Prawdopodobnie zastanawiasz się, jak możesz śledzić, które dokładnie przepisy dotyczą Twojej firmy, bez konieczności utworzenia osobnej funkcji w tym celu. Krótka odpowiedź: nie ma centralnej listy, która automatycznie wskazuje, które obowiązki mają zastosowanie do każdej firmy, ponieważ zależy to od tego, co sprzedajesz, komu, poprzez jakie kanały i jakimi danymi pracujesz. Co jest możliwe, to w każdej odpowiedniej dziedzinie utrzymanie stałego miejsca, gdzie widzisz, co do Ciebie się odnosi i co z tego już zostało załatwione.
Powód, dla którego to trudne się wydaje, jest taki, że obowiązki rzadko pochodzą z jednego przepisu. Sklep internetowy z własnymi produktami markowymi dostarczającymi do kilku krajów europejskich musi na przykład zmierzyć się z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa produktów, wymogami dotyczącymi opakowań, wymaganiami dostępności stron internetowych oraz sposobem postępowania z danymi osobowymi klientów. Każdy z tych tematów jest określany przez innego nadzorcę lub inną ramy, a każdy temat ma swój własny sposób wykazania, że się z nim zajmujesz. W rezultacie powstaje wrażenie, że musisz śledzić cztery razy, co się dzieje, podczas gdy tak naprawdę chodzi o cztery różne perspektywy tej samej firmy.
Dlaczego jedno przegląd nie powstaje automatycznie
Każda platforma lub każdy nadzorca patrzy na swój własny dział Twojej firmy. System monitorujący bezpieczeństwo produktów nie ma wglądu w to, co się dzieje wokół danych osobowych i na odwrót. To nie jest wada tych systemów: są zbudowane, aby zrobić jedną rzecz dobrze, a nie aby przejrzeć całą Twoją firmę. Konsekwencją jest to, że odpowiedzialność za złożenie tych luźnych obrazów spoczywa na Tobie. W małej firmie często można to jeszcze przeanalizować za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub pozycji porządku obrad na kwartał. Gdy pojawią się dodatkowe linie produktów, kraje lub platformy, trudniej jest zobaczyć, co jeszcze czeka i co już zostało ukończone.
Co możesz sam zanotować
Przydatnym pierwszym krokiem jest nie odgadywanie każdej reguły osobno, ale zmapowanie obszarów, które są istotne dla Twojego typu firmy. Pomyśl: jeśli sprzedajesz produkty fizyczne, bezpieczeństwo produktów i opakowanie wchodzą w grę; jeśli masz publiczną stronę internetową lub aplikację, dostępność jest punktem uwagi; jeśli przetwarzasz dane klientów lub pracowników, dossier do tego należy. Dla każdego z tych obszarów możesz zanotować, która platforma lub instytucja nim się zajmuje, kiedy ostatnio się na niego patrzyłeś i jakie działania są jeszcze otwarte. To nie jest ćwiczenie prawne, ale administracyjne: śledzisz CO się dzieje, a nie JAK musisz się do tego ustosunkować. Dla treściowego wdrożenia każdego tematu reglia świadomie kieruje do platformy lub nadzorcy, która się tym zajmuje.
Gdzie reglia się wpisuje
Reglia nie jest zamiennikiem tych treściowych platform i nie robi własnych stwierdzeń na temat regulacji. Co robi reglia, to łączenie wyników podłączonych platform w jednym miejscu: jakie terminy biegną, co jest otwarte na każdej platformie i jakie dane już zanotowałeś. Dzięki temu nie musisz logować się cztery razy, aby sprawdzić, czy coś wymaga uwagi. Na stronie z podłączonymi platformami widzisz, które tematy są teraz obsługiwane i która platforma dotyczy którego tematu. Chcesz wiedzieć, jak reglia dokładnie postępuje z Twoimi danymi w tym procesie, a następnie wyjaśnienie sposobu działania reglia to wyjaśnia krok po kroku.
Przegląd to narzędzie pomocnicze, a nie gwarancja
Śledzenie tego, co się dzieje, daje Ci kontrolę nad pytaniem, gdzie jeszcze musisz patrzeć. Nie mówi nic o tym, czy spełniasz określony obowiązek, ponieważ zależy to od treści tego obowiązku i Twojej sytuacji. W przypadku tej oceny treściowej drogą do prawnika lub właściwego organu nadzoru pozostaje wyznaczona trasa. Reglia pomaga Ci zobaczyć, kiedy to pytanie staje się aktualne, aby nie zostało zawieszone aż do czasu, gdy będzie za późno. Jeśli masz wątpliwości, gdzie zacząć, strona z Frequently Asked Questions dotyczące reglia kilka praktycznych punktów wyjścia.
Chcesz zobaczyć, które platformy są w tej chwili dostępne za pośrednictwem reglia i jakie dokładnie tematy obejmują? Sprawdź przegląd połączonych platform i zobacz, które pasują do Twojej sytuacji.