Ja, das Nachverfolgen von Compliance-Fristen können Sie grundsätzlich sehr gut selbst machen. Es geht darum, eine aktuelle Liste mit dem zu erstellen, was für Ihr Unternehmen relevant ist, mit für jeden Punkt ein Datum oder einen wiederkehrenden Zeitpunkt, und die Gewohnheit zu entwickeln, diese Liste regelmäßig zu überprüfen. Viele Unternehmern machen das bereits, oft in einer Tabellenkalkulation oder einem Kalender mit Erinnerungen.
Schwieriger wird es nicht bei der Verwaltung selbst, sondern bei der Bestimmung, WAS auf diese Liste gehört und ob eine Verpflichtung noch aktuell ist. Diese Einschätzung ist inhaltlicher Natur und genau dies ist der Punkt, an dem das Selbermachen in etwas übergeht, für das Sie einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde benötigen.
Was Selbstverwaltung in der Praxis bedeutet
Eine Liste zu führen besteht aus drei wiederholten Schritten: zu wissen, welche Verpflichtungen für Ihr Unternehmen gelten, zu wissen, wann etwas dazu getan werden muss, und diese beiden Dinge zu festen Zeitpunkten nebeneinander zu legen. Für einen Installationsbetrieb kann es um eine regelmäßige Anmeldung gehen, für einen Online-Shop um eine Registrierung, die erneuert werden muss. Der Inhalt unterscheidet sich, die Vorgehensweise nicht: Ein Überblick, den Sie selbst aktuell halten, funktioniert nur, wenn Sie ihn auch tatsächlich nutzen.
Das Risiko liegt nicht darin, die Liste zum ersten Mal zu erstellen, sondern in der laufenden Verwaltung. Eine Liste, die vor drei Monaten zuletzt aktualisiert wurde, vermittelt eine trügerische Sicherheit: Sie sieht vollständig aus, enthält aber alles nicht, das seitdem hinzugekommen ist. Das ist kein Grund, die Liste dann einfach fallenzulassen, sondern ein Grund, zu überlegen, wie Sie die Aktualisierung weniger davon abhängig machen, ob Sie in dieser Woche daran denken.
Wo es schwieriger wird: zu wissen, ob etwas noch gilt
Die eigentliche Schwierigkeit liegt nicht darin, Daten aktuell zu halten, sondern darin festzustellen, ob eine Verpflichtung auf Ihr Unternehmen zutrifft und zutrifft bleibt. Regelungen ändern sich, Ausnahmen werden verschärft, und was im letzten Jahr nicht für Sie galt, kann in diesem Jahr gelten — oder umgekehrt. Diese inhaltliche Feststellung ist keine Frage des Planens eines Terminkalenders, sondern eine juristische Bewertung. Für diese Frage verweisen wir immer an einen Rechtsanwalt oder an die Aufsichtsbehörde weiter, die für das betreffende Thema zuständig ist; reglia trifft dort selbst keine Aussage.
Damit liegt die Grenze ziemlich klar: Der administrative Teil — einen Überblick bewahren, Fristen absehen, daran erinnert werden — können Sie selbst einrichten. Der inhaltliche Teil — ob etwas für Sie gilt und was genau von Ihnen erwartet wird — gehört zur Quelle selbst oder zu jemandem, der dort rechtlich urteilen kann. Wenn diese beiden durcheinander geraten, läuft man Gefahr, dass eine Liste vollständig aussieht, während der Inhalt nicht mehr stimmt.
Was Sie selbst automatisieren können und was nicht
Ein Teil der Arbeit lässt sich problemlos automatisieren, ohne dass jemand etwas für Sie recherchieren muss: Erinnerungen einstellen, einen gemeinsamen Überblick bewahren, damit nicht nur Sie wissen, was los ist, und sehen, wenn etwas aktualisiert wurde. Genau deswegen gibt es Plattformen pro Fachgebiet — jede hält den Status in ihrem Fachgebiet, und Sie müssen nicht selbst merken, wo Sie zuletzt angemeldet waren. Auf einen Überblick über die verfügbaren Plattformen finden Sie, welche Fachgebiete abgedeckt werden und was jede Plattform darin leistet.
Was Sie nicht automatisieren können, ist die erste Bewertung, ob etwas zutrifft. Das bleibt Menschenarbeit, und im Zweifelsfall ist es ratsam, das einfach bei der Quelle zu klären, statt auf eine Annahme zu bauen. Fragen, die regelmäßig bei der eigenständigen Verwaltung von Verpflichtungen aufkommen — beispielsweise darüber, wie oft Sie etwas kontrollieren müssen — sind gesammelt auf der Seite mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Wo reglia hilft und wo nicht
Reglia erklärt selbst nichts über Regelwerke und trifft keine inhaltliche Aussage darüber, ob etwas für Ihr Unternehmen gilt. Was reglia tut, ist die Übersicht zusammenzufassen, was bei den angeschlossenen Plattformen abläuft, damit Sie sich nicht separat anmelden müssen, um zu sehen, ob etwas offen ist. Wie das genau funktioniert und was mit Ihren Daten passiert, erfahren Sie auf der Seite über was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht.
Selbst verwalten ist also nicht alles oder nichts. Sie können den administrativen Teil selbst organisieren und für den inhaltlichen Teil die Quelle oder einen Juristen konsultieren. Eine Übersicht, die beides miteinander verbindet, spart vor allem Zeit — nicht die Verantwortung, zu wissen, was abläuft.
Neugierig, welche Plattformen sich in reglia zusammentun und in welchem Fachgebiet sich jede einzelne spezialisiert? Schauen Sie sich die Übersicht an und sehen Sie, welche Plattform zu Ihrer Situation passt.