Co se v tomto roce mění na pravidlech ochrany soukromí vaší společnosti?
Krátká odpověď: Obecné nařízení o ochraně osobních údajů se nepřepisuje každý rok. Je to evropské nařízení, které se uplatňuje přímo, a jeho jádro je pevné. Co se však může změnit, jsou pokyny dohledových orgánů, výklady daných pojmů a zákony, které k němu přímo přiléhají a s ním souvisejí. Pro vaši společnost je navíc důležitý druhý faktor: zda se změnil váš vlastní způsob zpracování údajů.
To, zda se pro vaši konkrétní společnost něco změní, není možné odpovědět obecně. Záleží na tom, které osobní údaje zpracováváte, s kým je sdílíte a v kterých zemích jste aktivní. Otázka "co se v tomto roce změní" se proto rozděluje na dvě části: co se změní na samotné právní úpravě a co se změní v situaci vaší společnosti, takže najednou podléháte něčemu, co na vás dříve neplatilo.
Co je pevné a co se posouvá
Právní důvody pro zpracování údajů, práva subjektů údajů a povinnost vést si záznamy o tom, co zpracováváte, jsou obsaženy v samotném nařízení a mění se rok od roku. Co se však mění, je způsob, jakým se na to dívají dohledové orgány: pokyny se doplňují a právní předpisy, které k tomu přímo přiléhají – myslíme tím pravidla o přenosu údajů, souborech cookies nebo nových technologiích – mohou ovlivnit to, co se v praxi od vás očekává. Nejedná se o změnu samotného GDPR, ale jde o to, co se počítá do otázky, zda je váš registr zpracování stále aktuální.
Navíc se někdy změní něco na kontextu, ve kterém pracujete, aniž by se samotný zákon změnil. Nový dodavatel, který zpracovává vaše údaje, nástroj, který shromažďuje uživatelská data, nebo rozšíření do jiné země EU: to jsou všechny okamžiky, kdy stojí za to zkontrolovat, zda váš dossier stále odpovídá, i když se na papíře nic na právní úpravě nezměnilo.
Koho se to v tomto roce týká
Dopad změn pokynů nebo související právní úpravy není pro všechny stejný. Týká se to především podniků, které používají nové technologie, kde hrají roli osobní údaje, podniků, které se rozšiřují do jiných zemí v rámci EU či mimo ni, a podniků, které sdílí údaje s více stranami nebo platformami současně. Instalační podnik, který pouze uchovává údaje o zákaznících v jednom vlastním účetním balíčku, je v jiné situaci než e-shop, který sdílí údaje o zákaznících se marketingovými partnery v různých zemích.
Abyste určili, co platí pro vaši vlastní společnost, je vycházejícím bodem text samotného nařízení a výklady Úřadu pro ochranu osobních údajů. Reglia zde sama neuvádí žádné věcné vysvětlení: to patří platformě, která se zabývá osobními údaji, a dohledovému orgánu. podívejte se, které platformy existují a v čem se zabývají vám dá první přehled o tom, kam otázka týkající se zpracování údajů patří.
Sledování bez měsíčního vlastního hledání
Praktická otázka není tolik o tom, co se mění, ale jak to zaznamenáte včas, aniž byste si z toho dělali vedlejší zaměstnání. Mnoho podniků kontroluje web dohledového orgánu několikrát ročně, nebo nechávají, aby se to dozvěděli náhodou prostřednictvím zpravodaje. To funguje, dokud není právě období, kdy jste to neudělali.
Přehled připojený k vašemu firemnímu dossier — obsahující vaše číslo KvK, země, v nichž činíte, a to, co jste již zaznamenali — usnadňuje zjištění, zda se vás změna týká, namísto abyste sami museli zjišťovat, zda je obecná úprava na vaši situaci použitelná. Reglia tento přehled sám obsahově nevytvořuje; shromažďuje, co si platforma pro osobní údaje uchovává, aby se neztratilo v různých přihlášeních. Jak to přesně funguje a co se vašimi údaji v tom procesu děje a neděje, si přečtete na stránce o tom, jak reglia nakládá s vašimi údaji.
Co to znamená pro váš dossier
Nejužitečnější, co sami můžete udělat, je nečekat, až se něco "změní", ale pravidelně kontrolovat, zda se váš registr zpracování stále shoduje s tím, co skutečně děláte. Přibyl nový zpracovatel? Přibyly nové země, do nichž dodáváte? Vzniklo sdílení údajů, které tam před rokem ještě nebylo? To jsou chvíle, kdy má změna právních předpisů opravdu smysl pro vaši firmu, bez ohledu na to, zda se samotný zákon daný měsíc změnil.
Otázky, které se často vrací — například jak často něco musíte kontrolovat, nebo co se stane, když si něco nevšimnete — najdete zodpovězeny na stránce s často kladenými otázkami. Pro konkrétní situaci vašeho podniku zůstává dohledový orgán nebo právník vhodným kontaktním místem; reglia popisuje, kam daná otázka patří, ale sama o tom neposkytuje věcné posouzení.
Zajímá vás, které platformy jsou k dispozici a která platforma vyhovuje vaší situaci? Podívejte se na přehled připojených platforem a na první pohled zjistěte, kde najdete pomoc pro osobní údaje, bezpečnost produktů, balení nebo přístupnost.