Sì, in linea di massima potete tenere traccia delle scadenze di compliance da soli. Si tratta di mantenere un elenco aggiornato di ciò che riguarda la vostra azienda, con una data o un momento ricorrente per ogni punto, e l'abitudine di consultare regolarmente quell'elenco. Molti imprenditori lo fanno già, spesso in un foglio di calcolo o in un'agenda con promemoria.
Dove diventa più difficile non è tanto il tenere traccia stesso, ma il determinare cosa dovrebbe stare su quell'elenco e se un obbligo è ancora attuale. Questa valutazione è di natura sostanziale e questo è esattamente il punto in cui il fai da te si trasforma in qualcosa per cui avete bisogno di un avvocato o dell'autorità di vigilanza competente.
Cosa significa il tenere traccia da soli nella pratica
Mantenere un elenco consiste di tre passaggi ripetuti: sapere quali obblighi si applicano alla vostra azienda, sapere quando deve accadere qualcosa in merito, e mettere questi due aspetti affiancati in momenti fissi. Per un'azienda di installazione potrebbe trattarsi di una comunicazione periodica, per un negozio online di una registrazione che deve essere rinnovata. Il contenuto varia, l'approccio no: un elenco che mantenete aggiornato funziona solo se lo consultate davvero.
Il rischio non sta nella configurazione iniziale, ma nel tenere traccia stesso. Un elenco che non è stato aggiornato negli ultimi tre mesi dà una falsa sicurezza: sembra completo ma manca tutto ciò che è stato aggiunto da allora. Questo non è un motivo per abbandonare l'elenco, ma piuttosto un motivo per vedere come rendere l'aggiornamento meno dipendente dal fatto che vi pensiate quella settimana.
Dove diventa più difficile: sapere se qualcosa è ancora valido
La vera difficoltà non sta nel tenere traccia dei dati, ma nel determinare se un obbligo si applica e rimane applicabile alla vostra azienda. La normativa cambia, le eccezioni vengono affinate, e ciò che non vi riguardava l'anno scorso potrebbe riguardarvi quest'anno — o viceversa. Questa valutazione sostanziale non è una questione di tenere un'agenda aggiornata, è un giudizio legale. Per questa domanda rimando sempre a un avvocato o all'autorità di vigilanza competente in materia; reglia non fa valutazioni proprie a questo proposito.
Con questo il limite è abbastanza chiaro: la parte amministrativa — mantenere un elenco, vedere le scadenze che si avvicinano, ricevere promemoria — potete organizzarla da soli. La parte sostanziale — se qualcosa vi riguarda e cosa viene richiesto esattamente a voi — appartiene alla fonte stessa o a qualcuno che può giudicare legalmente in merito. Chi confonde questi due aspetti rischia che un elenco sembri completo mentre il contenuto non è più corretto.
Cosa potete automatizzare da soli e cosa no
Una parte del lavoro è perfettamente automatizzabile senza che qualcuno debba fare ricerche per voi: impostare promemoria, mantenere un elenco condiviso in modo che non siate solo voi a sapere cosa c'è in gioco, e vedere quando qualcosa è stato aggiornato. È esattamente per questo che esistono piattaforme per ogni area specialistica — ognuna tiene traccia dello stato all'interno di quell'area, e voi non dovete ricordare dove avete eseguito l'accesso l'ultima volta. Su una panoramica delle piattaforme disponibili potete vedere quali aree specialistiche sono coperte e cosa fa ogni piattaforma al riguardo.
Ciò che non potete automatizzare è la valutazione iniziale se qualcosa è applicabile. Rimane un lavoro umano, e in caso di dubbi è consigliabile chiarirlo semplicemente alla fonte piuttosto che procedere su un'ipotesi. Le domande che ricorrono più frequentemente quando si tiene traccia da soli degli obblighi — per esempio su quanto spesso dovete controllare qualcosa — sono raccolte nella pagina con risposte alle domande che ricorrono regolarmente.
Dove reglia aiuta e dove no
Reglia non spiega di per sé la normativa e non esprime alcun giudizio sostanziale sul fatto che qualcosa si applichi al vostro business. Ciò che reglia fa, invece, è riunire una panoramica di quanto accade presso le piattaforme collegate, in modo che non dobbiate accedere separatamente per verificare se c'è qualcosa in sospeso. Come funziona esattamente e cosa accade ai vostri dati, lo leggete sulla pagina su cosa reglia fa e non fa con i vostri dati.
Tenere traccia autonomamente non è quindi una questione di tutto o nulla. Potete organizzare voi stessi la parte amministrativa e consultare la fonte o un legale per la parte sostanziale. Una panoramica che colleghi entrambe le parti fa risparmiare soprattutto tempo — non la responsabilità di sapere cosa sta accadendo.
Curiosi di sapere quali piattaforme si riuniscono all'interno di reglia e in quale ambito di specializzazione opera ciascuna? Consultate la panoramica e vedete quale piattaforma si adatta alla vostra situazione.