Vjerojatno se pitate kako možete pratiti koja se pravila točno primjenjuju na vaše poduzeće, bez da za to trebate osnovati zasebnu funkciju. Kratko rečeno: ne postoji centralna lista koja bi za svako poduzeće automatski naznačila koje su obveze primjenjive, jer to ovisi o tome što prodajete, komu, preko kojih kanala i s kojim podacima radite. Ono što je moguće, je po relevantnoj oblasti održavati fiksno mjesto gdje vidite što se na vas primjenjuje i što od toga je već obrađeno.
Razlog što se ovo čini teško, je što obveze rijetko dolaze iz jedne uredbe. Na primjer, internetska trgovina s vlastitim proizvodima koja isporučuje u više europskih zemalja, susreće se s pravilima o sigurnosti proizvoda, s propisima o pakiranju, s zahtjevima dostupnosti za web-stranicu i s rukovanje osobnim podacima kupaca. Svaku od tih tema određuje drugačiji nadzornik ili drugačiji okvir, i svaka tema ima svoj način dokazivanja da se s njom bavite. Zbog toga nastaje dojam da trebate četiri puta pratiti što se zbiva, dok je zapravo riječ o četiri različita pristupa istom poduzeću.
Zašto jedan pregled nije sam od sebe nastao
Svaka platforma ili nadzornik gleda na svoj dio vašeg poduzeća. Sustav koji nadzire sigurnost proizvoda nema uvida u ono što se zbiva oko osobnih podataka, i obrnuto. To nije nedostatak tih sustava: izgrađeni su da dobro rade jednu stvar, ne da vide cijelo vaše poduzeće. Posljedica je da odgovornost za spajanje tih odvojenih slika pada na vas. Za malo poduzeće često je još moguće pratiti to s tablicom ili agendom po četvrtini godine. Čim dodate više proizvodnih linija, zemalja ili platformi, postaje teže vidjeti što još stoji otvoreno i što je već završeno.
Što sami možete zabilježiti
Koristan prvi korak nije razrada svakog pravila zasebno, već mapiranje oblasti koje su relevantne za vašu vrstu poduzeća. Razmislite: ako prodajete fizičke proizvode, sigurnost proizvoda i pakiranje su uključeni; ako imate javnu web-stranicu ili aplikaciju, dostupnost je točka pažnje; ako obrađujete podatke kupaca ili zaposlenih, trebao bi dossier uz to. Za svako od tih područja možete zabilježiti koja platforma ili koja institucija se bavi time, kada ste zadnji put na to pogledali i koja akcija još stoji otvorena. To nije pravna vježba, već administrativna: pratite ŠTA se zbiva, ne kako trebate to sadržajno ispuniti. Za sadržajnu interpretaciju po temi, reglia svjesno upućuje na platformu ili nadzornika koji je odgovoran za to.
Gdje reglia staje
Reglia nije zamjena za te sadržajne platforme i sama ne izjavljuje se o regulaciji. Ono što reglia radi, je da skupi rezultate povezanih platformi na jednom mjestu: koji rokovi rade, što je otvoreno po platformi i koje ste podatke već zabilježili. Tako ne trebate četiri puta se prijaviti da vidite je li nešto potrebna pažnja. Na stranici s povezanim platformama vidite koja se područja trenutno podržavaju i koja platforma odgovara kojem području. Trebate li znati kako reglia točno radi s vašim podacima, tada pojašnjenje o radu reglia to detaljno pojašnjava.
Pregled je pomoć, ne jamstvo
Praćenje što se zbiva daje vam kontrolu nad pitanjem gdje trebate pogledati. Ne govori ništa o tome zadovoljavate li specifičnu obvezu, jer to ovisi o sadržaju te obveze i vašoj situaciji. Za tu sadržajnu procjenu, put prema pravniku ili nadležnoj kontrolnoj instituciji ostaje odgovarajući put. Reglia vam pomaže vidjeti kada to pitanje postane aktualno, kako ne bi ostalo ležati do što je prekasno. Trebate li pomoć gdje započeti, tada stranica s često postavljana pitanja o regliji nekoliko praktičnih polazišnih točaka.
Želite li vidjeti koje su platforme trenutno dostupne putem reglije i koji se točno subjekti njima pokrivaju? Pogledajte pregled spojenih platformi i provjerite koje odgovaraju vašoj situaciji.