nem szünteti meg. Ez nem az azok platformok mulasztása; egyszerűen a szabvány az adatmegosztásnál a rendszerek között. Egy olyan kapcsolat, amelyet egy egyszeri szállításhoz állít be, tehát technikai értelemben ugyanolyan hosszú ideig fennmarad, mint egy olyan kapcsolat, amelyet több évhez szándékolt, hacsak Ön maga nem tesz különbséget. Aki ezt nem tudja, könnyen azt feltételezi, hogy egy teljesített feladat magával vonja a hozzá tartozó hozzáférés eltávolítást is. Ez egy félreértés, amely különösen akkor válik láthatóvá, amikor meg szeretné tudni, hogy pontosan kinek van hozzáférése mely adatokhoz.
Mit jelent ez a gyakorlatban
Tegyük fel, hogy valaha megadott egy tanácsadónak hozzáférést az üzleti dossieréhez egy egyszeri projekt keretében. Anélkül, hogy azt visszavonná, az a hozzáférés fennmarad, miután a projekt befejeződött. Ugyanez vonatkozik egy olyan kapcsolatra két belső rendszer között, amelyet valaha tesztelelt, majd magára hagyott, vagy egy olyan alkalmazottra, aki funkciót váltott, de sehol sem volt kijelentkeztetett. Önmagában ez nem jelent problémát. Nehezebb lesz abban a pillanatban, amikor be kell tudnia bizonyítani, hogy kinek van hozzáférése az Ön cégének mely adataihoz, például egy felülvizsgálat során vagy egy új dossier összeállításakor. Akkor nem csak az számít, amit Ön emlékezete szerint tart, hanem azt, ami valójában még nyitva van.
A különbség egy fiók lezárása és a hozzáférés visszavonása között
Egy platformnál lezárni a fiókot nem ugyanaz, mint visszavonni azt a hozzáférést, amelyet az a platform valaha kapott az adatokhoz máshol. Ez fordítva is érvényes: visszavonhat egy kapcsolatot anélkül, hogy egy fiókot szüntessen meg. Ez a kettő gyakran keveredik össze, amelynek eredménye, hogy az emberek azt gondolják, hogy elkészültek, miközben még mindig egy nyitott hozzáférés van, vagy szükségtelenül lezárnak egy fiókot, miközben a probléma egy elfelejtett kapcsolatban volt. Ha pontosan szeretne tudni, hogy a reglia ebben mit tesz és mit nem, akkor azt a reglia adatkezelésére vonatkozó oldal.
Hogyan tarthat rálátást arra, hogy kinek van mit az Ön adataiból
A gyakorlati megoldás nem bonyolult, de igényel egy szokást: rendszeres időközönként ellenőrizni, hogy mely platformok és személyek férhetnek hozzá a vállalati adataihoz, és aktívan kitakarítani, ami már nem szükséges. Azok a vállalatok, amelyek több compliance-platformmal dolgoznak, gyorsan eljutnak több szétszórt listához, amelyeket senki sem tart rendszeres nyilvántartásban. Az, hogy központilag láthatóak a vállalat adatait használók, az intrekken pár perc kérdésévé teszi az adatok visszahívásának, ahelyett hogy nyomozómunkára kellene fordítani az időt. Ez a betekintés tudatosan az ingyenes szolgáltatások közé tartozik: mindig láthatónak kell lennie, hogy mi történik az adatainak, és ezért nem kell fizetnie. Erről, hogyan van ez szabályozva, itt olvashat az adatbiztonságról és az Ön adatairól szóló oldalon.
Hol segít és hol nem segít a reglia
A reglia nem magyarázza meg, melyik szabály vonatkozik a vállalatra, és nem értékeli ki, hogy egy bizonyos hozzáférés túl hosszú ideig nyitott maradt-e. Ez a platformok feladata, az Ön jogásza, vagy az illetékes felügyeleti hatóság. Amit a reglia valóban tesz, az egy vállalati dossziét tart fenn, amelyből a platformok adatokat olvasnak, és áttekintést nyújtanak arról, kik kapcsolódnak ehhez – így Ön maga láthatja, mi az nyitott, és azt azonnal intrekken tudja, amint szükséges. Minden platform önállóan működik, a reglia nélkül is; a reglia csak azt az áttekintést adja hozzá, amely másként nem létezne.
Ha látni szeretné, mely platformok kombinálhatók jelenleg egymással a reglia segítségével, és hogy ezek közül melyik mit szabályoz, akkor tekintse meg az összekapcsolt platformok áttekintését. Ha a kérdése nincs köztük, akkor további magyarázatot találhat itt: a gyakran ismételt kérdések oldalán.