Vad förändras i år när det gäller sekretesskravens regler för ert företag?
Kort svar: Allmän dataskyddsförordningen i sig skrivs inte om varje år. Det är en europeisk förordning som gäller direkt, och kärnan i den är fastställd. Det som kan förändras är tillsynsmyndigheternas vägledningar, tolkningen av vissa begrepp och de lagar som står direkt intill och hänger samman med den. För er verksamhet spelar en andra faktor minst lika stor roll: om ert eget sätt att behandla data har förändrats.
Det finns inget allmänt svar på om något förändras specifikt för er verksamhet. Det beror på vilka personuppgifter ni behandlar, vem ni delar dem med och i vilka länder ni är verksamma. Frågan "vad förändras det här året" delas därför i två delar: vad förändras i själva regelverket, och vad förändras i er egen situation så att ni plötsligt omfattas av något som tidigare inte gällde.
Vad som är fastställt och vad som förskjuts
Grunderna för att få behandla data, de registrerades rättigheter och skyldigheten att hålla reda på vad ni behandlar, finns i förordningen själv och förändras inte från år till år. Det som rör sig är sättet på vilket tillsynsmyndigheter ser på det: vägledningar kompletteras, och lagstiftning som står direkt intill — tänk på regler om dataöverföring, kakor eller ny teknik — kan påverka vad som förväntas av er i praktiken. Det är ingen förändring av GDPR i sig, men det räknas in när frågan är om er behandlingsprotokoll fortfarande är aktuellt.
Därutöver förändras ibland något i sammanhanget där ni arbetar utan att själva lagen ändras. En ny leverantör som behandlar era data, ett verktyg som samlar in användardata eller en expansion till ett annat EU-land: det är alla tillfällen då det är värt att kontrollera om er dokumentation fortfarande stämmer, även om regelverket inte formellt har ändrats.
För vem förändringarna gör skillnad det här året
Effekten av förändringar i vägledningar eller näraliggande lagstiftning är inte densamma för alla. Det spelar främst in för verksamheter som använder ny teknik där personuppgifter spelar en roll, för verksamheter som expanderar till andra länder inom eller utanför EU, och för verksamheter som delar data med flera parter eller plattformar samtidigt. Ett installatörsföretag som bara har kunddata i ett eget bokföringsprogram befinner sig i en annan situation än en webbutik som delar kunddata med marknadsföringspartners i olika länder.
För att bestämma vad som gäller för er egen verksamhet utgör själva texten i förordningen och förklaringen från Datainspektionen utgångspunkten. Reglia fastställer ingen innehållsmässig förklaring här: det är en uppgift för plattformen som handlar om personuppgifter och för tillsynsmyndigheten. se vilka plattformar som finns och vad de handlar om ger er en första bild av var en fråga om databehandling hör hemma.
Hålla reda utan att söka varje månad själv
Den praktiska frågan är inte så mycket vad som förändras, utan hur ni märker det i tid utan att det blir ett extraarbete. Många verksamheter kollar tillsynsmyndighetens webbplats ett par gånger per år, eller låter information komma in genom en slump via ett nyhetsbrev. Det fungerar, tills det är just den perioden då ni inte gjorde det.
En översikt som är kopplad till er företagsdossier — med er KvK-nummer, de länder där ni är verksamma och vad ni redan har dokumenterat — gör det lättare att se om en ändring påverkar er, istället för att ni själva måste ta reda på om en allmän förändring gäller er situation. reglia bygger inte in denna översikt själv; den samlar ihop vad plattformen för personuppgifter upprätthåller, så att det inte sprids över flera separata inloggningar. Hur det fungerar i detalj och vad som händer med era uppgifter i processen läser ni på sidan om hur reglia hanterar dina uppgifter.
Vad detta betyder för er dossier
Det mest användbara ni själva kan göra är att inte vänta tills något "ändras", utan att regelbundet kontrollera om er behandlingsregister fortfarande stämmer överens med vad ni faktiskt gör. Har en ny personuppgiftsbiträde tillkommit? Finns det ett nytt land dit ni levererar? Har det uppstått datadelning som inte fanns för ett år sedan? Det är de tillfällen när en förändring i regelverket faktiskt spelar roll för er verksamhet, oavsett om själva lagen ändrades den månaden.
Vanliga frågor om detta — såsom hur ofta ni måste kontrollera något, eller vad som händer om ni missar något — besvaras på sidan med vanliga frågor. För er egen företagssituation är tillsynsmyndigheten eller en jurist den lämpliga kontaktpunkten; reglia beskriver var en fråga hör hemma, men ger ingen eget innehållsmässigt ställningstagande.
. Nyfiken på vilka plattformar som finns och vilken plattform som passar er situation? Se översikten över anslutna plattformar och se på ett ögonblick var ni kan vända er för personuppgifter, produktsäkerhet, förpackningar eller tillgänglighet.