Un registro de tratamientos de datos personales consiste normalmente en un resumen de los tratamientos que tienen lugar en su empresa, indicando para cada tratamiento el propósito, la base legal, las categorías de datos y los interesados, el plazo de conservación, quién recibe los datos y qué medidas de seguridad corresponden. Cuando los datos se transmiten a otro tercero, normalmente debe incluirse un contrato de encargo del tratamiento. Qué documentos son exactamente necesarios en su caso y cuán completo debe ser el registro, es competencia de la Autoridad de Protección de Datos o de un abogado — este artículo solo ofrece una visión general.
El detalle que más importancia tiene en este tema es que el registro no es una instantánea. En un dossier de seguridad de productos, usted recopila certificados e informes de pruebas que, una vez obtenidos, siguen siendo válidos durante un tiempo. Con un registro de tratamientos funciona de manera distinta: tan pronto como utiliza una nueva herramienta, contrata a un nuevo proveedor o recopila un nuevo tipo de datos, el registro se actualiza también. Es menos una carpeta con documentos probatorios y más un diario corriente de lo que sucede con los datos personales en su empresa.
Lo que normalmente consta en el registro
Por cada tratamiento, normalmente usted consigna por qué recopila los datos, en qué base legal lo hace, de qué datos e interesados se trata, cuánto tiempo los conserva y con quién los comparte. Piense en la nómina del personal, una base de datos de clientes que utiliza para marketing o vídeos de cámaras en la entrada de su local. Cada uno de estos ejemplos es una línea aparte en el registro, con su propio propósito y su propio plazo de conservación. Un responsable de recursos humanos que gestiona expedientes de personal y un gestor de oficina que mantiene un registro de visitantes, rellenan por tanto ambos una parte del mismo registro, aunque rara vez trabajen desde el mismo resumen.
Contratos de encargo del tratamiento como documento aparte
Siempre que otra parte procese datos en su nombre — una oficina de contabilidad, un servicio en la nube, una agencia de marketing — por lo general debe haber un acuerdo aparte que establezca qué puede y qué no puede hacer esa parte. Este documento es parte del registro, pero no lo sustituye: el registro describe QUÉ sucede, el acuerdo establece quién es responsable de ello. Las empresas que trabajan con múltiples proveedores observan que esta pila de acuerdos crece tan rápidamente como el registro en sí, y mantener un seguimiento de qué acuerdo sigue siendo actual se convierte en una tarea aparte.
Por qué este dossier nunca está completo
Dado que el registro evoluciona con lo que sucede en su empresa, la pregunta no es solo qué documentos necesita, sino también quién supervisa que sean correctos cada vez que algo cambia. Una nueva herramienta de RRHH, una sucursal adicional, un cambio de proveedor: cada vez surge la pregunta de si el registro sigue siendo una representación correcta de la práctica. Esta es una tarea diferente a la de recopilar documentos una sola vez, y es precisamente la razón por la cual muchas empresas mantienen este registro separado del resto de su dossier de cumplimiento normativo, aunque contenga aspectos que se superponen con lo que un dossier de seguridad de productos o un dossier de envases ya incluye respecto a los datos empresariales.
Dónde pertenece esto, y dónde la visión general ayuda
La pregunta sustantiva sobre qué tratamientos debe registrar y cuán detallado debe ser, corresponde a una plataforma especializada o a un abogado; reglia no emite opinión propia al respecto. Lo que reglia sí hace es permitir que los datos empresariales que figuran en tal registro —su número de KvK, ubicaciones, personas de contacto— se cumplimenten una sola vez y se pongan a disposición de la plataforma que mantiene el registro, de modo que no tenga que volver a escribirlos junto a su dossier de seguridad de productos o dossier de empaque. En la página con plataformas conectadas verá qué plataforma se ocupa específicamente de los datos personales, y qué espera esa plataforma de usted y qué no.
¿Desea saber qué hace reglia exactamente con sus datos y qué no, entonces lo lee en la explicación sobre qué hace reglia y qué no hace con sus datos. Las preguntas sobre cómo se protegen esos datos se encuentran en la página sobre seguridad y privacidad, y encontrará preguntas frecuentes sobre el intercambio entre plataformas en la página de preguntas frecuentes.
Consulte qué plataformas están conectadas y cuál es la plataforma más adecuada para mantener su registro de tratamiento; ese resumen le da una idea en pocos minutos de dónde acudir para cumplir con esta obligación.