Oui, vous pouvez tout à fait assurer vous-même le suivi des échéances de conformité en principe. Cela revient à maintenir une liste à jour de ce qui s'applique à votre entreprise, avec pour chaque point une date ou un moment récurrent, et l'habitude de consulter régulièrement cette liste. De nombreux entrepreneurs le font déjà, souvent dans un tableur ou un agenda avec des rappels.
Là où cela devient plus difficile, ce n'est pas le suivi lui-même, mais la détermination de ce qui devrait figurer sur cette liste et si une obligation est encore pertinente. Cette évaluation est de nature substantielle et c'est précisément le point où l'auto-gestion devient quelque chose pour lequel vous avez besoin d'un juriste ou de l'autorité compétente chargée de la surveillance.
Ce que signifie concrètement assurer soi-même le suivi
Maintenir une liste consiste en trois étapes répétées : savoir quelles obligations s'appliquent à votre entreprise, savoir quand quelque chose doit être fait à ce sujet, et placer ces deux éléments côte à côte à des moments réguliers. Pour une entreprise d'installation, cela peut concerner une notification périodique, pour une boutique en ligne une inscription qui doit être renouvelée. Le contenu diffère, l'approche non : un aperçu que vous mettez à jour vous-même ne fonctionne que si vous le consultez réellement.
Le risque ne réside pas dans la première mise en place, mais dans le suivi lui-même. Une liste complétée pour la dernière fois il y a trois mois donne une fausse certitude : elle semble complète mais manque tout ce qui a été ajouté depuis. Ce n'est pas une raison pour abandonner la liste, mais une raison de voir comment vous pouvez rendre la mise à jour moins dépendante du fait que vous y pensiez cette semaine-là.
Là où cela devient plus difficile : savoir si quelque chose s'applique encore
La vraie difficulté ne réside pas dans le suivi des dates, mais dans la détermination du fait qu'une obligation s'applique à votre entreprise et continue de s'appliquer. La réglementation change, les exceptions s'affinent, et ce qui ne s'appliquait pas à vous l'année dernière peut s'appliquer cette année — ou inversement. Cette évaluation substantielle n'est pas une question de gestion d'agenda, c'est une appréciation juridique. Pour cette question, nous renvoyons toujours à un juriste ou à l'autorité compétente chargée du sujet concerné ; reglia ne prend elle-même aucune position à ce sujet.
Ainsi, la limite est assez claire : la partie administrative — maintenir un aperçu, voir les échéances arriver, être rappelé — vous pouvez l'organiser vous-même. La partie substantielle — si quelque chose s'applique à vous et ce qu'on attend exactement de vous — relève de la source elle-même ou de quelqu'un qui peut en juger juridiquement. Quiconque mélange les deux court le risque qu'une liste semble complète alors que le contenu ne correspond plus.
Ce que vous pouvez vous-même automatiser, et ce que vous ne pouvez pas
Une partie du travail peut tout à fait être automatisée sans que quelqu'un n'ait besoin de rien chercher pour vous : définir des rappels, maintenir un aperçu partagé pour que non seulement vous sachiez ce qui se passe, et voir quand quelque chose a été mis à jour. C'est précisément pourquoi des plateformes existent par domaine — chacun maintient le statut dans ce domaine, et vous n'avez pas besoin de vous souvenir vous-même où vous vous étiez connecté en dernier. un aperçu des plateformes disponibles vous verrez quels domaines sont couverts et ce que chaque plateforme y fait.
Ce que vous ne pouvez pas automatiser, c'est l'évaluation initiale du fait que quelque chose s'applique. Cela reste du travail humain, et en cas de doute, il est conseillé de le vérifier simplement auprès de la source plutôt que de fonctionner sur une hypothèse. Les questions qui reviennent fréquemment lors de l'assurance du suivi soi-même des obligations — par exemple sur la fréquence à laquelle vous devez vérifier quelque chose — sont rassemblées sur la page avec les réponses aux questions qui reviennent régulièrement.
Où reglia aide et où elle n'aide pas
Reglia n'explique rien lui-même sur la réglementation et ne se prononce pas sur l'applicabilité pour votre entreprise. Ce que reglia fait, c'est rassembler l'aperçu de ce qui se joue sur les plateformes connectées, pour que vous n'ayez pas à vous connecter séparément pour voir s'il y a quelque chose en attente. Comment cela fonctionne exactement et ce qu'il advient de vos données, vous le lirez sur la page sur ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données.
Tenir vous-même à jour n'est donc pas une question de tout ou rien. Vous pouvez organiser vous-même la partie administrative et consulter la source ou un juriste pour la partie substantielle. Un aperçu qui les relie ensemble économise surtout du temps — pas la responsabilité de savoir ce qui se joue.
Vous demandez-vous quels plateformes se réunissent au sein de reglia et dans quel domaine chacun d'eux opère ? Consultez l'aperçu et voyez quel plateforme correspond à votre situation.