Mitä muuttuu tänä vuonna yrityksesi tietosuojaregulaatoissa?
Lyhyt vastaus: Yleinen tietosuoja-asetus ei ole kirjoitettu uudelleen joka vuosi. Se on Euroopan asetus, joka on suoraan sovellettava, ja sen ydin on pysyvä. Mitä voi muuttua, ovat valvontaviranomaisten ohjeet, tiettyjen käsitteiden tulkinta ja lait, jotka ovat suoraan rinnalla ja liittyvät siihen. Yrityksellenne on toiseksi lisäksi merkitsevä toinen tekijä: onko oman tapanne, jolla käsittelette tietoja, muuttunut.
Se, muuttuuko jotain erityisesti yrityksellenne, ei ole vastattavissa yleisesti. Se riippuu siitä, mitä henkilötietoja käsittelette, kenen kanssa niitä jaatte ja missä maissa olette toiminnassa. Kysymys "mitä muuttuu tänä vuonna" jakautuu sen vuoksi kahteen osaan: mitä muuttuu sääntelyssä itsessään ja mitä muuttuu oman tilanteenne kohdalla, jolloin tulit yhtäkkiä jonkin kohde-erän piiriin, joka ei aiemmin ollut sovellettava.
Mitä on vahvistettu ja mitä muuttuu
Perusteet tietojen käsittelyyn, rekisteröityjen oikeudet ja velvoite pitää kirjaa siitä, mitä käsittelette, ovat asetuksessa itsessään ja eivät muutu vuodesta vuoteen. Mitä kuitenkin muuttuu, on tapa, jolla valvontaviranomaiset sitä katsovat: ohjeita laajennetaan, ja lainsäädäntö, joka on suoraan rinnalla — ajattele sääntöjä tietojen siirroista, evästeitä tai uusia teknologioita — voi vaikuttaa siihen, mitä käytännössä odotetaan teiltä. Se ei ole GDPR:n muutos itsessään, mutta se vaikuttaa siihen, onko käsittelyrekisterinne edelleen ajantasainen.
Lisäksi konteksti, jossa työskentelette, voi muuttua ilman että laki itsessään muuttuu. Uusi toimittaja, joka käsittelee tietojanne, työkalu, joka kerää käyttäjätietoja, tai laajentuminen toiseen EU-maahan: nämä ovat kaikki hetkiä, jolloin kannattaa tarkistaa, pitääkö dossierinne paikkansa, vaikka sääntelyssä ei olisi paperilla mitään muuttunut.
Kenelle muutokset merkitsevät jotain tänä vuonna
Ohjeiden tai rinnakkaisen lainsäädännön muutosten vaikutus ei ole kaikille sama. Se koskee erityisesti yrityksiä, jotka ottavat käyttöön uutta teknologiaa, jossa henkilötiedoilla on rooli, yrityksiä, jotka laajentavat toimintaansa muihin maihin EU:n sisällä tai ulkopuolella, ja yrityksiä, jotka jakavat tietoja useiden osapuolten tai alustojen kanssa. Asennusyritys, joka pitää vain asiakastietoja omassa kirjanpito-ohjelmassaan, on eri tilanteessa kuin verkkokauppa, joka jakaa asiakastietoja markkinointipartnereille eri maissa.
Määrittääksenne, mitä sovelletaan yrityksellenne, asetuksen teksti itsessään ja henkilötietoviranomaisen tulkinta ovat lähtökohtana. Reglia ei vahvista tässä omaa sisällöllistä tulkintaa: se kuuluu henkilötietojen käsittelyä käsittelevän alustan ja valvontaviranomaisen piiriin. nähdä, mitä alustoja on olemassa ja mistä ne käsittelevät antaa teille ensimmäisen kuvan siitä, mihin henkilötietojen käsittelyä koskeva kysymys kuuluu.
Seurata ilman että etsitte sitä kuukausittain itse
Käytännön kysymys ei niinkään ole se, mitä muuttuu, vaan miten huomaatte sen ajoissa ilman että se tulee sivutoimeksiksi. Monet yritykset tarkistavat valvontaviranomaisen sivuston muutaman kerran vuodessa tai saavat tiedon sattumalta uutiskirjeen kautta. Se toimii, kunnes tulee juuri se aika, jolloin ette sitä tehneet.
Yleiskatsaus, joka liittyy yrityksellenne olevan dossieriin — KvK-numeroineen, maissa joissa olette aktiivinen ja mitä olette jo tallentaneet — helpottaa näkemään, koskeeko muutos teitä, eikä teiltä vaadita itse selvittää, soveltuuko yleinen muutos tilanteeseen. reglia ei rakenna tätä yleiskatsausta sisällöllisesti itse; se kokoaa yhteen sen, mitä henkilötietojen käsittelyyn liittyvä alusta pitää yllä, jotta tieto ei hajaannu erillisiin kirjautumisiin. Miten se tarkalleen toimii ja mitä teidän tiedoillenne tapahtuu prosessissa, voit lukea osoitteesta sivulla, jolla käsitellään sitä, kuinka reglia käsittelee tietojasi.
Mitä tämä tarkoittaa dossierinne kannalta
Hyödyllisin asia, jonka voit tehdä itse, on olla odottamatta, kunnes jotain "muuttuu", vaan tarkistaa säännöllisesti, vastaaako käsittelyrekisterinne yhä sitä, mitä tosiasiassa teette. Onko ilmestynyt uusi käsittelijä? Onko olemassa uutta maata, johon toimitte? Onko syntynyt tietojenjakoa, jota vuosi sitten ei ollut? Nämä ovat ajankohdat, jolloin sääntelymuutos on todella merkitystä yrityksellenne, riippumatta siitä, onko lakia itse muutettu kyseisen kuukauden aikana.
Usein esiin tuleviin kysymyksiin — kuten kuinka usein jotain tulee tarkistaa tai mitä tapahtuu, jos jotain jää huomaamatta — löydätte vastaukset osoitteesta usein kysyttyjen kysymysten sivullaYrityksenne omassa tilanteessa valvontaviranomainen tai juristi on edelleen sopiva yhteyshenkilö; reglia kuvailee, mihin kysymys kuuluu, mutta ei anna sille itse sisällöllistä arviota.
Haluatko tietää, mitä alustoja on olemassa ja mikä alusta sopii tilanteeseen? Katso yhteydessä olevien alustojen yleiskatsaus ja näe yhdellä silmäyksellä, mihin voit kääntyä henkilötietojen, tuoteturvallisuuden, pakkausten tai saavutettavuuden osalta.