Cosa cambia quest'anno nelle regole sulla privacy per la vostra azienda?
Risposta breve: il Regolamento generale sulla protezione dei dati non viene riscritto ogni anno. È un regolamento europeo che si applica direttamente, e il suo nucleo è fisso. Ciò che può cambiare sono le linee guida delle autorità di controllo, l'interpretazione data a determinati concetti e le leggi che vi stanno direttamente accanto e che vi si collegano. Per la vostra azienda conta inoltre un secondo fattore altrettanto importante: se il vostro stesso modo di trattare i dati è cambiato.
Se qualcosa cambia specificamente per la vostra azienda, non è possibile rispondere in generale. Dipende da quali dati personali trattate, con chi li condividete e in quali paesi siete attivi. La domanda "cosa cambia quest'anno" si divide quindi in due parti: cosa cambia nella normativa stessa e cosa cambia nella vostra situazione per cui all'improvviso rientrate in qualcosa che prima non era applicabile.
Cosa è fissato e cosa si muove
I fondamenti per trattare i dati, i diritti degli interessati e l'obbligo di tenere traccia di ciò che trattate sono contenuti nel regolamento stesso e non cambiano da un anno all'altro. Ciò che si muove è il modo in cui le autorità di controllo lo vedono: le linee guida vengono integrate e la normativa che vi sta direttamente accanto — pensate alle regole sul trasferimento dei dati, i cookie o le nuove tecnologie — può influenzare ciò che nella pratica ci si aspetta da voi. Non è una modifica dell'RGPD stesso, ma è qualcosa che conta nella valutazione se il vostro registro dei trattamenti è ancora attuale.
Inoltre, a volte qualcosa cambia nel contesto in cui operate senza che la legge stessa cambi. Un nuovo fornitore che tratta i vostri dati, uno strumento che raccoglie dati degli utenti, o un'espansione in un altro paese dell'UE: questi sono tutti momenti in cui vale la pena verificare se il vostro dossier è ancora corretto, anche se sulla carta nulla è cambiato nella normativa.
Per chi questa differenza ha un impatto quest'anno
L'impatto dei cambiamenti nelle linee guida o nella normativa correlata non è lo stesso per tutti. Riguarda soprattutto le aziende che implementano nuove tecnologie in cui i dati personali svolgono un ruolo, le aziende che si espandono in altri paesi dentro o fuori l'UE, e le aziende che condividono dati con più parti o piattaforme contemporaneamente. Un'azienda di installazione che mantiene i dati dei clienti solo in un proprio software di contabilità si trova in una situazione diversa da un negozio online che condivide i dati dei clienti con partner di marketing in diversi paesi.
Per determinare cosa vale per la vostra azienda, il testo del regolamento stesso e l'interpretazione dell'Autorità per la protezione dei dati sono il punto di partenza. Reglia non fissa qui alcuna interpretazione sostanziale: questo appartiene alla piattaforma che si occupa di dati personali e all'autorità di controllo. vedete quali piattaforme ci sono e in cosa si occupano vi dà una prima idea di dove appartiene una domanda sul trattamento dei dati.
Tenere traccia senza cercare ogni mese da soli
La domanda pratica non è tanto cosa cambia, ma come ve ne accorgete in tempo senza che diventi un lavoro a part-time. Molte aziende controllano il sito dell'autorità di controllo un paio di volte l'anno, o lasciano che le informazioni arrivino per caso tramite una newsletter. Funziona, fino al momento in cui è proprio il periodo in cui non l'avete fatto.
Una panoramica allegata al vostro dossier aziendale — con il vostro numero KvK, i paesi in cui operate e quanto già registrato — rende più facile verificare se una modifica vi riguarda, invece di dover voi stessi accertare se una variazione generale si applica alla vostra situazione. Reglia non costruisce internamente questa panoramica; raccoglie ciò che la piattaforma per i dati personali gestisce, in modo che non rimanga disperso su diversi accessi. Come funziona esattamente e cosa accade ai vostri dati, lo leggete su la pagina su come reglia gestisce i tuoi dati.
Cosa significa questo per il vostro dossier
La cosa più utile che potete fare voi stessi non è aspettare che qualcosa "cambi", ma verificare periodicamente se il vostro registro dei trattamenti è ancora coerente con ciò che fate effettivamente. È arrivato un nuovo responsabile del trattamento? C'è un nuovo paese in cui consegnate? Si è creata una condivisione di dati che un anno fa non esisteva? Questi sono i momenti in cui una modifica della normativa ha davvero importanza per la vostra azienda, indipendentemente dal fatto che la legge stessa sia stata adattata quel mese.
Domande che ricorrono frequentemente in questo contesto — come ad esempio quanto spesso dovete controllare qualcosa, o cosa accade se vi sfugge qualcosa — trovate le risposte su la pagina delle domande frequenti. Per la situazione specifica della vostra azienda rimangono i vostri referenti appropriati l'autorità di vigilanza o un avvocato; reglia descrive dove appartiene una domanda, ma non fornisce essa stessa un parere sostanziale.
Curiosi di sapere quali piattaforme ci sono e quale piattaforma si adatta alla vostra situazione? Consultate la panoramica delle piattaforme collegate e vedete a colpo d'occhio dove potete rivolgervi per i dati personali, la sicurezza dei prodotti, gli imballaggi o l'accessibilità.