Puis-je suivre moi-même ce qui se passe dans mon entreprise ?
Oui, jusqu'à un certain point. De nombreux entrepreneurs gardent une trace assez bien organisée des obligations applicables à leur entreprise et de ce qui reste à accomplir en utilisant une simple liste dans un tableur, un dossier contenant des e-mails et quelques signets dans le navigateur. Tant que le nombre de réglementations reste limité et que peu de changements surviennent, cette approche fonctionne bien.
Cela devient plus compliqué dès lors que votre entreprise est soumise à plusieurs réglementations européennes à la fois, chacune évoluant à son propre rythme, et dès lors que ces réglementations ne proviennent pas toutes du même domaine. La question change alors de « ai-je une liste » à « suis-je certain que ma liste est toujours exacte ». Cette distinction est le sujet de cet article.
Tenir à jour soi-même : ce que cela signifie en pratique
Suivre ce qui se passe dans votre entreprise consiste en réalité en deux choses distinctes. La première est la surveillance : savoir qu'un changement intervient, qu'une nouvelle réglementation émerge, ou qu'une obligation existante devient plus stricte. La seconde est l'évaluation : déterminer si ce changement s'applique réellement à votre entreprise et ce qui en est concrètement attendu de vous.
La première partie peut être organisée soi-même avec de la discipline. La seconde partie requiert plus souvent des connaissances spécifiques, et c'est précisément le point où tenir à jour soi-même devient quelque chose pour lequel vous avez besoin d'un juriste ou de l'autorité de contrôle compétente.
Ce que vous pouvez parfaitement faire vous-même
Pour la surveillance, il existe un bon nombre de sources que vous pouvez suivre sans frais supplémentaires. La Chambre de Commerce envoie des actualités pertinentes pour les entrepreneurs, les organisations sectorielles suivent de près les changements au sein de leur secteur, et les canaux officiels de la Commission européenne et des autorités de contrôle nationales publient les changements directement. Une habitude régulière de consulter ces sources, ainsi qu'une simple liste des réglementations applicables à votre entreprise, vous permettront d'avancer considérablement.
Enregistrer ce qui a déjà été réglé, comme les dossiers existants et le moment où ils ont été mis à jour pour la dernière fois, est également quelque chose que vous pouvez structurer vous-même. Un moment fixe chaque trimestre pour passer en revue cette liste évite déjà une grande partie du bruit qui naît lorsque les informations se dispersent entre les boîtes de messagerie et les dossiers.
Où le faire soi-même devient plus difficile
La difficulté ne réside pas dans le suivi d'une seule réglementation, mais dans le fait qu'une entreprise moyenne en applique plusieurs simultanément, chacune avec son propre rythme. Un changement en matière de sécurité des produits ne touche peut-être que votre emballage, un changement en matière de règles de confidentialité ne touche peut-être qu'une partie de vos données clients. Pour bien évaluer cela, vous devez d'abord savoir quelles réglementations s'appliquent à votre activité commerciale spécifique, ce qui est différent de simplement savoir qu'il existe un changement.
S'ajoute à cela le fait que « ce qui se passe » signifie aussi : savoir quand quelque chose n'est plus pertinent, par exemple parce que vous avez retiré un produit de votre gamme ou que vous ne vendez plus dans un certain pays. Une liste qui ne cesse de s'allonger et n'est jamais nettoyée finit par donner une image faussée de ce qui se passe réellement dans votre entreprise.
La différence entre surveillance et évaluation
Il est bon de distinguer ces deux éléments lorsque vous décidez ce que vous faites vous-même et ce que vous externalisez. La surveillance, c'est-à-dire rester informé des changements, peut être faite par vous-même avec de la structure et des sources fixes. L'évaluation, c'est-à-dire déterminer si quelque chose s'applique concrètement à votre entreprise et ce que cela implique précisément, est là où les connaissances substantielles comptent. reglia ne fait pas cette seconde partie : les plateformes sous reglia expliquent sur le plan substantiel ce qu'une réglementation signifie pour votre situation, reglia lui-même rassemble seulement ce qui en est déjà connu.
Cela signifie qu'un aperçu, aussi bien organisé soit-il, ne remplace jamais l'endroit où vous devez vous adresser pour une évaluation substantielle de votre situation. Pour cette évaluation, la voie vers un juriste ou l'autorité de contrôle compétente reste la bonne.
Garder une vue d'ensemble sans devoir tout suivre séparément
Ce qui aide vraiment, c'est d'organiser la signalisation et le suivi au même endroit au lieu de les disperser entre les boîtes aux lettres, les portails et les notes éparses. voir quelles plateformes existent donne une image de où vous pouvez vous adresser par sujet pour l'aspect substantiel, tandis que reglia elle-même tient uniquement à jour l'aperçu de ce qui est en attente et de ce qui a été mis à jour.
Comment cet aperçu est exactement établi et ce qui se passe avec vos données à cet égard, vous pouvez le lire sur le fonctionnement de reglia expliqué. Les questions fréquentes sur ce que vous devez faire vous-même et ce que reglia réunit pour vous se trouvent rassemblées sur la page des questions fréquemment posées.
Si vous voulez voir à quoi ressemble concrètement un aperçu des obligations en attente, un bon point de départ est de vérifier quelles plateformes sont pertinentes pour votre entreprise et ce que chacune d'entre elles couvre exactement.