Posso acompanhar eu mesmo o que está em andamento na minha empresa?
Sim, até certo ponto. Muitos empresários acompanham com uma lista numa folha de cálculo, uma pasta com e-mails e alguns favoritos no navegador, razoavelmente bem, quais as obrigações que se aplicam à sua empresa e o que ainda está em aberto. Enquanto o número de regulamentos se mantiver limitado e houver poucas alterações, isso funciona perfeitamente.
Torna-se mais difícil quando a sua empresa se enquadra em várias regulamentações europeias simultaneamente, cada uma com o seu próprio ritmo de alterações, e quando essas regulamentações não vêm todas da mesma fonte. A pergunta muda então de "tenho uma lista" para "tenho a certeza de que a lista ainda está correta". É essa distinção que este artigo aborda.
Acompanhar pessoalmente: o que isso significa na prática
Acompanhar o que se passa na sua empresa consiste, na verdade, em duas coisas separadas. A primeira é sinalizar: saber que algo está a mudar, que surge um novo regulamento, ou que uma obrigação existente está a ser reforçada. A segunda é avaliar: determinar se essa alteração se aplica efetivamente à sua empresa e o que exatamente se espera de si.
A primeira parte pode ser organizada pessoalmente com alguma disciplina. A segunda parte requer frequentemente conhecimentos específicos, e é precisamente o ponto em que acompanhar pessoalmente passa a ser algo para o qual precisa de um jurista ou da autoridade supervisora competente.
O que pode fazer perfeitamente pessoalmente
Para sinalizar, existem bastantes fontes que pode seguir sem custos adicionais. A Câmara de Comércio envia notícias de atualidade relevantes para empresários, as organizações setoriais acompanham de perto as alterações dentro do seu sector, e os canais oficiais da Comissão Europeia e das autoridades supervisoras nacionais publicam alterações diretamente. Um hábito regular de verificar essas fontes periodicamente, e uma lista simples das regulamentações que se aplicam à sua empresa, já o ajuda bastante.
Registar também o que já está regulado, como quais os dossiers que existem e quando foram atualizados pela última vez, é algo que pode estruturar pessoalmente. Um momento fixo por trimestre para rever essa lista evita já muito do ruído que surge quando as informações se dispersam por caixas de correio e pastas.
Onde o fazer pessoalmente se torna mais difícil
A dificuldade não está em acompanhar uma única regulamentação, mas no facto de uma empresa média ter várias em funcionamento simultaneamente, cada uma com o seu próprio ritmo. Uma alteração na segurança dos produtos pode afetar apenas a sua embalagem, uma alteração nas regras de privacidade pode afetar apenas uma parte dos seus dados de clientes. Para conseguir avaliar isso corretamente, primeiro precisa de saber quais as regulamentações que se aplicam à sua atividade empresarial específica, e isso é diferente de saber que houve uma alteração.
Além disso, "o que se passa" também significa: saber quando algo deixa de ser relevante, por exemplo, porque removeu um produto do sortido ou já não vende num determinado país. Uma lista que só cresce e nunca é limpeza dá, com o tempo, uma imagem distorcida do que realmente se passa na sua empresa.
A diferença entre sinalizar e avaliar
É bom manter essas duas coisas separadas quando decide o que faz pessoalmente e o que terceiriza. Sinalizar, ou seja, manter-se informado sobre alterações, pode fazer-se pessoalmente com estrutura e fontes fixas. Avaliar, ou seja, determinar se algo se aplica concretamente à sua empresa e o que isso implica exatamente, é onde conta o conhecimento substantivo. Reglia não faz essa segunda parte: as plataformas sob reglia explicam substancialmente o que uma regulamentação significa para a sua situação, reglia apenas reúne o que já se sabe sobre isso.
Isso significa que uma visão geral, por mais bem organizada que seja, nunca substitui o lugar onde deve recorrer para uma avaliação substancial da sua situação. Para essa avaliação, o caminho para um jurista ou a autoridade competente continua sendo o correto.
Manter uma visão geral sem ter de acompanhar tudo separadamente
O que ajuda é organizar a sinalização e acompanhamento num só lugar em vez de disperso por caixas de correio, portais e notas soltas. ver quais plataformas existem fornece uma visão de onde pode recorrer por tema para o aspecto substancial, enquanto reglia em si apenas mantém a visão geral do que está pendente e do que foi atualizado.
Como essa visão geral é criada exatamente e o que acontece e não acontece com seus dados, leia em o funcionamento de reglia explicado. Perguntas frequentes sobre o que você mesmo deve fazer e o que reglia reúne para você estão coletadas em a página de perguntas frequentes.
Se quiser ver como uma visão geral de obrigações pendentes se parece na prática, um bom ponto de partida é verificar quais plataformas são relevantes para sua empresa e o que cada uma cobre exatamente.