Et databehandlingsregister består typisk af et overblik over de databehandlinger, der finder sted hos dig, med for hver behandling formål, retsgrundlag, kategorier af data og registrerede, opbevaringsperiode, hvem der modtager dataene, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger der hører til. Hvor data går til en anden part, hørt der typisk en databehandleraftale til. Hvilke dokumenter du præcist har brug for i dit tilfælde, og hvor fuldstændig registeret skal være, er op til Datatilsynet eller en jurist at vurdere — denne artikel giver kun det generelle billede.
Det detalje, der betyder mest på dette område, er at registeret ikke er et øjebliksbillede. Ved et produktsikkerhedsdossier indsamler du certifikater og testrapporter, der, når de først er indsamlet, forbliver gyldige i en periode. Ved et databehandlingsregister fungerer det anderledes: så snart du bruger et nyt værktøj, engagerer en ny leverandør eller indsamler en ny type data, opdateres registeret samtidig. Det er mindre en mappe med bevisstukker og mere en løbende log over, hvad der sker med persondata i dit firma.
Hvad der typisk står i registeret
For hver behandling noterer du typisk hvorfor du indsamler dataene, på hvilket retsgrundlag du gør det, hvilke data og registrerede det drejer sig om, hvor længe du opbevarer dem, og hvem du deler dem med. Tænk på lønbogholding for personalet, en kundebase, som du bruger til marketing, eller kameraoptagelser ved indgangen til dit område. Hvert af disse eksempler er en separat linje i registeret, med eget formål og egen opbevaringsperiode. En HR-chef, der administrerer personaledossier, og en kontorchef, der vedligeholder besøgsregistrering, udfylder altså begge en del af samme register, selvom de sjældent arbejder ud fra samme overblik.
Databehandleraftaler som separat dokument
Så snart en anden part behandler data på dine vegne — et revisionsfirma, en skytjeneste, en marketingbureau — hørt der typisk en separat aftale til, som fastlægger, hvad denne part må og ikke må gøre. Dette dokument hørt til registeret, men er ingen erstatning for det: registeret beskriver hvad der sker, aftalen regulerer, hvem der er ansvarlig for det. Virksomheder, der arbejder med flere leverandører, bemærker, at denne bunke af aftaler vokser lige så hurtigt som registeret selv, og at holde styr på, hvilken aftale der stadig er gyldig, bliver en separat opgave.
Hvorfor dette dossier aldrig er færdigt
Fordi registeret udvikler sig sammen med, hvad der sker i dit firma, er spørgsmålet ikke kun, hvilke dokumenter du har brug for, men også hvem der passer på, at de er korrekte, når der ændres noget. Et nyt HR-værktøj, et ekstra kontor, en leverandør, der skifter: hver gang er spørgsmålet, om registeret stadig er en korrekt afspejling af praksis. Det er en anden opgave end engangs at indsamle dokumenter, og det er præcis grunden til, at mange virksomheder holder dette register adskilt fra resten af deres compliance-dossier, selv om det indholdsligt overlapper med det, et produktsikkerhedsdossier eller et emballagedossier allerede indeholder af virksomhedsdata.
Hvor dette hører til, og hvor overblik hjælper
Det indholdsmæssige spørgsmål om, hvilke behandlinger du skal registrere, og hvor detaljeret det skal være, hørt til hos en specialiseret platform eller hos en jurist; reglia udtaler sig ikke selv herom. Det reglia gør, er at lade virksomhedsdataene, der vender tilbage i sådan et register — dit CVR-nummer, kontorer, kontaktpersoner — blive indsat én gang og stilles til rådighed for den platform, der vedligeholder registeret, så du ikke skal skrive det igen ved siden af dit produktsikkerhedsdossier eller emballagedossier. På siden med tilsluttede platforme kan du se, hvilken platform der specifikt beskæftiger sig med persondata, og hvad denne platform forventer af dig og ikke forventer.
Hvis du gerne vil vide, hvad reglia præcis gør med dine oplysninger, og hvad den ikke gør, kan du læse det på forklaringen på, hvad reglia gør og ikke gør med dine oplysninger. Spørgsmål om, hvordan disse oplysninger er sikret, finder du på siden om sikkerhed og privatlivsbeskyttelse, og ofte stillede spørgsmål om deling mellem platforme finder du på siden med hyppigt stillede spørgsmål.
Se hvilke platforme der er tilsluttet, og hvilken platform der passer bedst til vedligeholdelsen af dit behandlingsregister; det oversigt giver på få minutter et billede af, hvor du kan søge hjælp til denne forpligtelse.