Ja, du kan absolut hålla koll på compliance-tidsfrister själv i grund och botten. Det handlar om en aktuell lista över vad som gäller för ditt företag, med ett datum eller ett återkommande tillfälle för varje punkt, och vanan att granska listan regelbundet. Många företagare gör redan detta, ofta i ett kalkylblad eller en kalender med påminnelser.
Där det blir svårare är inte själva övervakningen utan att avgöra vad som bör finnas på listan och om en skyldighet fortfarande är aktuell. Den bedömningen är innehållsmässig till sin natur och det är exakt den punkt där att göra det själv övergår i något som kräver en jurist eller behörig tillsynsmyndighet.
Vad eget övervakning innebär i praktiken
Att hålla en lista består av tre upprepade steg: veta vilka skyldigheter som gäller för ditt företag, veta när något måste göras angående dem, och ställa dessa två saker bredvid varandra vid återkommande tillfällen. För ett installationsföretag kan det handla om en periodisk anmälan, för en webbutik om en registrering som måste förnyas. Innehållet skiljer sig åt, tillvagagångssättet gör det inte: en översikt som du själv håller aktuell fungerar bara om du faktiskt konsulterar den.
Risken ligger inte i den första upprättningen utan i själva övervakningen. En lista som senast uppdaterades för tre månader sedan ger en skenbar säkerhet: den ser fullständig ut men saknar allt som tillkommit sedan dess. Det är ingen anledning att då helt överge listan, men det är anledning att se över hur du kan göra uppdateringen mindre beroende av om du tänker på det den veckan.
Där det blir svårare: att veta om något fortfarande gäller
Den verkliga svårigheten ligger inte i att hålla koll på datum utan i att avgöra om en skyldighet är tillämplig på ditt företag och förblir det. Reglering förändras, undantag skärps, och vad som inte gällde för dig förra året kan gälla i år — eller tvärtom. Den innehållsmässiga bedömningen är inte en fråga om att hålla koll på en kalender, det är en juridisk bedömning. För den frågan hänvisar vi alltid vidare till en jurist eller till den tillsynsmyndighet som ansvarar för det aktuella området; reglia gör själv ingen bedömning av detta.
Därmed ligger gränsen helt klar: den administrativa delen — att hålla en översikt, se tidsfrister komma, få påminnelser — kan du själv ordna. Den innehållsmässiga delen — om något gäller för dig och vad som exakt förväntas av dig — hör hemma hos själva källan eller hos någon som juridiskt kan bedöma det. Om du blandar dessa två riskerar du att en lista ser helt ut medan innehållet inte längre stämmer.
Vad du själv kan automatisera och vad du inte kan
En del av arbetet går bra att automatisera utan att någon behöver utredningen för dig: ställa in påminnelser, underhålla en delad översikt så att inte bara du vet vad som förekommer, och se när något har uppdaterats. Det är just därför att plattformar per specialområde existerar — var och en håller statusen inom sitt specialområde, och du behöver inte själv komma ihåg var du senast loggade in. På en översikt över de plattformar som finns ser du vilka specialområden som täcks och vad varje plattform gör inom det området.
Vad du inte kan automatisera är den första bedömningen av om något är tillämpligt. Det förblir människoarbete, och vid osäkerhet är det lämpligt att helt enkelt utreda det direkt hos källan i stället för att gå på ett antagande. Frågor som ofta återkommer när man själv håller koll på skyldigheter — till exempel om hur ofta du måste kontrollera något — är samlade på sidan med svar på frågor som regelbundet återkommer.
Var reglia hjälper till och inte
Reglia förklarar inte själv något om regelgivning och uttalar sig inte innehållsmässigt om vad som gäller för ert företag. Det reglia gör är att samla översikten över vad som pågår på de anslutna plattformarna, så att ni inte behöver logga in separat för att se om något är öppet. Hur det fungerar i detalj och vad som händer med era data läser ni på sidan om vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter.
Att hålla bokföring själv är alltså inte en fråga om allt eller inget. Ni kan organisera den administrativa delen själva och för den innehållsmässiga delen konsultera källan eller en jurist. En översikt som förbinder båda sparar framför allt tid — inte ansvaret att veta vad som pågår.
Nyfiken på vilka plattformar som kommer samman inom reglia och vilket område som var och en fokuserar på? Se översikten och se vilken plattform som passar er situation.