Co zmienia się w tym roku w przepisach dotyczących prywatności Twojej firmy?
Krótka odpowiedź: ogólne rozporządzenie o ochronie danych nie jest przepisywane każdego roku. To rozporządzenie europejskie, które stosuje się bezpośrednio, a jego rdzeń jest ustalony. To, co może się zmienić, to wytyczne organów nadzorczych, interpretacja przypisywana określonym pojęciom oraz ustawy, które stoją bezpośrednio obok niego i z nim wiążą się. Dla Twojej firmy działa również drugi czynnik, który jest co najmniej równie ważny: czy zmienił się Twój własny sposób przetwarzania danych.
Czy coś zmienia się dla Twojej firmy w szczególności, nie można odpowiedzieć ogólnie. Zależy to od tego, które dane osobowe przetwarzasz, z kim je dzielisz i w jakich krajach prowadzisz działalność. Pytanie "co się zmienia w tym roku" dzieli się zatem na dwie części: co zmienia się w samej regulacji, a co zmienia się w Twojej własnej sytuacji, przez co nagle podlegasz czemuś, co wcześniej nie miało zastosowania.
Co jest ustalone, a co się zmienia
Podstawy do przetwarzania danych, prawa osób, których dane dotyczą, i obowiązek prowadzenia ewidencji tego, co przetwarzasz, znajdują się w samym rozporządzeniu i nie zmieniają się rok do roku. To, co się zmienia, to sposób, w jaki organy nadzorcze to postrzegają: wytyczne są uzupełniane, a ustawodawstwo, które stoi bezpośrednio obok — pomyśl o zasadach dotyczących transferu danych, plików cookie lub nowych technologii — może mieć wpływ na to, czego w praktyce od Ciebie oczekuje się. To nie jest zmiana samego RODO, ale coś, co liczy się przy pytaniu, czy Twój rejestr przetwarzania jest jeszcze aktualny.
Ponadto czasami coś zmienia się w kontekście, w którym pracujesz, bez zmiany samej ustawy. Nowy dostawca przetwarzający Twoje dane, narzędzie zbierające dane użytkowników, lub rozszerzenie na inny kraj UE: to wszystko momenty, w których warto sprawdzić, czy Twój dossier jest jeszcze prawidłowy, nawet jeśli na papierze nic nie zmienił się w regulacjach.
Dla kogo zmiana ma znaczenie w tym roku
Wpływ zmian wytycznych lub pokrewnego ustawodawstwa nie jest taki sam dla wszystkich. Dotyczy to przede wszystkim firm, które wdrażają nowe technologie, w których dane osobowe odgrywają rolę, firm, które rozszerzają się na inne kraje w UE lub poza UE, oraz firm, które dzielą dane z wieloma stronami trzecimi lub platformami jednocześnie. Zakład instalacyjny, który prowadzi dane klientów tylko we własnym pakiecie księgowym, jest w innej sytuacji niż sklep internetowy, który dzieli dane klientów z partnerami marketingowymi w różnych krajach.
Aby określić, co ma zastosowanie do Twojej firmy, tekst samego rozporządzenia i wyjaśnienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych są punktem wyjścia. Reglia nie ustala tutaj samej interpretacji merytorycznej: to należy do platformy zajmującej się danymi osobowymi i do organu nadzorczego. zobacz, które platformy istnieją i czego dotyczą daje Ci pierwsze wyobrażenie o tym, gdzie pytanie o przetwarzanie danych powinno się znaleźć.
Śledzenie bez codziennego samodzielnego szukania
Praktyczne pytanie nie dotyczy tyle tego, co się zmienia, ile tego, jak to zauważysz na czas bez robienia tego jako dodatkowej pracy. Wiele firm sprawdza witrynę organu nadzorczego kilka razy w roku, lub czeka aż informacja dotrze losowo przez biuletyn. To działa, dopóki nie będzie akurat ten okres, w którym tego nie robiłeś.
Przegląd dołączony do dossier Twojej firmy — z numerem KvK, krajami, w których działasz, i tym, co już zostało udokumentowane — ułatwia sprawdzenie, czy zmiana Cię dotyczy, zamiast samodzielnie ustalać, czy ogólna zmiana ma zastosowanie do Twojej sytuacji. Reglia nie buduje tego przeglądu samodzielnie; zbiera to, co platforma obsługująca dane osobowe przechowuje, aby informacje nie rozprzestrzeniały się na wiele oddzielnych logowań. Jak dokładnie to działa i co się dzieje z Twoimi danymi, przeczytasz na stronie dotyczącej tego, jak reglia postępuje z Twoimi danymi.
Co to oznacza dla Twojego dossier
Najlepsze, co możesz zrobić, to nie czekać, aż coś "się zmieni", ale okresowo sprawdzać, czy Twój rejestr przetwarzania nadal zgodny jest z tym, co faktycznie robisz. Pojawił się nowy podmiot przetwarzający dane? Jest nowy kraj, do którego dostarczasz? Powstała wymiana danych, której rok temu jeszcze nie było? To są momenty, w których zmiana przepisów ma rzeczywiste znaczenie dla Twojej firmy, niezależnie od tego, czy prawo samo w sobie zostało zmienione w tym miesiącu.
Pytania, które często się pojawiają — na przykład jak często coś powinieneś sprawdzać lub co się stanie, jeśli coś przeoczyć — są beantworded na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami. W przypadku Twojej konkretnej sytuacji organ nadzoru lub prawnik to właściwe miejsce kontaktu; reglia opisuje, gdzie należy umieścić pytanie, ale nie udziela własnej merytorycznej opinii na jego temat.
Ciekaw, jakie są dostępne platformy i która platforma pasuje do Twojej sytuacji? Zapoznaj się z przeglądem podłączonych platform i w jednym spojrzeniu zobacz, gdzie możesz zwrócić się w sprawach danych osobowych, bezpieczeństwa produktów, opakowań lub dostępności.