Sim, acompanhar os prazos de conformidade pode funcionar perfeitamente bem por conta própria, em princípio. Trata-se de manter uma lista atualizada do que se aplica à sua empresa, com uma data ou um momento recorrente para cada ponto, e o hábito de consultar essa lista regularmente. Muitos empresários já fazem isto, frequentemente numa folha de cálculo ou num calendário com lembretes.
Onde fica mais difícil não é o próprio acompanhamento, mas sim determinar o QUÊ deve constar dessa lista e se uma obrigação ainda é atual. Essa avaliação é de natureza substantiva e esse é precisamente o ponto em que fazer por conta própria passa a exigir um jurista ou a autoridade supervisora competente.
O que acompanhar por conta própria significa na prática
Manter uma lista consiste em três passos que se repetem: saber quais obrigações se aplicam à sua empresa, saber quando algo tem de ser feito sobre elas, e colocar essas duas coisas lado a lado em momentos fixos. Para uma empresa de instalação, pode tratar-se de uma notificação periódica; para uma loja online, de um registo que precisa ser renovado. O conteúdo varia, a abordagem não: um panorama que você mantém atualizado funciona apenas se você realmente o consultar.
O risco não está na configuração inicial, mas no próprio acompanhamento. Uma lista que foi atualizada pela última vez há três meses cria uma falsa sensação de segurança: parece completa mas ignora tudo o que surgiu desde então. Isso não é razão para então abandonar a lista, mas é razão para ver como pode tornar a atualização menos dependente de você se lembrar disso naquela semana.
Onde fica mais difícil: saber se algo ainda é válido
A verdadeira dificuldade não está em acompanhar datas, mas em determinar se uma obrigação se aplica e continua a aplicar-se à sua empresa. A regulamentação muda, as exceções são refinadas, e o que não se aplicava a você no ano passado pode aplicar-se este ano — ou vice-versa. Essa determinação substantiva não é uma questão de manter um calendário, é uma avaliação jurídica. Para essa pergunta, sempre encaminhamos para um jurista ou para a autoridade supervisora responsável pelo assunto em questão; reglia não faz avaliações próprias sobre isso.
Com isto, o limite fica bastante claro: a parte administrativa — manter um panorama, ver prazos aproximarem-se, ser lembrado — pode ser organizada por você mesmo. A parte substantiva — se algo se aplica a si e exatamente o que é esperado de você — pertence à própria fonte ou a alguém que possa fazer uma avaliação jurídica sobre isso. Quem misturar os dois corre o risco de uma lista parecer completa enquanto o conteúdo deixou de estar correto.
O que pode automatizar e o que não pode
Parte do trabalho é fácil de automatizar sem que seja necessário que alguém investigue algo para si: definir lembretes, manter um panorama partilhado para que não seja apenas você a saber o que está em aberto, e ver quando algo foi atualizado. É precisamente por isso que existem plataformas por área — cada uma acompanha o estado dentro dessa área, e você não precisa se lembrar sozinho de onde se registou pela última vez. Num panorama das plataformas que existem pode ver quais áreas são cobertas e o que cada plataforma faz dentro delas.
O que não pode automatizar é a avaliação inicial se algo é aplicável. Isso continua a ser trabalho humano, e em caso de dúvida é aconselhável simplesmente esclarecê-lo junto à fonte em vez de prosseguir com base numa suposição. Perguntas que surgem frequentemente ao acompanhar obrigações por conta própria — por exemplo, sobre com que frequência você precisa verificar algo — estão reunidas na página com respostas a perguntas que aparecem regularmente.
Onde reglia ajuda e onde não ajuda
Reglia não explica em si nada sobre regulamentações e não faz declarações substantivas sobre o que se aplica ou não ao seu negócio. O que reglia faz é reunir a visão geral do que acontece nas plataformas conectadas, para que você não precise fazer login separadamente para ver se algo está pendente. Como isso funciona exatamente e o que acontece com seus dados, você lê na página sobre o que reglia faz e não faz com os seus dados.
Manter o controle você mesmo não é portanto uma questão de tudo ou nada. Você pode organizar a parte administrativa por conta própria e, para a parte substantiva, consultar a fonte ou um advogado. Uma visão geral que conecta ambas economiza principalmente tempo — não a responsabilidade de saber o que está em jogo.
Curioso sobre quais plataformas se reúnem dentro de reglia e em qual área cada uma atua? Consulte a visão geral e veja qual plataforma se adequa à sua situação.