Vous avez accordé l'accès à un platform aux données de votre entreprise : pour livrer un dossier, permettre à un collègue de consulter, ou faire fonctionner une liaison entre deux systèmes. La question qui se pose ensuite : que se passe-t-il si vous ne le retirez jamais ? La réponse courte est que rien ne se passe automatiquement. L'accès que vous avez accordé reste actif jusqu'à ce que vous le retiriez vous-même ou que le platform en ait une raison. Il n'y a pas de date d'expiration automatique qui ferait arrêter une liaison dès que la raison initiale a disparu.
Cela ne signifie pas que quelque chose tourne mal immédiatement. Un platform qui dispose encore de l'accès l'utilise généralement exactement aux fins pour lesquelles vous l'avez accordé. Le risque réside dans le temps qui s'écoule sans que vous n'y fassiez attention : des données qui deviennent obsolètes mais restent visibles, un ancien employé qui peut toujours se connecter au nom de votre entreprise, ou un aperçu de qui a accès à quoi de votre part qui ne correspond plus à la réalité. Ce sont des conséquences pratiques, non pas une décision juridique sur votre situation — pour cela, nous vous renvoyons à l'autorité de contrôle ou à un juriste qui connaît votre cas.
Pourquoi l'accès ne disparaît pas automatiquement
La plupart des plateformes sont conçus de sorte que l'accès persiste jusqu'à ce que quelqu'un l'arrête activement. Ce n'est pas une négligence de ces plateformes ; c'est simplement la norme dans le partage de données entre systèmes. Une liaison que vous configurez pour une livraison unique persiste techniquement aussi longtemps qu'une liaison que vous aviez l'intention d'utiliser pendant des années, sauf si vous faites vous-même la différence. Celui qui ne le sait pas suppose facilement qu'une tâche terminée emporte avec elle l'accès correspondant. C'est une confusion qui devient particulièrement visible au moment où vous voulez vérifier précisément qui dispose de quelles données.
Ce que cela peut signifier en pratique
Supposons que vous ayez un jour accordé l'accès à votre dossier d'entreprise à un consultant pour un projet unique. Sans que vous le retiriez, cet accès persiste une fois le projet terminé. Il en va de même pour une liaison entre deux systèmes internes que vous avez testé une fois et laissé en place, ou pour un employé qui a changé de fonction mais n'a été supprimé nulle part. En soi, ce ne doit pas être un problème. Cela devient plus compliqué au moment où vous devez pouvoir prouver qui dispose de quelles données de votre entreprise, par exemple lors d'un contrôle ou lors de la création d'un nouveau dossier. Il ne s'agit pas seulement de ce dont vous vous souvenez, mais aussi de ce qui est réellement encore en cours.
La différence entre fermer un compte et retirer l'accès
Résilier un compte auprès d'un platform n'est pas la même chose que de retirer l'accès que ce platform a un jour reçu aux données ailleurs. L'inverse s'applique aussi : vous pouvez retirer une liaison sans résilier un compte quelque part. Ces deux choses sont souvent confondues, avec pour résultat que les gens pensent être terminés alors qu'un accès oublié est toujours ouvert, ou qu'ils ferment inutilement un compte alors que le problème résidait dans une liaison oubliée. Si vous voulez savoir précisément ce que reglia fait et ne fait pas pour vous à ce sujet, vous le lirez sur la page sur la façon dont reglia traite vos données.
Comment conserver une vue d'ensemble de qui a accès à vos données
La solution pratique n'est pas compliquée, mais elle demande une habitude : vérifier régulièrement quelles plateformes et quelles personnes ont accès à vos données d'entreprise, et nettoyer activement ce qui n'est plus nécessaire. Pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs plateformes de conformité, cet aperçu se résume rapidement à plusieurs listes distinctes que personne ne met à jour structurellement. Un aperçu centralisé de qui utilise quelles données de votre entreprise rend l'intéraction une question de quelques minutes au lieu d'une enquête. Cette transparence doit délibérément être gratuite : vous devez toujours pouvoir voir ce qui se passe avec vos données, sans avoir à payer pour cela. Pour en savoir plus sur la manière dont c'est organisé, consultez la page sur la sécurité et vos données.
Où reglia aide et où elle n'aide pas
Reglia n'explique pas quelle règle s'applique à votre entreprise et n'évalue pas non plus si un certain accès a été ouvert trop longtemps. Cela reste l'affaire des plateformes elles-mêmes, de votre juriste, ou de l'autorité de surveillance compétente. Ce que reglia fait, c'est maintenir un dossier d'entreprise unique que les plateformes consultent, et offrir un aperçu de qui y est impliqué — afin que vous puissiez voir vous-même ce qui est ouvert et l'intérier dès que cela devient nécessaire. Chaque plateforme continue de fonctionner indépendamment, même sans reglia ; reglia ajoute seulement l'aperçu qui n'existe pas autrement.
Si vous souhaitez voir quelles plateformes peuvent actuellement être combinées via reglia et ce que chacune d'elles règle elle-même, consultez l'aperçu des plateformes connectées. Si votre question ne s'y trouve pas, vous trouverez des explications supplémentaires sur la page des questions fréquemment posées.