Un registru de prelucrări de date cu caracter personal constă de obicei dintr-o prezentare generală a prelucrărilor care au loc la dumneavoastră, cu scopul pentru fiecare prelucrare, baza juridică, categoriile de date și titularii de date, termenul de păstrare, cine primește datele și ce măsuri de securitate se aplică. Acolo unde datele sunt transmise unei alte părți, de obicei se atașează un contract de prelucrare. Ce documente sunt necesare exact în cazul dumneavoastră și cât de complet trebuie să fie registrul, depinde de Autoritatea pentru Protecția Datelor sau de un jurist — acest articol oferă doar o imagine generală.
Detaliul care este cel mai relevant în această materie este faptul că registrul nu este o fotografie a unui moment. Într-un dosar de siguranță a produselor, voi strângeți certificate și rapoarte de testare care, odată obținute, rămân valabile pentru o vreme. Cu un registru de prelucrări, lucrurile funcționează diferit: de îndată ce utilizați un nou instrument, angajați un nou furnizor sau strângeți un nou tip de date, registrul se modifică corespunzător. Este mai mult un jurnal în desfășurare al ceea ce se întâmplă cu datele cu caracter personal în cadrul întreprinderii dumneavoastră decât o mapă cu documente justificative.
Ce se obiceiește să se găsească în registru
Pentru fiecare prelucrare, de obicei veți consemna de ce strângeți datele, pe ce bază juridică o faceți, ce date și titulari de date sunt implicați, cât timp le păstrați și cu cine le partajați. Gândiți-vă la administrația de plată a personalului, la o bază de date cu clienți pe care o utilizați pentru marketing, sau la imagini video la intrarea în sediul dumneavoastră. Fiecare dintre aceste exemple este un rând separat în registru, cu propriul scop și propria perioadă de păstrare. Un manager de resurse umane care gestionează dosarele personalului și un manager de birou care se ocupă de înregistrarea vizitatorilor completează deci ambii o parte din același registru, chiar dacă rar lucrează din aceeași prezentare generală.
Contractele de prelucrare ca document separat
Oricând o altă parte prelucrează date în numele dumneavoastră — un birou contabil, un serviciu cloud, o agenție de marketing — aceasta trebuie, de regulă, să fie însoțită de un contract separat care stabilește ce poate și ce nu poate face acea parte. Acest document face parte din registru, dar nu îl înlocuiește: registrul descrie CĂ se întâmplă, contractul reglementează cine este responsabil pentru aceasta. Întreprinderile care lucrează cu mai mulți furnizori observă că acest set de contracte crește la fel de repede ca și registrul însuși, și că urmărirea cărui contract este încă valabil devine o sarcină separată.
De ce acest dossier nu este niciodată complet
Deoarece registrul se mișcă împreună cu ceea ce se întâmplă în întreprinderea dumneavoastră, întrebarea nu este doar ce documente aveți nevoie, ci și cine supraveghează că acestea sunt corecte oricând ceva se schimbă. Un nou instrument HR, o sucursală suplimentară, o schimbare de furnizor: de fiecare dată se pune întrebarea dacă registrul este încă o reprezentare corectă a practicii. Aceasta este o altă sarcină decât colectarea unică de documente, și este exact motivul pentru care multe întreprinderi lasă acest registru separat de restul dosarului lor de conformitate, deși se suprapune din punct de vedere al conținutului cu datele de întreprindere pe care un dossier de siguranță a produselor sau un dossier de ambalaje le conțin deja.
Unde aparține aceasta și unde ajută o privire de ansamblu
Întrebarea de conținut privind ce prelucrări trebuie să înregistrați și cât de detaliate trebuie să fie, aparține unei platforme specializate sau unui jurist; reglia nu oferă ea însăși nicio opinie asupra acestui lucru. Ceea ce reglia face, totuși, este de a lăsa datele de întreprindere care apar într-un asemenea registru — numărul dumneavoastră KvK, sucursale, persoane de contact — să fie introduse o singură dată și puse la dispoziția platformei care ține registrul, astfel încât să nu trebuiască să le retastați lângă dosarul dumneavoastră de siguranță a produselor sau dosarul de ambalaje. Pe pagina cu platforme conectate vedeți care platformă se ocupă specific cu date cu caracter personal și ce se așteaptă acea platformă de la dumneavoastră.
Dacă doriți să aflați exact ce face reglia cu datele dumneavoastră și ce nu face, citați aceasta pe explicația cu privire la ceea ce reglia face și nu face cu datele dumneavoastră. Întrebări cu privire la modul în care aceste date sunt protejate se găsesc pe pagina despre securitate și confidențialitate, iar întrebări frecvente cu privire la schimbul de date între platforme le găsiți pe pagina cu întrebări frecvente.
Consultați care platforme sunt conectate și care platformă se potrivește cel mai bine pentru ține evidența registrului de prelucrare; acea listă de prezentare vă va oferi în câteva minute o imagine a locului în care puteți apela pentru această obligație.