Kyllä, compliance-määräaikojen seurantaa voitte periaatteessa hoitaa itse. Se tarkoittaa ajantasaista luetteloa siitä, mikä koskee yritystänne, jossa jokaisella kohdalla on päivämäärä tai toistuva ajankohta, sekä tapaa tarkistaa luetteloa säännöllisesti. Monet yrittäjät tekevät näin jo nyt, usein taulukkolaskentaohjelmalla tai kalenterilla, jossa on muistutukset.
Vaikemmaksi tulee ei itse seuranta vaan sen määrittäminen, mikä luetteloon pitäisi sisältyä ja onko velvoite edelleen voimassa. Tämä arviointi on sisällöllinen kysymys, ja juuri siinä kohdin omatekeminen muuttuu jotaksi, johon tarvitsette asianajajaa tai toimivaltaista valvontaviranomasta.
Mitä itse seuranta käytännössä tarkoittaa
Luettelon pitäminen koostuu kolmesta toistuvasta vaiheesta: tietää, mitkä velvoitteet koskevat yritystänne, tietää, milloin niistä on tehtävä jotain, ja asettaa nämä kaksi asiaa rinnakkain säännöllisin väliajoin. Asennusyritykselle se voi tarkoittaa säännöllistä ilmoitusta, verkkokaupalle rekisteröinnin uusimista. Sisältö vaihtelee, lähestymistapa ei: itse ylläpitämä yleiskatsaus toimii vain, jos sitä todella käytätte.
Riski ei ole ensimmäisessä asennuksessa vaan itse seurannassa. Luettelo, jota on täydennetty viimeksi kolme kuukautta sitten, antaa harhaanjohtavaa turvallisuuden tunnetta: se näyttää täydelliseltä, mutta siitä puuttuu kaikki, mitä on lisätty sen jälkeen. Tämä ei ole syy jättää luetteloa sikseen, vaan syy katsoa, miten päivitykset voidaan tehdä vähemmän riippuvaisiksi siitä, muistaatteko asiasta sinä viikkona.
Missä tulee vaikeammaksi: tietää, onko jotain edelleen voimassa
Todellinen vaikeus ei ole tietojen seurannassa vaan sen määrittämisessä, koskeeko velvoite yritystänne ja jatkaa-ko se. Säännökset muuttuvat, poikkeuksia kiristetään, ja mitä ei viime vuonna koskettanut teitä, voi tänä vuonna koskea — tai päinvastoin. Tämä sisällöllinen määrittäminen ei ole kalenterin pitämisen asia, vaan juridinen arviointi. Tähän kysymykseen ohjaamme aina asianajajalle tai siihen liittyvästä aiheesta vastaavalle valvontaviranomaiselle; reglia ei ota asiaan itse kantaa.
Näin raja on melko selkeä: hallinnollisen osan — yleiskatsauksen pitämisen, määräaikojen näkemisen tulossa, muistutuksien saamisen — voitte järjestää itse. Sisällöllinen osa — koskeeko teitä jotain ja mitä tarkasti ottaen odotetaan — kuuluu lähteelle itselleen tai henkilölle, joka voi siitä juridisesti arvioida. Jos nämä sekoitetaan, riski on, että luettelo näyttää täydelliseltä, mutta sisältö ei enää vastaa todellisuutta.
Mitä voitte itse automatisoida ja mitä ei
Osa työstä on helppo automatisoida ilman, että kenenkään tarvitsee selvittää mitään puolestanne: muistutuksien asettaminen, jaetun yleiskatsauksen pitäminen niin, että muutkin kuin te tietävät, mitä on ajankohtaista, ja näkeminen, milloin jotain on päivitetty. Juuri tämän takia alaerikoistuneille alustoille on tarve — jokainen pitää yllä tilannetta omalla alallaan, eikä teidän tarvitse itse muistaa, missä logiit viimeksi olivat. Sivulla, jossa on yleiskatsaus saatavilla olevista alustoista näkyy, mitkä alat on katettu ja mitä kukin alusta tekee.
Mitä ette voi automatisoida, on ensimmäinen arviointi siitä, koskeeko jotain teitä. Se jää ihmistyöksi, ja epävarmuuden tapauksessa on suositeltavaa tutkia se kunnolla lähteeltä ottamisen sijaan. Usein toistuvia kysymyksiä velvoitteiden itse seurannasta — esimerkiksi siitä, kuinka usein jotain on tarkistettava — on koottu sivulle, jossa on vastauksia usein esitettyihin kysymyksiin.
Missä reglia auttaa ja missä ei
Reglia ei selvitä itse säännöksistä eikä esitä sisällöllistä kannanottoa siitä, koskeeko jokin sääntö vuestä yritystä. Se, mitä reglia tekee, on koota yhteen sen, mitä liitetyillä alustoilla tapahtuu, jotta ette joudu kirjautumaan erikseen nähdäksenne, onko jokin vireillä. Lue siitä, miten se tarkalleen ottaen toimii ja mitä vuestä tiedoille tapahtuu, sivulla mitä reglia tekee ja ei tee teidän tiedoillanne.
Sen sijaan, että pitäisit kirjaa itse, se ei ole kaikki tai ei mitään -kysymys. Voit järjestää hallinnollisen osan itse ja kuulla lähteistä tai juristista asiasisältöjä koskevan osan osalta. Yleiskatsaus, joka yhdistää molemmat, säästää ennen kaikkea aikaa — ei kuitenkaan vastuuta siitä, että tiedät, mitä tapahtuu.
Haluatko tietää, mitkä alustat kokoontuvat reglian sisällä ja millä alalla kukin niistä toimii? Katso yleiskatsaus ja näe, mikä alusta sopii vuestä tilanteeseen.