Du undrar förmodligen hur du kan hålla reda på vilka regler som exakt gäller för ditt företag, utan att behöva inrätta en separat funktion för det. Det korta svaret: det finns ingen central lista som automatiskt visar vilka förpliktelser som gäller för varje företag, eftersom det beror på vad du säljer, till vem, via vilka kanaler och vilka data du arbetar med. Det som fungerar är att behålla en fast plats per relevant område där du ser vad som gäller för dig och vad av det som redan är avklarat.
Anledningen till att detta känns komplicerat är att förpliktelser sällan kommer från en enda förordning. En webbutik med egna märkesprodukter som levererar till flera europeiska länder får till exempel hantera regler om produktsäkerhet, förpackningsbestämmelser, tillgänglighetskrav för webbplatsen och hantering av kundernas personuppgifter. Vart och ett av dessa ämnen regleras av en annan tillsynsmyndighet eller ett annat ramverk, och varje ämne har sitt eget sätt att visa att du sysslar med det. Det skapar känslan av att du måste hålla reda på fyra gånger vad som pågår, när det egentligen handlar om fyra olika infallsvinklar på samma företag.
Varför en överblick inte uppstår av sig själv
Varje plattform eller tillsynsmyndighet tittar på sin egen del av ditt företag. Ett system som övervakar produktsäkerhet har ingen inblick i vad som händer med personuppgifter, och vice versa. Det är ingen brist i dessa system: de är byggda för att göra en sak bra, inte för att överblicka hela ditt företag. Resultatet är att ansvaret för att lägga ihop dessa lösa bilder hamnar på dig. I ett mindre företag går det ofta att överblicka med ett kalkylark eller ett dagordningsalternativ per kvartal. Så snart fler produktlinjer, länder eller plattformar kommer till, blir det svårare att se vad som fortfarande är öppet och vad som redan är klart.
Vad du själv kan dokumentera
Ett användbara första steg är inte att reda ut varje regel för sig, utan att kartlägga de områden som är relevanta för din typ av företag. Tänk på: säljer du fysiska produkter måste produktsäkerhet och förpackning beaktas; har du en publik webbplats eller app är tillgänglighet en uppmärksamhetspunkt; behandlar du kund- eller personaluppgifter bör det finnas en dokumentation för det. För vart och ett av dessa områden kan du dokumentera vilken plattform eller vilken myndighet som ansvarar, när du senast tittade på det och vilken åtgärd som fortfarande är öppen. Det är inte en juridisk övning utan en administrativ: du håller reda på vad som pågår, inte hur du ska uppfylla det innehållsmässigt. För det innehållsmässiga genomförandet per ämne hänvisar reglia medvetet till den plattform eller tillsynsmyndighet som ansvarar för det.
Var reglia passar in
Reglia är ingen ersättning för dessa innehållsmässiga plattformar och gör själv inga uttalanden om regelgivning. Det reglia gör är att samla resultaten från de anslutna plattformarna på ett ställe: vilka tidsfrister som löper, vad som är öppet per plattform, och vilka data du redan har dokumenterat. Så du behöver inte logga in fyra gånger för att se om något behöver uppmärksamhet. På sidan med anslutna plattformar ser du vilka ämnen som för närvarande stöds och vilken plattform som hör till vilket ämne. Vill du veta hur reglia exakt hanterar dina data förklaringen om hur reglia fungerar lägger ut det steg för steg.
Överblicken är ett verktyg, ingen garanti
Att hålla reda på vad som pågår ger dig kontroll över frågan om var du fortfarande måste titta. Det säger ingenting om du uppfyller en specifik förpliktelse, eftersom det beror på innehållet i denna förpliktelse och din egen situation. För denna innehållsmässiga bedömning är vägen till en jurist eller lämplig tillsynsmyndighet fortfarande den rätta vägen. Reglia hjälper dig däremot att se när denna fråga blir aktuell, så den inte förblir liggande tills det är försent. Är du osäker på var du ska börja finns det på sidan med vanliga frågor om reglia ett antal praktiska utgångspunkter.
Vill ni se vilka plattformar som för närvarande är tillgängliga via reglia och vilket ämne de exakt täcker? Titta då på översikten över anslutna plattformar och se vilka som passar er situation.